Własna firma kojarzy się przede wszystkim z wolnością – sam sobie jesteś szefem, sam też decydujesz o tym, w jakim kierunku pójdziesz. Jednak prowadzenie biznesu to wielka odpowiedzialność i konieczność wywiązywania się z licznych zobowiązań – choćby tych skarbowych czy związanych z opłacaniem składek na ZUS. Wiele osób obawia się też skomplikowanych przepisów. Jak więc, krok po kroku, zakładać własną firmę?
Własna firma – tak czy nie?
Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Amway, 71% Polaków ma pozytywny stosunek do przedsiębiorczości – 38% naszych rodaków jest w stanie sobie wyobrazić sobie siebie jako właściciela firmy, ale o wiele mniej podejmuje się realizacji planów dotyczących założenia własnego biznesu. Czego boimy się najbardziej? Przede wszystkim wydatków na ZUS. Przez pierwsze dwa lata uiszczamy je na zasadach preferencyjnych, lecz później ulga się kończy. Przykładowo w 2016 r. przedsiębiorca musiał opłacać składki w wysokości 1 121,52 zł miesięcznie. Obawiamy się także zawiłych rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Choć wysokość stawek podatkowych nie wzbudza naszych wątpliwości, to niska kwota wolna od podatku jawi się nam jako niekorzystna – nie tylko dla zwykłego podatnika, ale i dla przedsiębiorcy. Ponadto niepokoi nas możliwość przeprowadzania w naszym zakładzie kontroli z rozmaitych instytucji, a prowadzenie działalności gospodarczej znacznie utrudnia nam otrzymanie kredytu hipotecznego.
Mimo wszystko warunki do zakładania i prowadzenia firmy w Polsce stają się coraz lepsze. Ilustruje to raport Banku Światowego „Doing Business 2017”, w którym spośród 190 krajów Polska zajęła 24. miejsce. W raporcie zeszłorocznym nasz kraj plasował się na 25. miejscu, natomiast w zestawieniu sprzed dwóch lat – na miejscu 32. Pojawia się też coraz więcej rozwiązań dedykowanych przedsiębiorcom, którzy stawiają pierwsze kroki w biznesie, lecz nie dysponują kapitałem – chociażby program Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej „Pierwszy Biznes – Wsparcie w Starcie”. W jego ramach państwo udziela im nisko oprocentowanych pożyczek. Mogą też otrzymać bezzwrotne dotacje z urzędu pracy lub rozpocząć własną działalność z tzw. inkubatorami przedsiębiorczości czy aniołami biznesu.
Forma prawna działalności gospodarczej
Do wyboru mamy rozmaite formy spółek prawa handlowego, ale najpopularniejsze wśród początkujących przedsiębiorców są jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka cywilna. Ta pierwsza ma najprostszą, najszybszą i bezpłatną formę rejestracji. Dedykowana jest małym firmom mającym jednego właściciela. Nie potrzebują one kapitału zakładowego, a jeśli ich obroty nie przekraczają równowartości 1 200 000 euro, mogą prowadzić księgowość uproszczoną. Mają też większe szanse na otrzymanie rozmaitych dotacji, np. z Unii Europejskiej czy urzędu pracy. Po ich założeniu rozliczamy się z Urzędem Skarbowym w oparciu o ogólną skalę podatkową, czyli 18% i 32%, bądź też podatek liniowy 19%. Rzadziej stosowane formy to ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa i podatek tonażowy. Podatek liniowy może być korzystny dla tych firm, których dochody nie mieszczą się w pierwszym progu podatkowym. Warto zatem rozpoczynać naszą przygodę z biznesem od założenia jednoosobowej działalności gospodarczej, zwłaszcza w tych branżach, w których nie ma wysokiego ryzyka finansowego.
Kody PKD
Podczas zakładania firmy musimy określić, jakim rodzajem usług będzie się ona zajmowała. Służą do tego kody PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej), czyli zbiór rodzajów działalności społeczno-gospodarczej, które występują w gospodarce narodowej. Wpisujemy je do formularza podczas wypełniania wniosku do CEIDG-u. Kody i ich opisy znajdziemy na stronie GUS.
Księgowość
Możemy prowadzić ewidencję księgową samodzielnie, bądź też skorzystać z usług biura rachunkowego. Ta druga opcja polecana jest tym przedsiębiorcom, którzy nie mają wystarczającej wiedzy z zakresu księgowości i obawiają się pomyłek, a także osobom, którym brakuje czasu na samodzielne prowadzenie ewidencji. Wyboru usług musimy dokonać przed zarejestrowaniem firmy. Możemy zdecydować się na tradycyjne lokalne biuro, księgowość internetową albo zatrudnienie księgowego. Ta ostatnia opcja jest najwygodniejsza, ale i bardziej kosztowna.
