Krok 1. Zawarcie umowy spółki
W nazwie P.S.A , którą wybierze sobie przedsiębiorca musi znaleźć się oznaczenie „prosta spółka akcyjna”. W codziennym funkcjonowaniu spółki możliwe jest używanie skrótu P.S.A.
Umowa spółki może zostać zawarta u notariusza, w formie aktu notarialnego lub też elektronicznie, przy wykorzystaniu wzorca umowy, określonego przez Ministra Sprawiedliwości w rozporządzeniu. P.S.A. można założyć elektronicznie poprzez założenie konta w systemie S24, a następnie wypełnienie odpowiedniego formularza w systemie teleinformatycznym. Umowę należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Co ważne, w przypadku elektronicznej rejestracji spółki, akcje mogą być pokryte jedynie wkładami pieniężnymi. Tymczasem umowa w formie aktu notarialnego będzie konieczna, gdy podmioty zakładające spółkę będą chciały pokryć akcje wkładem niepieniężnym, np. ruchomościami, prawami do znaków towarowych czy świadczeniem pracy i usług, lub w przypadku rozszerzenia umowy spółki o dodatkowe, nie przewidziane wzorcem postanowienia.
Możliwa jest również szybka i prosta rejestracja umowy za pomocą systemu S24 (spółki w nim są obecnie rejestrowane przez sądy kilka razy szybciej niż w wersji papierowej), a następnie, w miarę funkcjonowania podmiotu i określenia jego potrzeb, zmiana umowy u notariusza i dodanie niezbędnych zapisów regulujących działalność spółki.
W treści umowy P.S.A. powinny zostać zawarte następujące dane:
- firma i siedziba spółki;
- przedmiot działalności;
- liczba, serie i numery akcji, związane z nimi uprzywilejowanie akcjonariuszy obejmujących poszczególne akcje oraz cena emisyjna akcji;
- jeżeli akcjonariusze wnoszą wkłady niepieniężne – przedmiot tych wkładów, akcje obejmowane za wkłady niepieniężne oraz akcjonariuszy, którzy obejmują te akcje;
- jeżeli przedmiotem wkładu niepieniężnego jest świadczenie pracy lub usług – także rodzaj i czas świadczenia pracy lub usług;
- organy ustanowione w spółce;
- liczbę członków zarządu/rady dyrektorów i rady nadzorczej, jeżeli została ustanowiona, albo co najmniej minimalną i maksymalną liczbę członków tych organów;
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Z chwilą zawarcia umowy powstaje spółka akcyjna w organizacji. Do chwili powołania zarządu spółka może być reprezentowana przez pełnomocnika, który został powołany jednomyślną uchwałą akcjonariuszy.
Krok 2. Ustanowienie organów wymaganych przez ustawę lub umowę spółki
Akcjonariusze w umowie P.S.A. mogą zdecydować, czy przyjmą monistyczny czy dualistyczny system organów. System dualistyczny funkcjonuje obecnie w S.A oraz spółce z o.o. Charakteryzuje się rozdzieleniem sfer zarządzania i nadzoru pomiędzy zarząd i radę nadzorczą. W modelu unitarnym powołuje się organ zwany radą dyrektorów, który ma zarówno kompetencje kierownicze, jak i wykonawcze. Nowy model umożliwi uproszczenie struktury organizacyjnej podmiotu bez tworzenia fasadowych organów.
W związku z powyższym, tworząc spółkę dokonuje się wyboru modelu w umowie, a następnie powołuje się zarząd albo radę dyrektorów. Członków obu organów powołują i odwołują akcjonariusze – robią to uchwałą podjętą zwykłą większością głosów. Umowa spółki może przewidywać inne sposoby powołania zarządu lub rady dyrektorów.
Zarówno zarząd jak i rada dyrektorów składać się mogą z jednego albo większej liczby członków. W przypadku, gdy zarząd lub rana dyrektorów składają się z więcej niż jednego członka zarządu lub dyrektora, wszyscy oni mają prawo i obowiązek do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowią inaczej.
Jeżeli rada dyrektorów lub zarząd są wieloosobowe, a umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki jest wymagane współdziałanie dwóch dyrektorów albo jednego łącznie z prokurentem albo przy zastosowaniu systemu dualistycznego – dwóch członków zarządu albo jednego łącznie z prokurentem.
Powołanie rady nadzorczej w prostej spółce akcyjnej, w przeciwieństwie do spółki akcyjnej jest fakultatywne. Rada nadzorcza w P.S.A. składa się z co najmniej trzech członków, którzy są powoływani i odwoływani uchwałą akcjonariuszy. W umowie spółki akcjonariusze mogą przewidzieć inny sposób powoływania i odwoływania członków rady nadzorczej.
