W ostatnich latach sfera wirtualna zyskuje coraz większe znaczenie, coraz więcej elementów naszego życia przenosi się w świat wirtualny. Obecnie w internecie szukamy nie tylko rozrywki, ale także praktycznych rozwiązań ułatwiających nam codzienne funkcjonowanie. Wiele osób nie potrafi już sobie wyobrazić życia bez tej sfery. Bez umiejętności robienia zakupów on-line, bez używania aplikacji pomocnych przy planowaniu, poszukiwaniu czy organizowaniu, bez narzędzi służących do szeroko pojętego tworzenia – trudno byłoby się dziś odnaleźć. Również obszar usług księgowych wkracza prężnie w tę sferę.
„Integracja usług oraz przeniesienie ich do internetu to wymaganie, które firmy formułują coraz częściej” – mówi ekspert księgowy p. Albert Kupiec – „Polscy przedsiębiorcy nie traktują księgowości wirtualnej jako fanaberię, czy też nowinkę techniczną. Związane jest to z koniecznością ograniczenia nakładów pracy i czasu towarzyszące księgowości i organizacji firmy, które trzeba przenieść na inne płaszczyzny, takie jak rozwój firmy, sprzedaż, czy też czas prywatny”
Obserwatorzy biznesu zastanawiają się jak będzie wyglądał rynek usług księgowych w epoce social media. Księgowi z doświadczeniem, podobnie jak fachowcy wielu innych sektorów, prowadzą blogi na tematy prawno – księgowe oraz zakładają profile na mediach społecznościowych, udzielają się na forach.
Co napędza tę machinę? Czy jest to kolejny gadżet, który przeminie jak każda moda na nowinki techniczne i organizacyjne? Czy raczej na stałe osadzi się w naszej skomputeryzowanej rzeczywistości i stanie się podstawową jej cechą? Nie ma jednoznacznych odpowiedz na te pytania. Rodzą one kolejne rozważania, czy nowoczesne, wirtualne biuro księgowe może działać i jaką wartość dodaną daje przeniesienie usług do „drugiego życia”.
Spora część przedsiębiorców nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu bez wizyt w biurze księgowym. Trzeba bowiem dostarczyć faktury, uzgodnić kategorie kosztów, omówić zaległe płatności, podpisywać cyklicznie strategiczne dokumenty. Kolejny raz trzeba się spotkać, aby omówić kwestie podatkowe i prawne. W dużych miastach wiąże się to z godzinami spędzonymi w korkach, o ile biuro księgowe nie mieści się tuż za rogiem. Do tego dochodzą dziesiątki rozmów telefonicznych po to, aby sprawdzić, kiedy trzeba zapłacić ważną fakturę i czy mamy na to środki. Zawsze jest to duży wydatek czasu, który można ograniczyć do minimum.
Na szczęście jest już coraz więcej ułatwień związanych z globalną siecią. Coraz więcej osób korzysta z bankowości elektronicznej, dostępnej już często nawet w telefonie. Ustawodawca umożliwił od tego roku wystawianie i przyjmowanie faktur elektronicznych bez konieczności ponoszenia kosztów podpisu elektronicznego, co znacznie skraca tradycyjne procedury.