Wpis do CEIDG
Czas zarejestrować firmę! W tym celu wchodzimy na stronę Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i wypełniamy wniosek CEIDG-1 – online lub w formie tradycyjnej. Jeśli zdecydujemy się na złożenie go przez Internet, kreator poprowadzi nas przez całą procedurę. Jeśli wolimy formę papierową, wydrukowany i wypełniony formularz składamy we właściwym urzędzie gminy. Wniosek o wpis do CEIDG-u staje się jednocześnie wnioskiem o nadanie numeru REGON, ewentualne numeru NIP-u (jeśli wcześniej go posiadaliśmy, osobisty numer staje się numerem firmy) oraz zgłoszeniem płatnika składek ubezpieczeniowych do ZUS-u.
Urząd Skarbowy, ZUS, koncesje i zezwolenia
Po wpisaniu firmy do CEIDG-u musimy jeszcze zdecydować, czy chcemy być czynnymi podatnikami VAT (formularz VAT-R składamy w Urzędzie Skarbowym) oraz wypełnić wnioski do ZUS-u. Formularz ZUA obowiązuje nas, jeśli założona działalność jest jedynym źródłem naszych dochodów. Jeżeli jesteśmy zatrudnieni na umowę o pracę i zarabiamy więcej niż wynosi płaca minimalna, wypełniamy formularz ZZA. Druki składamy w dowolnym oddziale ZUS-u, nie później niż 7 dni od podanej we wniosku do CEIDG-u daty rozpoczęcia działalności.
Pamiętajmy, że w przypadku niektórych rodzajów działalności potrzebna nam będzie koncesja lub zezwolenie na ich prowadzenie. Koncesji udziela minister właściwy ze względu na rodzaj działalności. W przypadku prowadzenia działalności regulowanej musimy uzyskać wpis do Rejestru Działalności Regulowanej.
Firmowe konto bankowe
Kolejnym krokiem jest założenie firmowego konta bankowego (choć możemy rozliczać finanse zakładu, używając dotychczasowego rachunku prywatnego). Za jego pośrednictwem jesteśmy zobowiązani do dokonywania rozliczeń podatkowych oraz opłacania składek na ZUS. Pamiętajmy, że wiele banków wprowadza szereg udogodnień dla właścicieli firm. Zwróćmy uwagę na takie elementy jak darmowe prowadzenie konta, bezpłatne przelewy i wypłaty z bankomatów, możliwość skorzystania z mobilnego wpłatomatu (czyli wpłacania gotówki na rachunek w dowolnym miejscu, bez konieczności udawania się do oddziału banku).
Odpowiednie dla wchodzącego właśnie na rynek podmiotu jest na przykład konto Firma To Ja w IdeaBank. Po jego założeniu otrzymujemy również dostęp do Idea Cloud, czyli systemu transakcyjnego, który pomaga w zarządzaniu finansami. Znajdziemy tu m.in. darmowy program do fakturowania, a także wirtualny sejf do przechowywania dokumentów. Przedsiębiorcom są też udostępniane placówki Idea Hub, które mogą służyć im jako biura czy miejsca do spotkań z klientami. Zwróćmy także uwagę na atrakcyjną promocję – „premiowanie za bankowanie”, w ramach której właściciel firmy może liczyć na obniżenie kosztów jej prowadzenia. Aby otrzymać premię, zazwyczaj wystarczy aktywnie korzystać z konta – zlecać przelewy do US i ZUS-u, wpłacać pieniądze we wpłatomacie, wystawiać faktury online lub utrzymywać odpowiednie saldo na rachunku. Przykładowo, w Idea Banku co miesiąc w ramach premii przedsiębiorca może dostać do 50 zł, co przynosi zysk nawet do 600 zł za cały rok.
Firma może już działać! Pozostaje nam tylko wyrobienie firmowej pieczątki. Choć nie ma takiego wymogu prawnego, pieczęć może się nam przydać, np. do sygnowania umów z podwykonawcami i różnego typu zleceń. Niektóre banki wymagają jej posiadania podczas zakładania firmowego konta. Na stemplu umieszczamy pełną nazwę firmy, adres jej siedziby, numery REGON i NIP oraz opcjonalnie telefon i adres e-mail. Tym samym przypieczętujemy swoje pierwsze kroki w biznesie.
