Kasa fiskalna w firmie może być problematyczna, bo jest to spory wydatek i wiąże się z szeregiem obowiązków. O ile jednak obowiązków nie da się uniknąć, o tyle kwotę wydatku można zmniejszyć korzystając z ulgi na zakup kasy. Na jakich zasadach można taką ulgę uzyskać?
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Komu przysługuje ulga i na jakich zasadach
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz konsumentów (osób nieprowadzących działalności gospodarczej) muszą dobrze poznać zasady zwolnienia z kasy fiskalnej. Jeśli bowiem nie spełniają kryteriów dla zwolnienia, to muszą zakupić kasę i zacząć ją stosować w firmie. Zasady zwolnień z kasy fiskalnej opisaliśmy w tym artykule na MamStartup.pl.
Mimo że urządzenie jest dość drogie, to można liczyć na wsparcie państwa w jego zakupie w formie ulgi na zakup kasy, która może zniwelować obciążenie finansowe.
Oto kilka podstawowych zasad, które wiążą się z uzyskaniem wspomnianej ulgi.
- Odzyskać można maksymalnie 90% ceny netto kasy fiskalnej, ale nie więcej niż 700 zł. Ulgę można uzyskać tylko na pierwszą kasę fiskalną.
- Ulgi nie można uzyskać ponownie w sytuacji, gdy ktoś prowadził działalność, po czym zamknął ją i po jakimś czasie otworzył.
- Zakupiona kasa musi mieć homologację Ministerstwa Finansów. Trzeba mieć na nią fakturę i dowód zapłaty.
- O zamiarze stosowania kasy trzeba wcześniej powiadomić urząd skarbowy. Następnie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia stosowania kasy trzeba ponownie zawiadomić o tym urząd skarbowy.
- Ewidencjonowanie należy rozpocząć w terminach określonych przez przepisy. Spóźnienie sprawia, że z ulgi nie można skorzystać.
- Zakup kasy fiskalnej może być kosztem, nawet jeśli przedsiębiorca skorzystał z ulgi. Od zakupu kasy można także odliczyć VAT.
- Wspomniany zwrot 700 zł nie jest przychodem przedsiębiorcy.
Jak widać jeśli wziąć pod uwagę ulgę oraz fakt, że zakup kasy można „wrzucić w koszty”, to kasa fiskalna kupiona za ok. 700 zł nie stanowi żadnego obciążenia finansowego dla przedsiębiorcy. Trzeba jednak wiedzieć, że ulga na zakup kasy fiskalnej to niekoniecznie pieniądze wręczone przedsiębiorcy. W niektórych przypadkach zwrot jest przyznawany w nieco skomplikowany sposób.
Jak ulgę uzyskuje VAT-owiec
Czynni podatnicy VAT (VAT-owcy) uzyskują ulgę w ramach swoich rozliczeń VAT-u. Kwotę 700 zł wynikającą z zakupu kasy odejmują od podatku do zapłaty, o ile wykazują ten podatek. Kwota ulgi nie może jednak przekroczyć podatku do zapłaty, a zatem firma, która nie przynosi jeszcze zysków może mieć utrudnioną drogę do zwrotu.
Gdy zwrot przekracza VAT do zapłaty, to wówczas nadwyżkę odlicza się w kolejnym okresie rozliczeniowym, aż do pełnego rozliczenia ulgi. A co w przypadku firm, które w ogóle nie wykazują VAT-u do zapłaty? One mogą liczyć na wypłatę kwoty z urzędu skarbowego, przy czym nie od razu.
W jednym okresie rozliczeniowym przedsiębiorca może uzyskać maksymalnie:
- 25% kwoty będącej 90% ceny netto kupionego urządzenia, ale nie więcej niż 175 zł (jeśli rozlicza się miesięcznie),
- 50% kwoty będącej 90% ceny netto kupionego urządzenia, ale nie więcej niż 350 zł (jeśli rozlicza się kwartalnie).
Odliczenia można dokonać za okres, w którym zaczęto ewidencjonowanie sprzedaży na kasie. Można tego też dokonać w kolejnych okresach, ponieważ przepisy nie określają końcowego terminu, po którym przedsiębiorca traci prawo do ulgi.
Jak ulgę uzyskuje zwolniony z VAT
Nieco prostsze zasady dotyczą przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Wystarczy napisać pismo do urzędu skarbowego z prośbą o wypłatę ulgi na zakup kasy fiskalnej. Kwota zostanie po prostu wypłacona na rachunek bankowy przedsiębiorcy, oczywiście pod warunkiem, że spełnione są warunki do uzyskania zwrotu.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
3 sytuacje, w których ulgę trzeba zwrócić
Jak widać ulga może być sporą pomocą dla początkujących przedsiębiorców. Trzeba jednak pamiętać, że przepisy przewidują szereg sytuacji, w których konieczne jest zwrócenie ulgi na zakup kasy fiskalnej. Poniżej przedstawiamy kilka z nich.
1. Niespełnienie warunków dla uzyskania ulgi
Uzyskanie ulgi wymaga spełnienia pewnych warunków. Są to m.in. powiadomienie urzędu skarbowego o zamiarze stosowania kasy, powiadomienie o rozpoczęciu stosowania kasy do 7 dni, czy też kupno kasy z homologacją. Jeśli przedsiębiorca nie spełni któregoś z tych warunków (co zostanie wykryte już po uzyskaniu ulgi), to zapewne będzie zmuszony do jej zwrotu.
2. Zaprzestanie działalności, a także upadłość, likwidacja lub sprzedaż spółki
Ulga przysługuje tylko przedsiębiorcom, którzy korzystają z kasy co najmniej przez trzy lata. Jeśli więc przedsiębiorca zamknie działalność przed upływem tego okresu, będzie musiał oddać ulgę państwu. Czas trzech lat liczony jest od dnia fiskalizacji kasy.
Analogicznie dzieje się, gdy z kasy fiskalnej korzysta spółka. Wtedy zwrot ulgi jest konieczny, gdy przed upływem trzech lat ogłoszona zostanie upadłość, spółka zostanie zlikwidowana lub sprzedana. Jednoosobowi przedsiębiorcy mogą jednak swobodnie zawieszać działalność. Taka czynność nie ma wpływu na zwrot ulgi, przy czym okres zawieszenia nie włącza się do wspomnianego czasu trzech lat.
3. Kradzież lub zniszczenie kasy
Zwrot ulgi jest konieczny także wtedy, gdy przedsiębiorca utraci kasę z różnych powodów. Może to być wynikiem kradzieży, awarii (po której naprawa nie jest możliwa), czy też zdarzeń losowych, jak np. pożar. Tutaj także obowiązuje wspomniany trzy letni okres.
Warto pamiętać, że ulgi na kasę fiskalną nie trzeba zwracać, jeśli kasa po prostu nie jest używana. Może tak się dziać wtedy, gdy firma nie ma klientów nieprowadzących działalności gospodarczej, zmieniła profil działalności itp.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