Wyobraźmy sobie jak może wyglądać dzisiaj takie w pełni wirtualne biuro księgowe. Biuro takie posiada oprogramowanie księgowe z pełnym dostępem online. Pracownicy firmy wystawiają faktury sprzedaży przy użyciu programu do fakturowania, nie trzeba już ich ręcznie wprowadzać w biurze księgowym. Niektóre biura będą skłonne obniżyć w takim przypadku miesięczny koszt obsługi, bo takie rozwiązanie ogranicza istotnie czas pracy i – co ważne – eliminuje wiele popełnianych przy tej okazji błędów. Faktury sprzedaży są przygotowywane na podstawie szablonu i po zatwierdzeniu są automatycznie rozsyłane e-mailem do klientów. Operacje kasowe i bankowe są wprowadzane do systemu. Na bieżąco widać, które faktury zostały zapłacone, a które nie. Wystarczy do tego telefon z dostępem do internetu. Ponadto, przed spotkaniem biznesowym można jednym ruchem sprawdzić w telefonie historię płatności i tym samym rzetelność partnera. Takie biuro księgowe jest dobrze zorganizowane, każdy pracownik posiada zainstalowany komunikator Skype lub inne popularne komunikatory internetowe. Można się dzięki nim szybko skontaktować z klientem i zadać mu pytanie, na które odpowiedź otrzymamy niemalże natychmiast. Pracownicy mają bieżący dostęp do programu księgowego oraz konta bankowego. Nigdy nie usłyszymy „nie mogę w tej chwili panu udzielić odpowiedzi bo właśnie informatyk instaluje nową wersję programu”. Nie ograniczy nas również sytuacja, w której dokumenty są właśnie „u księgowej” i nie mamy chwilowo do nich wglądu. Faktury zakupu (które coraz częściej otrzymujemy w postaci elektronicznej) przesyłamy do biura księgowego, wypełniając odpowiedni formularz informujący księgowość o rodzaju poniesionych kosztów. Informacje o zbliżającym się terminie płatności otrzymujemy e-mailem lub SMS-em, a wgląd w cashflow mamy w laptopie lub telefonie w każdej chwili.
Czy to wszystko utopia? Nie, takie rozwiązanie jest całkiem możliwe. Istnieją już takie biura, wykorzystujące np. oprogramowanie mKsiegowa.pl. Czy biuro korzystające z takiego rozwiązania będzie droższe niż biura tradycyjne? Wręcz przeciwnie, ponieważ spora cześć pracy jest zautomatyzowana, koszty mogą być zatem znacznie niższe niż w tradycyjnym biurze. Takie nowoczesne rozwiązanie daje nam jednocześnie wygodę, z tytułu natychmiastowego dostępu do wszelkich informacji, bezpieczeństwo, ponieważ eliminujemy błędy wynikające z konieczności przekazywania dokumentacji na kolejne szczeble w biurze tradycyjnym, co także skutkuje skrócenie czasu pracy, oraz ograniczeniem kosztów.
Jedyny problem jaki może się pojawić przy rozwoju księgowości wirtualnej to obawa przedsiębiorców przed nowoczesnymi rozwiązaniami. Należy pamiętać, że polskie społeczeństwo jest bardzo przywiązane do tradycji, do rozwiązań testowanych przez wiele pokoleń. Przedsiębiorcy są bardzo przyzwyczajeni do wizerunku mało dostępnej księgowej, która wie „lepiej” lub nie chce skorzystać z nowego rozwiązania. Badania wskazują, że główną barierą przy skorzystaniu z księgowości wirtualnej, mogą być obawy potencjalnych klientów dotyczące racjonalnego poziomu bezpieczeństwa. Przedsiębiorcy mają dużo większe zaufanie do zaprzyjaźnionych księgowych oraz pracowników z Urzędu Skarbowego. W bardzo małym stopniu postrzegane jest tu ryzyko zwykłej kradzieży dokumentów, czy też ludzkich błędów jakie zdarzają się nawet wykwalifikowanym ekspertom. Przeniesienie księgowości na płaszczyznę wirtualną w zasadzie eliminuje te składniki do minimum.
Według ekspertów księgowych oraz wśród szerokiej rzeszy przedsiębiorców, zautomatyzowanie i przeniesienie księgowości w sferę online ma szanse zaistnieć na rynku.
Aby księgowość on-line została w pełni zaakceptowana musi upowszechnić się zrozumienie w polskich firmach, jak duży wpływ będzie ona miała na organizację czasu pracy przedsiębiorstwa oraz jak silnie przełoży się to na ograniczenie kosztów w skali rocznej.
Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl
źródło: informacja prasowa
