Rejestracja VAT w nowej firmie – kiedy jest konieczna, a kiedy opłacalna?

Jedno z pytań, na które musi sobie odpowiedzieć większość przedsiębiorców już podczas rejestrowania działalności gospodarczej dotyczy rejestracji VAT. Czy rejestracja VAT jest konieczna? Jeśli nie jest, to staje się opcjonalna i należy rozważyć jej wady i zalety w kontekście prowadzenia danej firmy. Pomoże w tym poniższy artykuł.

fot. Fotolia | Autorem tekstu jest Sebastian Bobrowski z inFakt.pl

Zwolnienie z VAT a obowiązkowa rejestracja

Każdy startujący przedsiębiorca musi zadać sobie ważne pytanie zanim rozpocznie sprzedaż: Czy w przypadku danej działalności gospodarczej rejestracja VAT jest obowiązkowa?

Jeśli bowiem rejestracja VAT jest obowiązkiem, który nie został dopełniony, to zaczęta działalność od początku nie jest prowadzona zgodnie z prawem. Głównie ze względu na to, że podatnik VAT musi doliczać do sprzedaży VAT, podsumowywać go w danym okresie i wpłacać do urzędu skarbowego. Niedopełnienie tych obowiązków może powodować rozmaite konsekwencje, począwszy od odsetek, a skończywszy na karach za wykroczenia, czy nawet przestępstwa skarbowe.

Polskie przepisy o VAT określają, że czynnym podatnikiem VAT, a potocznie VAT-owcem, musi być każdy przedsiębiorca, który:

• prowadzi sprzedaż alkoholu i innych towarów objętych akcyzą (z wyjątkiem energii elektrycznej i wyrobów tytoniowych),
• dostarcza wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
• dostarcza nowe środki transportu (np. samochody),
• sprzedaje tereny budowlane lub przeznaczone pod zabudowę,
• świadczy usługi prawnicze, doradztwa, a także usługi jubilerskie,
• nie posiada siedziby na terenie kraju.

Dodatkowo, obowiązek rejestracji VAT może pojawić się później – w trakcie prowadzenia działalności, wówczas już bez względu na jej charakter. Ustawa o VAT wymaga, aby przedsiębiorca zarejestrował się jako czynny podatnik w momencie, gdy sprzedaż w danym roku przekroczy kwotę 150 000 zł. Wysokość limitu oblicza się proporcjonalnie dla firm, działających niepełny rok. Ten limit oznacza jednak, że każda firma, która nie kwalifikuje się do obligatoryjnej rejestracji VAT, może zacząć działalność jako zwolniona z VAT.

Zalety bycia VAT-owcem

Jednak rejestracji VAT wcale nie trzeba unikać np. zmieniając charakter sprzedaży lub broniąc się przed przekroczeniem limitu, ponieważ status czynnego podatnika VAT może się opłacać.

Przedsiębiorca musi co prawda doliczać VAT do sprzedanych towarów i usług, ale ma prawo zmniejszyć go o VAT z faktur zakupowych dokumentujących wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością. To podstawowa zaleta, która w praktyce oznacza opcję dokonywania zakupów po cenach netto.

Gdy VAT od zakupów jest wyższy od tego, który wynika ze sprzedaży, przedsiębiorca może ubiegać się o zwrot VAT lub przeniesienie nadwyżki na kolejny okres rozliczeniowy. Taka sytuacja występuje np. gdy wydatki poniesione na rozwój firmy przekraczają przychody. W praktyce dla wielu firm jest to wygodne rozwiązanie, pozwalające na obniżenie podatku w miesiącach, gdy spodziewają się większej sprzedaży. Zwrot VAT może również służyć jako forma finansowania pomostowego, a od początku 2013 r. stanowić poręczenie kredytu.

Prawo do zwrotu VAT przysługuje również firmom handlującym z zagranicznymi podmiotami. Jeśli odbiorca towaru lub usługi ma siedzibę (lub miejsce zamieszkania) poza granicami Polski, przepisy umożliwiają sprzedawcy wystawienie faktury VAT ze stawką „np”, czyli nie podlega opodatkowaniu (w przypadku usług) lub VAT 0% (w przypadku towarów). Co to oznacza dla sprzedawcy?

Przede wszystkim, w obu przypadkach nie musi on płacić VAT od transakcji zagranicznych do urzędu skarbowego. Wciąż jednak jest to sprzedaż „opodatkowana” (mimo że poza Polską lub stawką 0%), może więc odliczać VAT naliczony (zawarty w fakturach zakupowych) na takiej samej zasadzie, jak prowadząc sprzedaż krajową.

W kontekście konieczności doliczania VAT-u do sprzedaży warto pamiętać, że możliwość odliczenia VAT od zakupów „na firmę” to zaleta dla nabywcy. Odbiorcy towarów lub usług, którzy sami są czynnymi VAT-owcami, wolą otrzymać fakturę VAT, bo pozwala ona zmniejszyć VAT do zapłaty. Posiadanie statusu czynnego podatnika VAT może zatem ułatwić pozyskanie klientów biznesowych.

Kiedy warto pozostać przy zwolnieniu z VAT?

Jeśli obroty firmy nie przekraczają progu 150 tys. zł rocznie określonego przepisami, podatnik może korzystać ze zwolnienia z VAT. Analogicznie jest wówczas, gdy prowadzona działalność jest odgórnie zwolniona z VAT. Dotyczy to np. usług związanych ze służbą zdrowia (lekarz, dentysta, pielęgniarka), czy działalności psychologa, a także wielu innych transakcji.

