Jeden duży temat
Pobudka o 6:30, śniadanie, joga albo trening na siłowni, potem przejażdżka do biura na rowerze. Tak swój dzień zazwyczaj zaczyna Michał Juda, współzałożyciel Shwrm. Aktywny początek dnia pozwala mu naładować baterie. – Poza tym, jeśli nie poćwiczę rano, to wieczorem nie mam na to siły – dodaje. Przychodząc do pracy pierwsze co robi, to bierze prysznic. Męcząca bywa podróż z domu do biura, bo ma do niego około 10 kilometrów. Wtedy też zaczyna planować cały dzień pracy. Gdy usiądzie za biurkiem najpierw odpowiada na najważniejsze maila, a potem uzupełnia terminarz. – Jeśli danego dnia mam spotkania, które wymagają przygotowania się – planuję na to czas – opowiada Michał Juda.
Stara się też codziennie zamknąć chociaż jeden większy temat, bo jak mówi najgorzej jeśli dzień mija na tzw. bieżączce. Wtedy zastanawiając się, co zrobiłeś minionego dnia, nic nie przychodzi do głowy. Zapytany o pięć codziennych czynności wymienia na pierwszym miejscu spotkania ze współpracownikami. Planuje im zadania na dłuższy czas, a nie na jeden dzień. – Do obszarów, za jakie odpowiadam należy m.in. IT, które pracuje w kilku-tygodniowych sprintach. Ich zakres ustalam z naszym CTO, jednak często istnieje potrzeba doprecyzowania czegoś, więc jesteśmy w ciągłym kontakcie – mówi współtwórca Shwrm. Współpracownikom ustala jasne cele, które czasem dotyczą konkretnych liczb.
Na zdjęciu: Michał Juda, co-founder Showroom
Michał Juda dużo czasu w pracy poświęca też biurokracji, a właściwie zatwierdzaniu przelewów do realizacji. Codziennie podpisuje też umowy i faktury. Jak mówi, nie jest to najbardziej ekscytujące zajęcie w firmie, ale daje możliwość kontroli nad wszystkimi wydatkami z nią związanymi. Między 18, a 19, gdy jest już w domu, po pracy, nie zapomina o Showroomie, choć stara się oddzielać życie prywatne od zawodowego. Dlatego w zaciszu domowym zagląda tylko do statystyk sprzedaży firmy. – Zdarza się, że nad czymś trzeba popracować wieczorem, ale są to raczej wyjątkowe sytuacje – mówi. Dodaje, że często, właśnie po wyjściu z biura pojawiają się ciekawe pomysły, które mogą usprawnić działanie firmy.
Zakorkowana Warszawa
Współzałożycielowi Shwrmu początku dnia może pozazdrościć za to Wojciech Grześkowiak, dziś CEO dwóch startupów. Chciałby wstawać o piątej rano, biegać kilka kilometrów, brać prysznic, wypić poranną kawę czytając przy okazji prasówkę. Niestety nie tak wygląda jego ranek. – Budzę się przed siódmą, jednym okiem sprawdzam pocztę na telefonie, potem idę pod prysznic, przygotowuję jakieś lekkie śniadanie, a godzinę później wsiadamy z żoną w auto, by przedostać się przez zakorkowaną Warszawę – mówi Grześkowiak. Podczas podróży do pracy zazwyczaj słucha radia, zwłaszcza teraz, gdy “w polityce jest tak wesoło”. Melduje się w biurze około 8:45, zazwyczaj jeszcze zanim przyjdą pozostali pracownicy.
Włącza komputer i zanim będzie gotowy do pracy, robi kawę z ekspresu. Później zaczyna planowanie zadań, do czego podchodzi dość skrupulatnie. – Notuję w notesie wszystkie sprawy, które chcę zamknąć jeszcze przed zachodem słońca. Taka lista pomaga mi w dowolnej chwili sprawdzić, co mam jeszcze do zrobienia – opowiada Wojciech Grześkowiak. Z zespołami pracuje w Trello, gdzie każda z osób ma swoją tablicę, na którą wrzuca sobie i innym zadania. Rolą szefa jest zadbanie, aby na każdej tablicy była odpowiednia lista to-dosów. – Delegując zadania, deleguję też w jakiś sposób odpowiedzialność za nie, choć i tak wiadomo, że to ja będę się tłumaczył przed klientem – dodaje.
Na zdjęciu: Wojciech Grześkowiak, CEO SavingCloud i Clickonometrics
Trudno ustalić listę zadań rano, dlatego najczęściej dodawane są na bieżąco. Do południa Grześkowiak zamyka sprawy, które najbardziej uwierają (tzw. eat the frogs first). W ten sposób skutecznie walczy z prokrastynacją, która czasem go dopada. Nie zawsze jednak ma na to czas, bo trzeba gasić jakiś pożar. Pracowników nie kontroluje, ufa im, choć sprawdza wyniki. Przez to, że zarządza dziś dwoma zespołami, w dwóch firmach, jego “kontrolą” jest zazwyczaj rozmowa. – Dopytuję, jak coś zostało zrobione i drążę temat. Czasem uda mi się też wejść na serwer produkcyjny i samemu przetestować poprawki w systemie – mówi. Gdyby mógł coś poprawić w organizacji pracy, to usprawnić wewnętrzne spotkania.
