Zdjęcie główne artykułu by unsplash.com
– Korzystaliśmy z aplikacji Trello, planując nasze wesele. Ustaliliśmy rozmieszczenie gości (karty) przy stole (listy). Aplikacja jest łatwa w obsłudze (spodobała się także mojej żonie) i funkcjonalna – pisze Andrey Andreev, jeden z użytkowników aplikacji. Zacytowaliśmy go, by pokazać, że Trello wbrew pozorom nie jest skierowana wyłącznie do osób, które pracują w branży IT. Choć to główni użytkownicy.
Trello to aplikacja webowa i na urządzenia mobilne, której hasło głosi: prosta z zewnątrz, z zapleczem pod maską. Trello jest pewnego rodzaju tablicą, na której możemy zamieszczać listy. Żeby jak najlepiej wytłumaczyć Wam, jak działa Trello w praktyce, opiszę jak nasza redakcja wykorzystuje to narzędzie do przygotowywania artykułów na stronę.
Lista na każdy dzień
Gdy zaczęliśmy korzystać z Trello nie widzieliśmy w niej więcej funkcji, niż te oferowane przez inne narzędzia. Ot zwykły program do zarządzania zadaniami. Gdy jednak mocniej przyjrzeliśmy się funkcjom tej aplikacji webowej postanowiliśmy porzucić pozostałe listy i skupić się tylko na jednej. Zaczęliśmy od stworzenia pięciu list, na każdy dzień tygodnia. Dzięki temu łatwiej zaplanować nam, co opublikujemy w jaki dzień.
Dzisiaj, zanim zabrałem się za napisanie tego tekstu, utworzyłem nową kartę pt. „Trello po polsku”. Oznaczyłem też, że to ja wykonuje zadanie z tej karty, ale śmiało mogę dołączyć kolegów z redakcji, aby mogli mi doradzić, co powinienem w takim artykule zamieścić. W samej karcie mogę też prosić ich o pomoc, np. w sekcji komentarzy. Wszyscy użytkownicy mogą też przesyłać mi linki pokrewne z tematem – bez mojej prośby.
Jak wykonać zadanie
Najważniejsze funkcje dotyczące zadania są po prawej stronie karty. Możemy oznaczyć członków zadania, czyli osoby odpowiedzialne za napisanie tekstu o tym, że Trello udostępnił właśnie polskojęzyczną wersję. W tym przypadku jedyną osobą odpowiedzialną za to zadanie jestem ja. Ale jeśli pracujemy wspólnie nad jednym tekstem, warto dołączyć do zadania inne osoby.
Do tego na jakim etapie jest zadanie wykorzystujemy kolory etykiet. Jeśli zadanie jest na etapie pomysłu, oznaczamy je na żółto. Jak zauważycie, kilka kart na następne dni mają kolor niebieski. Tym kolorem oznaczyliśmy zadania, które są już wykonane (czyt. artykuły są gotowe do publikacji), ale z jakichś powodów czekają na publikację. Gdy zadanie jest skończone, oznaczamy je zieloną etykietą.
Najważniejszą z wszystkich funkcji Trello jest jednak „Lista zadań”. To ona sprawia, że łatwiej jest wykonać dłuższe zadanie. Aby ją dodać do karty zadania wystarczy utworzyć listę zadań i dopisać do niej podpuntky, bądź pobrać listę z poprzednich zadań. Tę drugą opcję wykorzystujemy często przy tekstach o tej samej konstrukcji. Jeśli np. chcemy opisać jakiś polski biznes, to schemat zazwyczaj jest ten sam.
Schemat zadań
Na karcie zadań do napisania o biznesie X zazwyczaj znajduje się lista zadań z takimi podzadaniami: zrób background, przygotuj pytania, wyślij, znajdź ciekawe cytaty, popraw wypowiedzi, napisz pierwszą część tekstu, popraw tekst, wyślij do autoryzacji, znajdź obrazek, publikuj. Dlatego zamiast przygotowywać nową listę dla każdego artykułu, zazwyczaj importujemy listę z wcześniej zapisanych.
Kolejną ważną funkcją Trello jest termin na wykonanie zadania. Z tej opcji korzystamy najczęściej przy tekstach zewnętrznych. Jeśli skontaktujemy się z ekspertem, którego przekonamy do napisania tekstu dla MamStartup, wpisujemy go do naszej tablicy do listy dnia, na który się umówiliśmy. Dodatkowo, zapisujemy też termin oddania przez niego tekstu, by dzień przed terminem przypomnieć mu o zadaniu.
Ostatnią z funckji dostepnych w karcie zadania po prawej stronie znajdziemy opcję dodania załącznika. Często dodajemy tu zdjęcia, bądź paczkę z informacjami o bohaterze artykułu. W ten sposób możemy też wyróżnić poszczególne zadania spośród innych, ponieważ Trello umożliwia dodania zdjęcia coverowego danego zadania.
Przegląd dnia pracy
Gdy kończymy dzień pracy, przeglądamy zadania utworzone na liście zadań. np. o nazwie „środa”. Szukamy na liście tych kart, które nie mają koloru zielonego. Jeśli są takie, zaglądamy dlaczego nie zostały dzisiaj wykonane. Często brakuje jakichś końcowych informacji – np. zdjęcia bohatera artykułu. Jeśli wierzymy, że dostarczy je jutro, wystarczy, że przeniesiemy zadanie na następny dzień przeciągając go na listę „czwartek”.
Trello nadaje się świetnie do większych projektów, np. do opracowania PDFa, na którym pracujemy od kilku miesięcy. Specjalnie na jego potrzeby utworzyliśmy listę z nazwą ebooka i kilkanaście kart z zadaniami do wykonania po to, by PDF w końcu powstał. Jeśli któreś z nich wykonamy, oznaczamy je na zielono i wrzucamy kartę na najwyższą pozycję.
Oprócz wymienionych wyżej zalet korzystania z Trello wartą uwagi jest także ta, że każde zadanie można łatwo przekazać koledze z redakcji. Poinformować o zmianie osoby odpowiedzialnej za wykonanie zadania możemy na dwa sposoby. Pierwszy to zmiana osoby odpowiedzialnej za zadanie, którą zobaczy na liście aktywności. Bardziej efektywnym sposobem będzie wysłanie mu na komunikatorze linku do zadania.
Inne to-do listy
Korzystaliśmy z wielu list zadań, ale ta oferowana przez Trello najbardziej przypadła nam do gustu. Dla niektórych dziwne może być to, że w podstawowej wersji aplikacji do zarządzania zadaniami nie ma możliwości mierzenia czasu realizacji poleceń. Jest ona dostępna np. dzięki dodatkowi Harvest. Wyniki pracy zespołu można też szybko podejrzeć dzięki dodatkowi o nazwie Corrello. Są one jednak płatne.
Jesteśmy ciekawi, z jakich aplikacji webowych do zarządzania zadaniami zespołu Wy korzystacie. Trudno będzie nas przekonać do zmiany, bo Trello wydaje nam się na razie idealnym rozwiązaniem, ale możecie spróbować. Przekonajcie nas, że są lepsze programy niż Trello. Propozycje zostawcie w komentarzu poniżej. Jeśli jednak chcecie więcej dowiedzieć się o Trello, zapraszamy do Przewodnika po Trello.