Krok 3. Wniesienie przez akcjonariuszy wkładów na pokrycie kapitału akcyjnego
Kapitał akcyjny w P.S.A. powinien wynosić co najmniej 1 zł. Jego wysokość nie jest jednak określana w umowie spółki. Co ważne, nie ma obowiązku wniesienia całości wkładów na pokrycie obejmowanych akcji przed złożeniem wniosku o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, tak jak ma to miejsce w spółce z o.o. Termin wniesienia wkładu może określać umowa spółki, uchwała walnego zgromadzenia akcjonariuszy albo zarządu. Wkłady powinny zostać wniesione w całości w ciągu trzech lat od chwili wpisu prostej spółki akcyjnej do rejestru przedsiębiorców. W przypadku wniesienia wkładu przez akcjonariusza w całości, zarząd podejmuje niezwłocznie uchwałę stwierdzającą wniesienie w całości wkładu.
Przedmiotem wkładu niepieniężnego na kapitał akcyjny prostej spółki akcyjnej nie może być prawo niezbywalne lub świadczenie pracy bądź usług, natomiast same akcje są obejmowane w zamian za wkłady pieniężne lub niepieniężne. Wkładem niepieniężnym na pokrycie akcji może być wszelki wkład mający wartość majątkową, w szczególności świadczenie pracy lub usług. Nowym rozwiązaniem przyjętym przez ustawodawcę jest fakt, iż akcje nie posiadają wartości nominalnej, nie stanowią części kapitału akcyjnego i są niepodzielne. W dotychczas istniejących spółkach kapitałowych wartość nominalna odpowiednio udziałów i akcji jest ściśle związana z wysokością kapitału zakładowego, w prostej spółce akcyjnej takiej zależności nie ma.
Krok 4. Wpis do rejestru
Opłacony wniosek o rejestrację P.S.A. składa się do Krajowego Rejestru Sądowego, którego właściwość należy ustalić zgodnie z siedzibą spółki. Wniosek powinien być podpisany przez wszystkich członków zarządu lub rady dyrektorów. Nie określono jeszcze wysokości opłat za rejestrację P.S.A., ale można podejrzewać, że będą one podobne do dotychczasowych opłat dla spółek kapitałowych. Przykładowo: dla spółki z o.o. i S.A. opłata sądowa za wpis do rejestru wynosi 500 zł, dodatkowo należy uiścić 100 zł opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Wniosek o wpis spółki do KRS, sąd rejestrowy powinien rozpoznać nie później niż w terminie 7 dni od daty jego wpływu, jednakże w praktyce terminy te ulegają często znacznemu wydłużeniu. W przypadku złożenia wniosku przez system S24, rejestracja powinna nastąpić po 24 godzinach.
Opłatę sądową oraz opłatę za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym można zapłacić za pomocą jednego przelewu, na rachunek właściwego sądu rejestrowego, gotówką w kasie sądu, za pomocą e-znaków opłaty sądowej lub skorzystać z systemu e-Płatności (https://oplaty.ms.gov.pl/).
Obowiązujące formularze można znaleźć na stronach internetowych ministerstwa sprawiedliwości pod adresem. Odpowiedni formularz dla prostej spółki akcyjnej nie został jeszcze opublikowany, ale nowelizacja kodeksu spółek handlowych określa, co powinno znaleźć się w zgłoszeniu.
Zgłoszenie spółki do rejestru powinno zawierać przede wszystkim firmę, siedzibę i adres spółki, przedmiot działalności prostej spółki akcyjnej, opisany zgodnie z listą kodów PKD Polskiej Klasyfikacji działalności 2007 i liczbę jej akcji. Jeżeli w umowie spółki przewidziano emisję różnych rodzajów akcji, należy określić liczbę akcji uprzywilejowanych i rodzaj uprzywilejowania. W przypadku, gdy umowa spółki przewiduje przyznanie uprawnień indywidualnych określonym akcjonariuszom albo tytuły uczestnictwa w dochodach lub majątku spółki niewynikające z akcji, to w formularzu konieczne jest zaznaczenie tej okoliczności. Ponadto należy wskazać: wysokość kapitału akcyjnego, czy akcjonariusze wnoszą wkłady niepieniężne, określić imiona i nazwiska wszystkich członków organów ustanowionych w spółce oraz przyjęty sposób reprezentowania podmiotu. Ponadto w zgłoszeniu należy podać także czas trwania spółki – jeżeli jest oznaczony, a jeżeli umowa spółki wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – jego oznaczenie.
Do formularza, w którym zarząd dokonuje zgłoszenia spółki do rejestru należy również dołączyć następujące załączniki:
- umowę spółki;
- oświadczenie wszystkich członków zarządu o wysokości kapitału akcyjnego, ustalonej na podstawie sumy wartości wniesionych wkładów, przeznaczonych na kapitał akcyjny;
- oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie akcji zostały wniesione w części przewidzianej w umowie spółki;
- jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki – dowód ich ustanowienia z wyszczególnieniem składu osobowego;
- adresy do doręczeń członków zarządu;
- podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę akcjonariuszy z podaniem nazwiska i imienia albo firmy (nazwy) oraz liczby i serii akcji objętych przez każdego z nich.
W razie ustanowienia rady dyrektorów to jej członkowie dokonywaliby powyższych czynności i oświadczeń.
