Przygotowujesz due diligence? Krótki poradnik jak to zrobić

Badanie due diligence to czynność poprzedzająca uzyskanie przez startup finansowania zewnętrznego. Warto wiedzieć na czym ono polega, jak się do niego przygotować oraz jak unikać błędów, które zwracają szczególną uwagę badających.

fot. pexels.com

Badanie due diligence od podszewki

Projekt realizowany w ramach startupu, w pewnej fazie rozwoju będzie wymagał znacznych nakładów finansowych. Z reguły środki na wdrożenie i ekspansje wypracowanego rozwiązania zapewniają fundusze venture capital, które w zamian oczekują udziałów w startupie. Jest to zdecydowanie częściej preferowana forma inwestowania niż finansowanie dłużne. Jako, że inwestycja funduszu wiąże się ze znacznym ryzykiem z reguły będzie ona przeprowadzona pod okiem specjalistów z dziedziny badania sytuacji prawnej i finansowej spółki. Istotne aby założyciele startupu mieli obraz tego, z czym wiąże się przedmiotowe badanie i jak się do niego przygotować.

Nieodłączny elementem procesu inwestycyjnego stanowi przeprowadzenie badania due diligence. Wynika to z faktu, że inwestycja w startup, to nie tylko kupno zasadniczo nowatorskiego rozwiązania, które w przyszłości może zarobić dla założycieli i inwestorów duże pieniądze. To przede wszystkim nabycie części funkcjonującego biznesu, a w związku z tym przejście na inwestora odpowiedzialności za działania prowadzone dotychczas przez założycieli.

Jakich błędów unikać?

Dopiero od momentu zawarcia umowy inwestycyjnej przedstawiciele inwestora będą mieli wpływ na to w jaki sposób podejmowane są decyzje w spółce – także te związane ze sprawami bieżącymi takimi jak kwestie kadr, kredytów, leasingu, najmu, obsługi administracyjnej, warunków zawieranych umów z klientami i partnerami. Należy jednak mieć na uwadze, że to jak te kategorie spraw były załatwiane wcześniej będzie miało wpływ na dalsze funkcjonowanie spółki.

Przykładowo konsekwencje prowadzenia w nienależyty sposób spraw kadrowych mogą ujawnić się po wielu miesiącach od inwestycji i spowodować dodatkowe wydatki dla spółki – obowiązek zapłaty zaległych składek na ubezpieczenie społeczne lub kar będących wynikiem stosowania umów cywilnoprawnych w miejsce umów o pracę. Mogą pojawić się też znacznie poważniejsze problemy.

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez założycieli startupów jest zbyt duże zaufanie do osób, z którymi budują biznes i nowatorskie rozwiązania. Przy przeprowadzaniu badania due diligence spółek zajmujących się sektorem B + R, oprogramowaniem czy wynalazkami często wychodzi na jaw brak jakichkolwiek umów poświadczających, że prawa własności intelektualnej nabyła spółka.

Takie zaniedbania mogą spowodować, że inwestor nabywając prawo udziału w startupie nie kupił przy okazji praw do projektu, w który chciał zainwestować. Wynika to z braku zawierania właściwych umów przez założycieli, które regulowały by ich udział w prawach lub ewentualny udział spółki, w ramach której prowadzą biznes. Może też okazać się, że wynalazek opracowano podczas działalności w poprzednim startupie tych samych założycieli i korzystają oni z praw, które tak naprawdę przysługują inne spółce.

Powyższe przykłady jedynie wybiórczo prezentują szereg skomplikowanych sytuacji, z jakimi może spotkać się inwestor, który nie zleci badania due diligence wyspecjalizowanej kancelarii. W praktyce nie rzadko okazuje się, że powyższe ryzyka nie piętrzą się z powodu celowego działania założycieli. Nie jednokrotnie bywa, że pracując nad projektem, nie dbają oni o szereg spraw, które z punktu widzenia nabywcy udziałów mogą mieć kluczowe znaczenie.

Założyciele muszą mieć na uwadze, że w ich najlepszym interesie jest to, aby współpracować z przeprowadzającymi badanie due diligence specjalistami. Rekomendacje, które będą wynikać z raportu mają na celu nie tyle ostrzeżenie potencjalnego inwestora przed ryzykiem, co wskazanie obszarów biznesu, w którym można pewne rzeczy usprawnić lub uregulować w należyty sposób, a to stanowi bezcenną wskazówkę dla założycieli.

