… dlaczego i jak mówić, aby chciano nas słuchać?
Dziś skupimy się na wystąpieniach publicznych, ich roli w budowaniu strategii komunikacji firmy czy produktu oraz podstawowych wyznacznikach interesującego oraz skutecznego przemówienia. Gotowi?
Zacznijmy od początku
Wbrew powszechnej opinii, wystąpienia publiczne to nie tylko wygłaszanie oratorium przed olbrzymim tłumem, ale każdy kontakt z grupą odbiorców bez względu na jej liczebność. Z takimi wystąpieniami każdy z nas miał do czynienia już w latach młodości, kiedy naszym zadaniem była recytacja wiersza czy rozwiązanie równania matematycznego przy tablicy. Można więc przyjąć, że umiejętności występowania przed publicznością mamy we krwi, mimo to większość osób odczuwa automatyczną blokadę, gdy w grę wchodzi zaprezentowanie siebie, swojej firmy lub produktu na konferencjach i spotkaniach branżowych. Na szczęście istnieją skuteczne sposoby poradzenia sobie ze stresem związanym z publicznym przemówieniem oraz proste zasady, dzięki którym będzie ono bardziej zrozumiałe i efektywne.
Dlaczego warto?
Nie ulega wątpliwości, że występować warto. Szczególnie, gdy w grę wchodzi zaprezentowanie nowego produktu lub usługi i to od nas samych zależy czy nasze pomysły spotkają się z zainteresowaniem odbiorców. W niemalże każdym obszarze rynku organizowane są okazjonalne lub cykliczne spotkania branżowe skupiające środowiska biznesowe, w tym ciekawych prelegentów oraz ekspertów, prezentujących najnowsze trendy w danej branży. Udział w takich wydarzeniach daje nam szansę na zapoznanie się z najnowszymi wynikami badań związanymi z obszarem rynku, w którym funkcjonujemy lub na którym planujemy zaistnieć. Jest okazją do zapoznania się z najnowszymi trendami oraz case studies w danej branży – zarówno na arenie krajowej, jak i międzynarodowej oraz uzyskaniem informacji na temat nowych narzędzi dedykowanych naszemu projektowi. To również szansa na zawarcie znajomości z doświadczonymi przedsiębiorcami, które mogą przyczynić się do ulepszenia naszego pomysłu, a nawet uzyskania wsparcia finansowego na dalszy rozwój.
Decydując się na wystąpienie przy okazji takich spotkań, mamy przede wszystkim szansę nawiązania bezpośredniego kontaktu z osobami bezpośrednio związanymi z naszą firmą lub produktem. Bardzo często są to osoby, które posiadają wieloletnie doświadczenie na polskim rynku, co daje nam możliwość uzyskania szybkiej porady i konsultacji, a także nawiązania trwałej współpracy. Wystąpienie przed taką grupą odbiorców daje prelegentowi możliwość zaprezentowania nowego rozwiązania lub produktu swojego autorstwa, zaznaczenia jego głównych zalet oraz przewag konkurencyjnych, a w perspektywie zachęcenie do jego wykorzystania.
Jak się przygotować?
Gdyby istniały proste i łatwe do wdrożenia algorytmy, jak powalić tłum na kolana, wszyscy bylibyśmy zawodowymi krasomówcami i nikt nie potrzebowałby pomocy profesjonalnych trenerów ani agencji PR. Rzeczywistość jest nieco bardziej brutalna. Wprawdzie istnieją pewne reguły, którymi warto się sugerować w trakcie wystąpień publicznych, jednak warto na początku swojej drogi do kariery skorzystać z konsultacji specjalistów, którzy zaproponują sposób komunikacji odpowiedni do naszej osobowości, aparycji oraz firmy i projektu, jaki reprezentujemy. Takie konsultacje nie wymagają dużych nakładów finansowych, a potrafią być niezwykle skuteczne, szczególnie na początku kariery.
Bez względu na to czy skorzystamy z usług profesjonalnych trenerów lub agencji PR, warto, abyśmy przed wystąpieniem publicznym zapoznali się z podstawowymi zasadami takich przemówień.
Na pierwszym etapie powinniśmy skupić się na zebraniu informacji o odbiorcach – rozeznać się co do ich kwalifikacji, wieku, wykształcenia czy zawodu, co pozwoli nam na przygotowanie odpowiedniego komunikatu, dostosowanego do potrzeb i poziomu percepcji słuchaczy. Po uzyskaniu informacji o odbiorcach, powinniśmy zająć się przygotowaniem odpowiedniego podłoża merytorycznego – w formie pełnego tekstu lub pojedynczych punktów, które planujemy omówić w trakcie prezentacji. Odpowiednie przygotowanie merytoryczne pozwoli nam poczuć się pewniej i ograniczyć stres związany z wymyślaniem odpowiednich fraz i zdań. Warto również przed samym wystąpieniem zjawić się na miejscu i ocenić obszar, w którym będziemy się wypowiadać, lokalizację komputera, rzutnika oraz kontaktów, tak aby uniknąć zamieszania na początku swojej prezentacji.
Kiedy już staniemy przed grupą swoich odbiorców, starajmy się wyrażać jasno i zrozumiale, skupiając się na głównym przesłaniu naszego komunikatu. W trakcie takich przemówień warto zacząć od wyraźnego przekazu na samym wstępie, a następnie przejść do meritum. Wypowiedź – bez względu na jej długość – musi być treściwa i łatwa do zapamiętania. Równie ważnym elementem jest unikanie biznesowego żargonu, który niekoniecznie spotka się ze zrozumieniem wszystkich zebranych słuchaczy. W takich sytuacjach należy używać języka zrozumiałego dla szerokiego grona odbiorców, który w oczywisty sposób zaprezentuje główne zalety naszego produktu i zainteresuje publiczność.
Kolejnym istotnym elementem jest nawiązanie kontaktu ze słuchaczami. Wbrew pozorom nie należy to do łatwych zadań, szczególnie dla osób, które są nieśmiałe i z trudnością zawierają nowe znajomości. Przemawiając do szerszego grona, starajmy się podtrzymywać kontakt wzrokowy z osobami siedzącymi przed nami, bo uwierzcie – nie ma nic gorszego, niż prelegent wpatrując się w pustą przestrzeń lub podłogę. Aby nawiązać odpowiedni kontakt z naszymi słuchaczami, powinniśmy wykorzystać także odpowiednią mowę ciała, która pełni równie ważną rolę co treść, jaką przekazujemy. Starajmy się zachować tzw. „pozycję otwartą”, panować nad ruchami rąk oraz nóg, jak również unikać nerwowych i niekontrolowanych gestów. Jeśli mamy problem z tym, co zrobić ze swoimi rękoma, trzymajmy je na wysokości klatki piersiowej, co zapewnia odpowiednią postawę i odbiór sylwetki z perspektywy słuchaczy. Na koniec – nie przedłużajmy. Nie ma nic gorszego, niż dłużące się przemówienia, w trakcie których prelegent traci kontakt ze znudzoną publicznością. Przyjmuje się, że dobre wystąpienie to takie, które trwa nie dłużej niż 20 minut.
Jak widać, publiczne wystąpienia to tylko pozornie trudne zadanie dla początkujących właścicieli firm. Warto pamiętać, że każde takie przemówienie to kolejna „furtka” do rozwoju naszej firmy.
Artykuł sporządzony przez Annę Bielicką z Personal PR, współodpowiedzialną za projekt Fast PR