Codzienny standup
Jego zdaniem, jeśli podczas spotkania w ciągu dwudziestu minut zespół nic nie ustali, to ma problem albo z definicją tego co musi zrobić, albo z organizacją. Wojciech Grześkowiak ceni szybkie i efektywne spotkania, po których każdy wie co ma do wykonania. Dwie godziny przed wyjściem do pracy wstaje za to Kamil Stanuch, CEO Koalametrics. Niestety dzień zaczyna od złego nawyku, czyli włączenia smartfona i przejrzenia Medium, Twittera i Telegramu (komunikatora używanego przez jego współpracowników). Godzinę później przygotowuje śniadanie do pracy, do której dociera komunikacją miejską. W biurze od razu zabiera się za mejle, przejrzenie kalendarza i spisanie listy rzeczy do zrobienia na dzisiaj.
– Używam w tym celu dostępnej w Gmailu podręcznej listy zadań, bo nigdy nie byłem biegły w rozbudowanych task managerach – mówi. O dziewiątej rano cały zespół spotyka się na “codziennym standupie”, podczas którego każdy w dwóch zdaniach streszcza, co robił poprzedniego dnia, z czym miał problem i co będzie robił dzisiaj. – Standup zamyka się w 10-15 minutach i po nim przystępujemy do pracy – opowiada Kamil Stanuch. Prace ustalają wspólnie w dwutygodniowych sprintach, które kończą się podsumowaniem i retrospekcją. Priorytetem Kamila, jako prezesa spółki, jest kontakt z klientami, więc w pierwszych godzinach koncentruje się na pisaniu maili, odpisywaniu na wiadomości, przypominaniu się lub wykonywaniu telefonów.
Na zdjęciu: Kamil Stanuch, CEO Koalametrics
Efekty pracy swoich podopiecznych kontroluje Asana, system monitoringu realizacji zadań. To chyba jedyny element kontroli pracowników jaki stosuje nasz rozmówca w firmie. – Ponadto wszyscy o trzynastej jemy wspólny obiad, co stanowi bardziej nieformalny moment synchronizacji całego zespołu – dodaje. Na biurokrację nie poświęca już tyle czasu co kiedyś, bo tym aspektem zajmuje się jego wspólnik, ale dawniej co miesiąc poświęcał na nią do dwóch dni. W biurze spędza średnio ponad osiem godzin, czasem zostaje dłużej, ale nie uważa, że przesiadywanie do późnych godzin prowadzi do sukcesu. – Jeśli pracujesz po 15 godzin to znaczy, że robisz coś nie tak: albo jesteś nieefektywny, albo nie potrafisz delegować zadań, albo twój produkt nie zarabia tyle, byś był w stanie zatrudnić dodatkowe osoby – przekonuje.
Nie kodujesz, nie pracujesz
Z dnia jest zadowolony wtedy, gdy odznacza wszystkie zadania na liście. Nie narzeka na tryb swojej pracy, choć gdyby mógł coś w niej zmienić, to usprawniłby organizację i częściej spoglądał na firmę ”z boku”. – Przez pewien czas pokutowało u nas w firmie przeświadczenie „nie kodujesz, nie pracujesz”, co wynikało z silnie deweloperskiego zespołu. Więc czasem stwierdzaliśmy, że spotkanie się na spokojnie to strata czasu, co było błędem – mówi Kamil Stanuch, CEO Koalametrics. Zapytany o to, co jest najważniejsze w pracy szefa firmy odpowiada, że bycie dobrym sprzedawcą. Zależy to od typu prowadzonego biznesu, ale zazwyczaj szef sprzedaje na każdym etapie. – Sprzedaje wizję pracownikom, inwestorom, partnerom. Nawet kiedy posiadasz już dział sprzedaży, kluczowi klienci nadal są Twoich barkach – mówi.
Idealny początek dnia Anny Ryś, CEO TurboTłumaczenia, wyglądałby tak: pobudka o 6:30, jogging, prysznic, spokojne śniadanie, Facebook i czytanie wiadomości na skrzynce. Później godzina czytania artykułów/książek branżowych i spisywania inspiracji, a następnie podróż rowerem do pracy. W biurze poukładany dzień pracy, po którym następuje szereg aktywności wieczornych, znajdzie się też czas na czytanie książek niezwiązanych ze startupami, medytację czy odpoczynek. – Według tego planu sypiałabym 7-7,5 godzin dziennie. Idealnie, prawda? – pyta Anna Ryś. Niestety, jak mówi, nie jest dobra w poddawaniu się rutynie. Z resztą, prowadzenie biznesu też nie sprzyja ułożonemu trybowi życia. Dlatego jej dzień pracy zaczyna się różnie.
