Największą barierą w korzystaniu z AI w biurze była dotychczas konieczność każdorazowego wprowadzania kontekstu. Aby uzyskać sensowną odpowiedź, konieczne było wklejanie konkretnych fragmentów maili lub streszczanie projektu. Zaprezentowany podczas konferencji Google Cloud Next system Workspace Intelligence rozwiązuje ten problem, działając jako inteligentna warstwa spajająca całe środowisko pracy.
System zapewnia modelowi Gemini stałe, bieżące zrozumienie zadań użytkownika. Dzięki temu GenAI zyskuje wgląd w Gmaila, Czat, Kalendarz oraz pliki na Dysku (w tym Dokumenty, Arkusze, Prezentacje).
Arkusze wypełnione w mgnieniu oka
Integracja z Gemini pozwala na błyskawiczną budowę struktur tabel i automatyczne wprowadzanie danych na podstawie krótkich poleceń. Jak podaje serwis TechCrunch, Google deklaruje, że dzięki funkcji „wypełniania opartego na promptach”, proces ten przebiega nawet 9 razy szybciej niż przy wpisywaniu ręcznym. System potrafi wywnioskować, jakie dane powinny znaleźć się w komórkach, oraz samodzielnie uporządkować niespójne informacje w przejrzyste tabele.
AI wkracza również głębiej w proces kreatywny w Dokumentach Google. Funkcja „pomóż mi pisać” pozwala na generowanie i redagowanie tekstów, a Gemini potrafi dopasować się do specyficznego stylu i głosu użytkownika.
Mimo tak głębokiej integracji, firma kładzie duży nacisk na bezpieczeństwo i administrację:
- Pełna kontrola: to administratorzy IT decydują, do których źródeł danych AI ma dostęp (na poziomie domeny, grup lub jednostek organizacyjnych).
- Prywatność danych: Google zapewnia, że dane firmowe nigdy nie są wykorzystywane do trenowania modeli generatywnych ani do celów reklamowych.
- Dostęp selektywny: jeśli administrator wyłączy dostęp np. do plików na Dysku, AI przestanie je przeszukiwać. Jednak użytkownik wciąż może ręcznie wskazać konkretny plik w prompcie, aby uzyskać pomoc.
– Im więcej danych system ma do dyspozycji, tym skuteczniej może pomagać w konkretnych obszarach – zaznaczają przedstawiciele Google, wskazując na kompromis między prywatnością a wydajnością asystenta.
Wdrożenia i dostępność
Pełne wdrażanie systemu rozpoczęło się 22 kwietnia 2026 roku i obejmuje szeroki wachlarz pakietów biznesowych (Business Starter, Standard, Plus), edukacyjnych i Enterprise. Dla zwykłych pracowników funkcja jest domyślnie włączona i nie posiada indywidualnych ustawień po stronie użytkownika końcowego. Wszystkie kluczowe decyzje o zakresie „wiedzy” asystenta zapadają w konsoli administratora.
