W 2014 r. weszło w życie rozporządzenie eIDAS, europejski akt prawny, którego zadaniem było zwiększenie zaufania do transakcji elektronicznych. Później, w 2016 r. wprowadzono zmiany w przepisach, które umożliwiły podpisywanie dokumentów także w formie elektronicznej. Obecnie sygnowanie wszelkich umów cyfrowo to codzienność większości organizacji. Sprawdźmy, jakie aplikacje w tym obszarze oferują firmy polskie i zagraniczne.
1. Autenti
Autenti ułatwia składanie elektronicznych podpisów potwierdzających zawarcie umowy z naszymi kontrahentami.
Firma powstała w 2012 roku w Poznaniu. Ma na swoim koncie współpracę z BNP Paribas, Siemens Finance oraz z pośrednikami z grupy Open Finance. W 2019 r. fintech zdobył kolejnego partnera, firmę ubezpieczeniową Vienna Life, która jako pierwszy sprzedawca ubezpieczeń w Polsce zdecydował się na wdrożenie podpisu elektronicznego.
Natomiast w grudniu 2020 r. Autenti umożliwił PKO Bankowi Polskiemu i PKO Ubezpieczenia zdalne zawieranie umów ubezpieczenia na życie do kredytu i pożyczki hipotecznej. Od tego czasu klienci mogą zawierać umowy bez wizyty w oddziale czy kontaktu z kurierem.
2. Pergamin
Pergamin to polski startup, który ułatwia cyfrowe zarządzanie umowami w oparciu o dane (data-driven contract management). Platforma pozwala na zautomatyzowane tworzenie, negocjowanie, elektroniczne podpisywanie i przechowywanie umów, a także wymianę danych i integrację z innymi narzędziami.
Użytkownicy aplikacji mogą m.in. zweryfikować dane kontrahentów w zewnętrznych bazach (np. REGON), automatycznie przekazywać lub pobierać informacje z systemów CRM, lub wspomagających procesy HR. Wbudowany podpis elektroniczny sprawia, że proces zawierania umowy odbywa się całkowicie cyfrowo, nie wymaga druku, ani wysyłki dokumentów pocztą.
W styczniu 2021 r. startup pozyskał 3 mln zł w rundzie seed. Pozyskane środki spółka przeznaczy na dalszy rozwój produktu, m.in. rozbudowę funkcji opartych o analizę danych i uczenie maszynowe, wzmocnienie zespołu (m.in. o specjalistów od produktu i deweloperów) oraz marketing i sprzedaż.
3. SIGNIUS
SIGNIUS to drugie polskie narzędzie do zdalnego podpisywania dokumentów pochodzące z Poznania. Z aplikacji mogą korzystać firmy oraz klienci indywidualni. Przy wdrażaniu rozwiązania pomagał startup Authologic, odpowiedzialny za zdalną weryfikację tożsamości przy użyciu m.in danych bankowych.
Za pomocą SIGNIUSA można podpisywać m.in. dokumenty firmowe, umowy i kontrakty handlowe, dokumenty ZUS i pisma urzędowe, dokumenty prawne, umowy najmu nieruchomości, umowy inwestycyjne, e-faktury i faktury korygujące, dokumenty medyczne, umowy NDA z kontrahentami czy oferty przetargowe.
4. mSzafir
mSzafir to kwalifikowany podpis elektroniczny, który pozwala na podpisywanie dokumentów PDF online. Aplikacja pozwala na złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego bez konieczności posiadania czytnika i karty kryptograficznej. Jego klienci mogą skorzystać z certyfikatów z długim terminem ważności – rocznych lub dwuletnich, z wybranym limitem podpisów. Przed wydaniem certyfikatu „w chmurze” konieczne jest potwierdzenie tożsamości jego użytkownika. Teraz można to zrobić bez wychodzenia z domu, za pomocą zdalnej weryfikacji tożsamości.
