W jaki sposób pomagamy w komunikacji pracownikom korporacji w czasie pandemii? Case study Expansio

Zatrzymana została także produkcja w fabrykach Volkswagen Poznań, a zdecydowana większość spośród blisko 11 000 pracowników tej firmy musiało pozostać w domach na kilka tygodni.

Taka sytuacja miała miejsce w VW Poznań do tej pory tylko raz – w 2009 roku produkcja została wstrzymana na kilka dni ze względu na światowy kryzys. Samochody nie są produkowane do magazynów, ale na zamówienia konkretnych klientów. Ze względu na spadek popytu podjęto wówczas decyzję o zawieszeniu produkcji.

Teraz jednak przerwa jest znacznie dłuższa. Powodem jest oczywiście troska o zdrowie pracowników. Przerwane zostały także niektóre łańcuchy dostaw, a popyt na światowych rynkach jest stale monitorowany.

Wstrzymanie produkcji w tak dużej firmie jest ogromnym wyzwaniem. Volkswagen Poznań to największy pracodawca w Wielkopolsce i jeden z największych w Polsce. Blisko 11 000 pracowników nagle przestało przychodzić do pracy.

Jest to także wyzwanie komunikacyjne. W jaki sposób utrzymywać kontakt z tak dużą liczbą osób, szczególnie w tym wyjątkowym okresie, kiedy dostęp do rzetelnych informacji jest bardzo potrzebny?

Oczywiście jest możliwość kontaktu mailowego, przynajmniej z tymi osobami, które mają służbowe adresy mailowe. Jest to jednak tylko część całej firmy – zdecydowana mniejszość.

Jest Facebook, w szczególności zamknięte grupy, ale nie każdy jest świadom, że takie grupy istnieją, a poza tym nie jest najlepszym pomysłem informowanie Facebooka o wszystkich wewnętrznych działaniach firmy.

Istnieje intranet, w którym można komunikować się z pracownikami, ale dostęp mają do niego tylko osoby posiadające komputer służbowy. Pracownicy bezpośrednioprodukcyjni mogli do tej pory korzystać też z e-portalu, ale służył on wyłącznie składaniu różnego rodzaju wniosków (np. o urlop), a dostęp był możliwy tylko na terenie firmy.

Volkswagen Poznań wpadł na pomysł zbudowania własnej aplikacji mobilnej do komunikacji. Dzisiaj praktycznie każdy ma swojego smartphone’a (jeśli nie służbowego, to prywatnego) i firma postanowiła to wykorzystać. Realizację zleciła poznańskiemu Software House’owi Expansio.

Pomysł na aplikację pojawił znacznie wcześniej. Aplikacja powstawała wspólnie z wybraną grupą testerów Volkswagen Poznań, a ostatnie testy odbyły się pod koniec 2019 roku. Oficjalne wdrożenie, którą miała poprzedzać kampania komunikacyjna zostało zaplanowane na marzec – zupełnie przypadkowo na okres, gdy w Polsce rozpoczęła się kwarantanna. Cały plan komunikacji i proces logowania musiał zostać przeprojektowany. Ze względu na dynamicznie zmieniającą się sytuację, a w konsekwencji podjęcie decyzji o wstrzymaniu produkcji postanowiono szybko wdrożyć aplikację i zachęcić wszystkich pracowników do korzystania z niej. Start miał miejsce 2 kwietnia.

Jak komunikować się z pracownikami w firmie?

Założenia odnośnie aplikacji mobilnej były takie:

1. Aplikacja powinna być łatwa do pobrania poprzez Google Play i App Store, także na telefon prywatny.
2. Każdy pracownik powinien mieć łatwą możliwość zalogowania się do aplikacji.
3. Firma powinna mieć możliwość publikowania informacji podobnie jak na Facebooku – poprzez tworzenie postów z filmami, zdjęciami, dodatkowymi załącznikami.
4.  Pracownicy powinni mieć możliwość komentowania, lubienia postów, ale także mieć dostęp do innych ważnych informacji z firmy, np. do elektronicznych wersji firmowych gazetek, menu kantyny, numerów do konsultantów personalnych czy listy FAQ.