Czasem wstaje o 7:30, a czasem dopiero o 9:00 i spieszy się, żeby zdążyć na dziesiątą do biura. Później prysznic, pakowanie drugiego śniadania i lunchu, karmienie kota, czasami szybka rozgrzewka, bo na pełen trening nie starcza czasu. – Bywa, że spóźniam się do pracy. Usprawiedliwiam się tym, że poprzedniej nocy pracowałam do pierwszej w nocy nad wpisem na bloga, nową kampanią reklamową czy ogarnianiem zamówienia dla ważnego klienta. Ale to słaba wymówka – opowiada. Dlatego jej pierwszym krokiem na ścieżce do lepszego planowania dnia będzie codzienne wstawanie o tej samej, wczesnej porze. Co najmniej 7:00. Jeszcze nie wiem, jak tego dokona, ale na pewno bardzo ułatwiłoby to jej życie.
Na zdjęciu: Anna Ryś, CEO TurboTłumaczenia
Głośna praca
Po przyjściu do biura zabiera się do zadań wymagających natychmiastowego zaangażowania. Jeśli po nich ma chwilę, idzie do kuchni zapakować do lodówki zapasy i nalać kawy z ekspresu. – Czarnej, z dodatkiem oleju kokosowego. Piję też wodę z kranu, za to często z dodatkiem z soku z cytryny – mówi Anna Ryś. Po przerwie sprawdza czy jest coś, z czym obsługa klienta w firmie sobie nie radzi, przegląda ze wspólnikami zadania na ten dzień, dowiaduje się co z listy zadań zrobiono wczoraj. Później odpisuje, optymalizuje kampanie w AdWords, obsługuje media społecznościowe, ale czas ma też na kilka większych zadań. Na przykład na negocjacje z potencjalnym inwestorem, czy kolejny dzień tworzenia strategii content marketingu.
– Zerkam też na Zendeska, czyli helpdesk, z którego korzystamy do komunikacji z klientami i tłumaczami. Jeśli nie ma zalegających zgłoszeń, ani niczego, co wymaga mojej uwagi, zajmuje mi to dosłownie dwie minuty – mówi. Czasami, jeśli jest duży ruch i dużo zapytań (w związku z czym obsługa klienta nie jest w stanie odpisywać na wszystkie wiadomości od razu) odpowiada na jeden czy dwa e-maile. Kolejnym jej zadaniem jest zastanowienie się, co można zrobić, żeby w dany dzień chociażby minimalnie podpromować firmę i jeśli jest to coś, co może zrobić od razu i na co ma akurat czas – robi to. Jeśli nie, zapisuje w kalendarzu i ustala plan działania na kolejny dzień.
Jak kontroluje pracowników? Raz na tydzień i zbiorczo raz w miesiącu sprawdza z zespołem, co udało im się zrobić. Kontrolę obsługi klienta (ważnego, chociaż na razie tylko dwuosobowego, elementu firmy) w dużej mierze powierzyła wspólnikowi – Robertowi. Bardziej szczegółowa kontrola pracy pracowników mierzona jest w DeskTime. Szefowa TurboTłumaczeń zapytana o to, co jej przeszkadza w pracy wymienia przestrzeń biurową, w której pracuje, a właściwie coworking. – Bywa tutaj głośno, a nie potrafię zbyt długo siedzieć z słuchawkami na uszach, bo jakoś nie czuję się w takim układzie naturalnie – mówi.
Stuprocentowe dni
Z pracy zadowolona jest, kiedy czuje, że zrobiła coś, co przyczyni się do rozwoju firmy. Przyznaje jednak, że stuprocentowo produktywne dni zdarzają się niestety bardzo rzadko, ale stara się cieszyć nawet z tych najmniejszych, codziennych sukcesów (np. ze świetnej opinii nowego klienta, wyjątkowo dużego obrotu lub liczby zleceń w dany dzień, czy wzrostu konwersji na przejście do formularza zakupu po zmianie tekstu przycisku na stronie głównej). Może pomogłoby jej lepsze zaplanowanie dnia. – Trochę przeszkadza mi to, że nie zawsze mam ustalone konkretne zadania na każdy dzień i że moje zadania są strasznie różnorodne – mówi.
– Ciężko powiedzieć, że pracuję tylko w marketingu lub tylko w zarządzaniu czy growth hackingu. Muszę działać pomiędzy wieloma dziedzinami, często robiąc rzeczy, których uczę się na poczekaniu od zera – dodaje. Jej zdaniem bycie CEO to tak naprawdę tylko jedna z ról w firmie. To na pewno fajne wyzwanie i najlepsza szkoła, ale bywa męcząca. Co zdaniem Anny Ryś jest najważniejsze w pracy CEO? Dawanie dobrego przykładu pracownikom: pokazywanie im, że szef daje z siebie wszystko i dalej z pasją robi wszystko, aby rozwijać firmę. – Nawet wtedy, kiedy tego entuzjazmu brakuje. Ważne jest, żeby się zebrać w sobie i napędzać siebie i innych do działania oraz inspirować ich do samodzielnego wymyślania kolejnych sposobów na polepszenie naszych usług, technologii, komunikacji z klientami, itd – mówi.