Od marca 2020 r. PKO Bank Polski udostępnił tę usługę klientom, otwierającym zdalnie rachunek inwestycyjny. Natomiast od października 2020 r. roku pracownicy Orange korzystają z e-podpisu przy dokumentach kadrowych.
5. eDO App
eDO App to aplikacja stworzona przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych, dzięki której możliwe jest zdalne potwierdzanie tożsamości przy wykorzystaniu jedynie e-dowodu osobistego oraz podpisywanie dokumentów PDF podpisem kwalifikowanym, w pełni zastępującym podpis odręczny. Dzięki aplikacji eDO App można bezpiecznie kontaktować się z administracją publiczną.
Każdy, kto chce korzystać z podpisu kwalifikowanego, może zapisać go na swoim e-dowodzie. Do tej pory jednak, by móc z niego skorzystać, oprócz komputera potrzebny był specjalny czytnik. Dzięki eDO App dokumenty można podpisywać podpisem kwalifikowanym wyłącznie przy użyciu telefonu z zainstalowaną aplikacją.
Od października ubiegłego roku, dzięki współpracy z Autenti, aplikacja jest wykorzystywana na platformie do autoryzowania dokumentów podpisywanych online przez użytkowników Autenti. eDO App jest bezpłatna i działa na telefonach z Androidem i systemem iOS.
6. STAMPCROO
STAMPCROO to aplikacja ułatwiająca podpisywanie umów oraz oświadczeń drogą elektroniczną. Aplikacja wspomaga podpisywanie umów, zarówno od strony klienta jak i właściciela. Narzędzie umożliwia automatyczne wypełnianie pól w czasie spotkania, a system kontroli ważności umowy przypomina o terminach wygasających umów. Moduł zarządzania klientami, pozwala tworzyć ich bazę oraz szybko wyszukiwać historycznie podpisane umowy.
7. SimplySign
SimplySign to podpis elektroniczny, z którego można korzystać przy pomocy smartfona. Każdy e-podpis może być dodatkowo zaprezentowany na dokumencie PDF dzięki wcześniej zdefiniowanemu znakowi graficznemu.
Narzędzie jest dostępne zarówno dla klientów indywidualnych w postaci dedykowanej aplikacji SimplySign na urządzenia mobilne, jak i dla odbiorców biznesowych (np. podmioty komercyjne czy publiczne) w postaci prostego do integracji API, bez konieczności ingerowania w systemy dziedzinowe tych podmiotów.
Mobilny kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign jest tak samo wiążący, jak podpis własnoręczny – nie tylko w Polsce, ale również na terenie całej Unii Europejskiej (na podstawie rozporządzenie eIDAS).
Za pomocą SimplySign można podpisać: umowy, dokumenty firmowe, oferty handlowe, e-faktury, dokumenty HR, korespondencję z urzędami administracji publicznej, zgodę na przetargi czy aukcje elektroniczne, dokumentacje medyczne, czy dane przesyłane do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
8. e-Podpis Smallpdf
Smallpdf to program do konwersji plików PDF do wielu formatów oprogramowania Microsoft Office. Aplikacja przekształca PDF-y do postaci dokumentów Microsoft Word, Excel, PowerPoint oraz obrazów z rozszerzeniem JPG. Platforma umożliwia także e-Podpis PDF.
Wszystkie połączenia i transfery plików są zabezpieczone 256-bitowym szyfrowaniem SSL. To zabezpieczenie klasy wojskowej, które gwarantuje zachowanie poufności dokumentów i podpisów składanych online.
Narzędzie e-Podpis Smallpdf jest darmowe i działa z każdą przeglądarką internetową, na dowolnym urządzeniu, w tym z systemami Windows, Mac i Linux. Dla bezpieczeństwa przesłane pliki są usuwane z serwerów po 1 godzinie.
9. SignOnTheGo
SignOnTheGo to platforma podpisu elektronicznego, która umożliwia użytkownikom negocjowanie, podpisywanie i wysyłanie dokumentów elektronicznych. Jest rozwiązaniem dla osób indywidualnych, firm i organizacji. Aplikacja oferuje kilka opcji podpisu dokumentów: tylko ty podpisujesz dokument, podpisujesz dokument z innymi, tylko inni podpisują, podpis w obecności świadka oraz proces negocjacji.
