Pracownicze Plany Kapitałowe to program długookresowego oszczędzania, który muszą wdrożyć firmy bez względu na wielkość czy staż funkcjonowania na rynku. Dotyczy to więc także nowych przedsiębiorstw i startupów. Termin uruchomienia PPK zależy jednak od wielkości firmy. Od 1 stycznia 2020 roku do największych przedsiębiorstw, które wdrażają Pracownicze Plany Kapitałowe od 1 lipca 2019 roku, dołączą więc firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników (stan na 30 czerwca 2019 roku). Kilka miesięcy później, bo od 1 lipca 2020 roku PPK wdrożą przedsiębiorstwa z co najmniej 20 pracownikami (stan na 31 grudnia 2019 roku). Te wszystkie firmy już teraz powinny przygotować się do uruchomienia PPK.
– Ciężar wdrożenia i sprawnego funkcjonowania Pracowniczych Planów Kapitałowych spada przede wszystkim na barki pracodawców. Niedotrzymanie ustawowych terminów uruchomienia PPK i zrealizowania pozostałych obowiązków z tym związanych zagrożone jest sankcjami finansowymi – wyjaśnia ekspert portalu https://ppk.info.
– Jeśli w ustalonym terminie pracodawca nie podpisze umowy w imieniu i na rzecz pracowników oraz nie realizuje wypłat do PPK, grozi mu grzywna w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł. Do tego, gdy nie zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK w terminie lub pracownik będzie nakłaniany do rezygnacji z PPK, na pracodawcę może zostać nałożona kara w wysokości 1,5% funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym. Warto zatem odpowiednio wcześnie przygotować się do wdrożenia PPK, aby uniknąć takich niebezpieczeństw i przygotować harmonogram działań – podkreśla ekspert.
Przeanalizuj sytuację swojej firmy
Przygotowanie do wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych najlepiej rozpocząć od analizy sytuacji firmy pod kątem PPK. To pozwoli przygotować dokładny harmonogram działań. Należy sprawdzić liczbę pracowników, formę ich zatrudnienia (nie wszyscy będą podlegali PPK), strukturę zatrudnienia (np. rozproszona), rotację. Warto także zwrócić uwagę na łatwość komunikacji z pracownikami (np. czy mają dostęp do komputerów). Do tego trzeba zwrócić uwagę na procesy kadrowe i administracyjne oraz stopień ich zautomatyzowania.
Zaplanuj budżet firmy
Termin wdrożenia PPK w 2020 roku, szczególnie od lipca, wydaje się dość odległy, jednak już w 2019 roku należy zwrócić uwagę na dość istotną kwestię – zaplanowanie budżetu firmy z uwzględnieniem funkcjonowania programu PPK. Dlaczego? Uruchomienie Pracowniczych Planów Kapitałowych oznaczać będzie bowiem wzrost kosztów pracodawcy. Wynika to przede wszystkim z obowiązkowych wpłat realizowanych przez podmiot zatrudniający. Podstawowa wpłata pracodawcy to 1,5% wynagrodzenia pracowników. Niekiedy będzie także korzystne dokonywanie wpłat dodatkowych (maksymalnie 2,5% wynagrodzenia pracowników uczestniczących w PPK), ponieważ to może być skuteczny element systemu motywacyjnego dla zatrudnionych osób. Do tego dochodzą także koszty administracyjne (np. opłaty za przelewy). Budżet firmy na 2020 roku musi zatem uwzględniać nowe wydatki.
Przygotuj pracowników do wdrożenia PPK
Ważnym elementem przygotowania do wdrożenia PPK jest odpowiednia komunikacja z pracownikami. Przede wszystkim należy przekazać im wyczerpujące informacje na temat zasad działania PPK i korzyści wynikające z programu. Dzięki temu będą mogli świadomie podjąć decyzję, czy zostają w PPK, czy też rezygnują (już jeden uczestnik wymaga uruchomienia programu). Może się również okazać, że pracownicy są bardziej zainteresowani Pracowniczymi Programami Emerytalnymi (PPE) niż PPK. Należy jednak pamiętać, że w PPE musi uczestniczyć co najmniej 25% zatrudnionych osób.
Wybierz starannie zarządzającego środkami w PPK
Jednym z najważniejszych elementów wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych jest wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzała środkami w PPK. Taki wybór dokonywany jest przez pracodawcę w porozumieniu z reprezentacją pracowników. Warto zatem przeanalizować dostępne oferty instytucji finansowych i przedstawić załodze najkorzystniejsze do zaopiniowania. Z jednej strony należy zwrócić uwagę na wszelkie opłaty związane z zarządzaniem środkami w PPK, z drugiej – dobrze jest przeanalizować deklaracje zarządzających na temat planowanych inwestycji w ramach poszczególnych funduszy zdefiniowanej daty. Istotne będzie przecież to, w jakie aktywa zamierzają lokować pieniądze pracowników instytucje finansowe. Duże znaczenia dla pomnażania oszczędności mogą mieć na przykład inwestycje w akcje zagraniczne, o czym można przeczytać tutaj: https://ppk.info/baza-wiedzy/artykuly/o-wynikach-ppk-moga-zadecydowac-inwestycje-zagraniczne/.
Zaplanuj wdrożenie komunikacyjne i administracyjne PPK
Należy także dokładnie przygotować się do wdrożenia PPK w obszarze administracyjnym i komunikacyjnym. Każdy z pracowników musi mieć bowiem możliwość łatwego składania dyspozycji związanych z PPK. Konieczne jest także dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do funkcjonowania PPK w firmie. Warto z dużym wyprzedzeniem rozejrzeć się za najlepszym oprogramowaniem lub dowiedzieć się, czy dostawca aktualnie używanego systemu przewidział aktualizacje umożliwiające obsługę PPK. Należy sprawdzić, czy możliwe będzie zautomatyzowanie jak największej liczby procesów związanych z wdrożeniem i działaniem Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Staranne przygotowanie do wdrożenia PPK pozwala rozwiązać wiele trudnych kwestii związanych z tym programem już na etapie planowania działań. Uruchamianie PPK powinno być realizowane zgodnie z dokładnie opracowanym harmonogramem, co znacznie ułatwi wszystkie działania i pozwoli dotrzymać narzucone przez ustawodawcę terminy.