Jak przygotować się badania?

Przygotowując się do procesu inwestycyjnego i badania due diligence założyciele startupu powinni wpierw dokonać samodzielnie przeglądu wszystkich zawieranych umów. Zdarza się, że nie wszystkie z nich zostały potwierdzone na piśmie. To zrozumiałe ze względu na to, że startup to z założenia bardzo elastyczna funkcja współpracy w ramach wspólnego biznesu. Niestety, w takim przypadku brak umów na piśmie może uniemożliwić badającemu prawidłową ocenę biznesu i potencjału jaki prezentuje startupu. Dlatego też przed przystąpieniem spółki do badania warto zadbać o to, aby podpisać umowy, które dotychczas funkcjonowały w formie ustnej lub pozostały na etapie projektu dokumentów określających warunki współpracy z klientami, dostawcami, wynajmującymi lub resztą założycieli.

Jeśli nie zrobiono tego wcześniej, warto dostosować do przepisów prawa wszelkie stosowane regulaminy, polityki prywatności, politykę bezpieczeństwa danych osobowych. Przy tworzeniu startupu często nie ma czasu porządnie przygotować tych dokumentów ze względu na skupienie uwagi nad dynamicznie postępującymi pracami nad projektem. Zadziwiająco często zdarza się, że w spółce funkcjonują regulaminy korzystania ze usługi świadczonej drogą elektroniczną ale stanowią one niepodpisane projekty dokumentów lub nie zostały opublikowane na stronie internetowej z aktualnej wersji.

Trzeba mieć jednak na uwadze, że w razie ewentualnych kontroli uprawnionych organów braki w dokumentacji mogą wiązać się z wysokimi karami. W kwestii ochrony danych osobowych, brak dostosowania spółki do wymogów RODO, którego przepisy znajdą zastosowanie już 25 maja 2018 r. może narazić startup nawet na wielomilionowe sankcje. Takiej odpowiedzialności mogą podlegać zwłaszcza spółki technologiczne, w szczególności pracujące nad rozwiązaniami oferującymi usługi społeczeństwa informatycznego lub wykorzystującymi profilowanie i dane biometryczne użytkowników.

W ramach badania sytuacji finansowej spółki konieczne będzie nie tylko przygotowanie stosownych dokumentów księgowych ale niezbędne będzie również zwrócenie się z wnioskiem do Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zaświadczeniach o niezaleganiu z podatkami lub składkami na ubezpieczenia. Ewentualne zaległości trzeba będzie wcześniej spłacić lub utworzyć stosowną rezerwę środków aby nie uwzględniać nieuregulowanych zobowiązań w kwocie inwestycji.

Proces badawczy i wnioski

Przeprowadzający badanie wystosują do spółki listę dokumentów, które są niezbędne na potrzeby sporządzenia raportu due diligence. Im prędzej zostaną one dostarczone w komplecie tym sprawniej zostanie przeprowadzone badanie. Nie raz zdarza się, że założyciele mają pewne opory przed udostępnieniem wszystkich dokumentów lub wydaje im się, że niektóre z nich nie są potrzebne do przeprowadzenia badania. Powyższe założenia nie ma najmniejszego uzasadnienia.

Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że badanie przeprowadzane jest w granicach pełnej poufności – badający przed przystąpieniem do badania z pewnością zaproponują umowę o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji. Po drugie niezbędne jest przystąpienie do współpracy z zespołem specjalistów z pełną świadomością tego, że są to osoby z doświadczeniem, które nie dodają sobie pracy poprzez zadawanie niepotrzebnych pytań lub analizę zbędnych dokumentów.

Wnioski, które będą wynikać ze sporządzonego raportu kończącego badanie zasadniczo są prezentowane spółce, która dzięki nim może poprawić wiele obszarów swojej działalności choćby do inwestycji ostatecznie nie doszło. Ze względu jednak za precyzyjne określenie ryzyka, inwestorzy chętniej przystępują do startupu kiedy mają pełny obraz tego, z czym wiąże się wejście z własnym kapitałem. Nadto większość zastanych w spółce problemów da się naprawić jeszcze przed podpisaniem umowy inwestycyjnej.

–