Z kolei panel administracyjny powinien dawać rozbudowane możliwości zarządzania treściami, odpowiadania na komentarze użytkowników, wglądu w statystyki, zarządzania uprawnieniami użytkowników.

W jaki sposób pracownicy otrzymują dostęp do aplikacji?

Konta użytkowników aplikacji tworzone są automatycznie na podstawie danych pochodzących z wewnętrznego systemu SAP firmy Volkswagen Poznań.

Proces przekazywania tych danych musi być więc bezpieczny oraz automatyczny, aby konta użytkowników były zawsze aktualne. W przypadku, gdy pracownik odejdzie z firmy, również jego konto w aplikacji zostaje usunięte.

Do wymiany danych zostało wykorzystane oprogramowanie rvsEVO, które przede wszystkim pozwala na bezpieczne, szyfrowane przekazywanie danych między firmami. Kiedy w systemie pojawią się nowe dane kolejnych pracowników, system automatycznie je importuje.

Po zaimportowaniu danych na konto mailowe pracownika trafia informacja z linkiem do pobrania aplikacji oraz instrukcją pierwszego logowania. Pracownik wpisuje unikalny, jednorazowy numer PIN, a następnie aplikacja prosi go o ustawienie osobistego hasła.

Wsparcie techniczne

Oczywiście przy tak dużej liczbie osób konieczne jest zapewnienie wsparcia technicznego. Spośród kilkunastu tysięcy osób niektórzy mogą mieć problem z odnalezieniem maila w skrzynce, pobraniem aplikacji z Google Play albo trudność w zalogowaniu się. Expansio uruchomiło specjalny numer infolinii, pod którym 3 osoby na bieżąco odbierały połączenia i pomagały w rozwiązaniu problemów.

Jak pracownicy reagują na aplikację mobilną?

Zaledwie w ciągu 5 dni od publikacji aplikacji w Google Play oraz App Store do aplikacji zalogowało się ponad 5000 unikalnych osób, zostawiając ponad 1000 polubień postów i kilkaset komentarzy. Kolejne osoby informowane są o możliwości pobrania aplikacji, dlatego ich liczba cały czas się zwiększa.

Zainteresowanie jest ogromne, a aplikacja jest teraz głównym źródłem informowania pracowników o aktualnej sytuacji w firmie – także poprzez zdjęcia i filmy. Nowe posty w aplikacji pojawiają się nawet kilka razy dziennie. Pracownicy komentują, wspierają się wzajemnie, a nawet wysyłają nagrania pokazujące jak spędzają czas kwarantanny, które są potem publikowane w aplikacji.

Na zainteresowanie na pewno duży wpływ miało wstrzymanie produkcji w fabrykach. Pracownicy poszukują sprawdzonych źródeł informacji na temat aktualnej sytuacji w firmie. Aplikacja będzie jednak bardzo cennym źródłem kontaktu z pracownikami także po ich powrocie do pracy.

Aplikacja ma więcej funkcji, np. kalendarz z wydarzeniami firmowymi, integrację z systemami rekrutacyjnymi czy… menu kantyny firmowej. Ale już pojawiają się nowe pomysły na jej dalszy rozwój.

Aplikację można pobrać w serwisie Google Play oraz App Store. Do aplikacji mają dostęp przede wszystkim pracownicy po zalogowaniu, ale dostępna jest także sekcja dla gości z ograniczonymi informacjami.

–

Autor:

Mateusz Jarus

Przez ponad siedem lat zaangażowany w realizację projektów naukowych. Założyciel trzech startupów. Jest absolwentem programu TOP 500 Innovators, w ramach którego odbył staż na Uniwersytecie Cambridge. Rozwijany przez niego Expansio Software House był wielokrotnie nagradzany, a budowane startupy brały udział w programach akceleracyjnych w Polsce i za granicą. Założyciel bloga www.turkusowystartup.pl. Prywatnie szczęśliwy mąż i ojciec.