Gdy przedsiębiorca zdecyduje się na zwolnienie z VAT, nie może korzystać z opisanego powyżej odliczenia podatku. Mimo to w pewnych sytuacjach takie rozwiązanie jest korzystne. Pozostanie przy zwolnieniu warto rozważyć jeżeli firma:

• generuje niskie koszty działalności, tzn. VAT wynikający z zakupów jest niski lub w ogóle nie występuje,
• kieruje ofertę do osób prywatnych, które nie mogą odliczać VAT,
• kieruje ofertę do firm i podmiotów zwolnionych z VAT (np. urzędy, szkoły), które także nie mogą odliczać VAT od zakupów – dla nich otrzymanie faktury VAT nie jest zaletą.

Wybór pomiędzy rejestracją VAT a korzystaniem ze zwolnienia powinien być poparty dokładną kalkulacją. Warto pamiętać, że decyzja nie jest ostateczna i można np. rozpocząć działalność jako podatnik zarejestrowany do VAT, a później powrócić do zwolnienia. To może być opłacalne, gdy firma inwestuje na początku działalności, a później ma już znacznie niższe wydatki.

Trzeba jednak pamiętać, że powrót do zwolnienia z VAT jest możliwy dopiero po roku od końca roku w którym zrezygnował ze zwolnienia lub utracił do niego prawo.

Jedno z pytań, na które musi sobie odpowiedzieć większość przedsiębiorców już podczas rejestrowania działalności gospodarczej dotyczy rejestracji VAT. Czy rejestracja VAT jest konieczna? Jeśli nie jest, to staje się opcjonalna i należy rozważyć jej wady i zalety w kontekście prowadzenia danej firmy.

Obowiązki VAT-owca mogą być kłopotliwe

Opisany powyżej mechanizm rozliczania VAT to bez wątpienia duża zaleta bycia VAT-owcem. Jednak przedsiębiorca musi pamiętać o szeregu obowiązków związanych ze statusem czynnego podatnika VAT. Jakie są najważniejsze z nich?

Przede wszystkim przedsiębiorca musi odpowiednio dokumentować sprzedaż. Ma obowiązek wystawiania faktur VAT w związku z każdą sprzedażą na rzecz innych firm, zaś gdy kupujący to osoba prywatna, fakturę trzeba wystawić na życzenie kupującego. Faktury muszą przede wszystkim zawierać właściwe stawki VAT. Co za tym idzie, VAT-owiec musi sprawdzić jaką stawkę powinien zastosować. Najczęściej stosowana jest stawka podstawowa, czyli 23%, ale oprócz tego są jeszcze:

• stawki obniżone, w tym 3%, 5%, 8% (lista towarów, których dotyczą jest bardzo długa – znajduje się w załącznikach do ustawy o VAT),
• stawka 0%, m.in. związana z eksportem towarów (na zasadach określonych w Ustawie o VAT), szeregiem usług związanych z transportem lotniczym i morskim, dostawą sprzętu komputerowego do placówek oświatowych,
• tzw. stawka np (nie podlega) – dotyczy usług świadczonych dla odbiorców spoza Polski,
• tzw. stawka zw (zwolniony) – dotyczy usług i towarów zwolnionych z VAT.

Oprócz tego, podatnik musi pamiętać o skrupulatnym prowadzeniu rejestru VAT sprzedaży i zakupów. To ewidencje, w których zapisuje się wszystkie transakcje czynnego podatnika VAT – zarówno sprzedaż, jak i wydatki. Rejestrów nie przekazuje się do urzędu, ale trzeba je przedstawić na żądanie urzędników.

Nie wolno również zapominać o obowiązkach wobec urzędu skarbowego dokonywanych cyklicznie, bez wezwania urzędników. Należą do nich:

• wypełnienie deklaracji VAT zawierającej kwoty VAT od sprzedaży i od zakupów w danym okresie rozliczeniowym oraz wynikającą z nich kwotę do zapłaty (lub do zwrotu),
• złożenie deklaracji VAT do urzędu skarbowego do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale) – można tego dokonać online przez e-Deklaracje,
• wpłata VAT na konto urzędu skarbowego w wysokości wynikającej z deklaracji VAT do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie.

W przypadku braku dopełnienia wspomnianych zobowiązań, podatnik musi liczyć się z konsekwencjami finansowymi. Przykładowo, wpłata podatku po terminie może wiązać się z koniecznością zapłacenia odsetek od zaległości podatkowych. Niezłożenie deklaracji VAT w terminie może z kolei oznaczać mandat. Natomiast zaniedbania w prowadzeniu rejestrów VAT lub błędne wystawienie faktury mogą skutkować karami nałożonymi przez organy skarbowe podczas kontroli.

Przed rejestracją jako czynny podatnik VAT warto wobec tego wziąć pod uwagę nie tylko samą kwestię doliczania VAT-u podnoszącą cenę brutto, ale także ewentualne koszty wynikające z szeregu obowiązków, których trzeba dopełnić w terminach.

Zalety bycia VAT-owcem:

• odejmowanie VAT-u od zakupów od VAT-u od sprzedaży (dokonywanie zakupów w cenach netto),
• możliwość wnioskowania o zwrot VAT-u, gdy występuje nadwyżka VAT-u od sprzedaży,
• wystawianie faktur ze stawką VAT – korzystnych dla innych VAT-owców.

Wady bycia VAT-owcem:

• konieczność doliczania VAT-u do sprzedaży,
• dodatkowe obowiązki (wystawianie faktur, ustalanie stawek VAT, składanie deklaracji, zapłata podatku),
• wyższa cena dla osób prywatnych i firm zwolnionych z VAT, które nie mogą odliczać VAT-u.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor finansowy

Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.