10. DocuSign
DocuSign umożliwia wysyłanie, podpisywanie i zatwierdzanie dokumentów podpisem elektronicznym bez użycia papieru. Narzędzia można używać do wszystkich dokumentów, które wymagają podpisu, przykładowo do umów kupna/sprzedaży, umów zatrudnienia, umów z dostawcami, faktur, umów najmu, deklaracji PIT i wielu innych.
Aplikacja jest zgodna z systemem Windows, iOS oraz Android. Dzięki DocuSign eSignature można przesyłać dokumenty w formatach takich jak Microsoft Word, PDF lub innych. A za sprawą szyfrowania i regularnych backupów dane są zabezpieczone przed utratą lub dostępem niepowołanych osób.
11. HelloSign
HelloSign, zintegrowany z Dropbox, ułatwia korzystanie z podpisów elektronicznych na koncie Dropbox. W Dropbox można także na każdym etapie tworzyć umowy i przesyłać je do podpisu. To oznacza, że nie trzeba pobierać poufnych dokumentów na lokalny komputer, gdzie mogą one zostać przypadkowo usunięte lub zapisane w niezabezpieczonym folderze.
Pliki są bezpiecznie przechowywane w trybie online i dostępne z każdego miejsca. By zapewnić im odpowiednią ochronę, Dropbox stosuje wielowarstwowe zabezpieczenia i ścisłe szyfrowanie.
12. Umownik
Umownik to aplikacja, która pozwala na złożenie podpisu elektronicznego na dowolnym dokumencie PDF. Funkcjonalności aplikacji znacząco wykraczają jednak poza sam podpis – Umownik wspiera przedsiębiorców w depapieryzacji wszystkich procesów związanych z obiegiem dokumentów prawnych, nie tylko składania podpisów.
Aplikacja umożliwia tworzenie umów za pomocą kreatorów, wymianę danych z innymi systemami za pomocą API, autorską metodę negocjowania warunków z wieloma kontrahentami jednocześnie, a także ułatwia zarządzanie i wykonywanie umów dzięki bezpiecznemu repozytorium i współpracy z podmiotami świadczącymi usługi miękkiej windykacji i sądownictwa online.
Umownik jest finalistą European Startup Days 2018 – największej imprezy startupowej w Polsce. Spółka współpracuje m.in. z Santander Bank Polska w ramach usługi „eumowy”, grupą BEST S.A., liderem branży kosmetologicznej Dermatic.pl oraz uczelnią prywatną Collegium da Vinci.
13. Podpis elektroniczny na gov.pl
Podpis elektroniczny na gov.pl to darmowa usługa rządowa wymagająca Profilu Zaufanego. Profil Zaufany jest darmowym narzędziem, które służy do załatwiania spraw urzędowych. Dzięki niemu można podpisać elektronicznie dowolny dokument.
14. DoxyChain
DoxyChain, to system do zarządzania dokumentami, oparty na technologii blockchain. Za pomocą rozwiązania DoxyChain użytkownicy mogą tworzyć, dodawać, wysyłać, podpisywać czy śledzić wszystkie dokumenty online. Firma oferuje także workflowy, które ułatwiają zarządzanie procesami oraz oszczędzają czas w automatyzacji przedsiębiorstw.
BlockchainDoxyChain to baza danych, która gwarantuje nienaruszalność raz zapisanych tam informacji o dokumentach oraz akcjach na nich wykonanych. Blockchain jest wykorzystywany w samym sercu architektury DoxyChain i wszystkie akcje wykonywane w systemie są rozpoczynane oraz egzekwowane z poziomu tej technologii.
DoxyChain nawiązała współpracę m.in. z Wolters Kluwer w ramach platformy LexHub oraz z Oracle for Startups in EMEA i jako pierwszy startup z Polski dołączyła do programu Oracle Market Connect.
