W 2016 roku ponad 1,5 mln Polaków pracowało w biurach i administracji. W tym okresie zlikwidowano lub ograniczono 647 tys. przypadków zagrożeń na takich stanowiskach pracy, odnotowanych przez PIP. Wypłacono 139 tys. świadczeń z tytułu wypadków i chorób zawodowych w biurach. Średnia wysokość jednego świadczenia wynosiła 3643 zł. Łatwo obliczyć, jaki to koszt. Dlatego lepiej zapobiegać chorobom zawodowym, niż ponosić ich koszty. Tym bardziej, że dla startupu liczy się każda złotówka i wszystkie zasoby pracownicze. Lepiej od razu urządzić biuro tak, aby wyeliminować zagrożenia dla zatrudnionych w nim osób, a przynajmniej znacznie je ograniczyć, niż wprowadzać potem nierzadko kosztowne zmiany. Projektując biuro dla naszego startupu, trzeba zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów, które można ująć w czterech punktach.
1. Odpowiednie wyposażenie biura
Jedną z najważniejszych kwestii, związanych z urządzaniem biura startupu, jest jego wyposażenie. Kluczowe znaczenie dla komfortu i sprawności pracy mają nie tylko nowoczesne komputery i inne urządzenia, ale również meble. Nie można zapominać, że pracownik spędza wiele godzin przy biurku, co ma bezpośredni wpływ na jego zdrowie. W tym przypadku największym problemem mogą być bóle kręgosłupa, które pojawiają się co najmniej raz u 80 na 100 pracowników biurowych, do tego dochodzą żylaki i choroby oczy, spowodowane pracą przy komputerze. Występowanie tych dolegliwości można jednak ograniczyć, gdy starannie dobierze się meble biurowe. Bardzo ważne są odpowiednie biurka komputerowe. Takie meble powinny charakteryzować się przede wszystkim duża ergonomią. Najlepiej wybrać biurko z regulacją wysokości, która pozwala precyzyjnie dopasować blat do potrzeb konkretnego pracownia.
W nowoczesnych firmach coraz popularniejsze stają się także biurka do pracy stojącej albo mobilne, które można łatwo przestawiać w zależności od potrzeb. Nie mniej istotne są także fotele do biurka. Najlepiej, gdy mają możliwość regulowania wysokości, oparcia i podłokietników. Bardziej komfortowe modele posiadają wyprofilowane, zaokrąglone siedziska i mechanizmy synchroniczne. Dodatkowo w przypadku dużych powierzchni biura, warto przygotować przynajmniej kilka stanowisk odgrodzonych od pozostałej przestrzeni, gdzie będzie można pracować w skupieniu i odpocząć od hałasu. Można do tego wykorzystać np. ścianki działowe, również w wariancie tapicerowanym, który pochłania dźwięk. Takie nowoczesne meble można już znaleźć bez problemu na rynku (np. produkty AJ produkty).
2. Właściwe oświetlenie
Nawet ergonomiczne, bardzo funkcjonalne meble nie wystarczą pracownikowi do pracy, jeśli w biurze nie zostanie zainstalowane właściwe oświetlenie. Pracodawca powinien zapoznać się z przepisami normy PN-EN 12464-1:2004: Światło i oświetlenie, w której zostały sprecyzowane kryteria projektowania oświetlenia i jego parametry dla różnych stref. Dotyczy to również biura. Na przykład dla stref segregowania dokumentów i kopiowania natężenie światła powinno wynosić 300 lx, a dla takich stref jak obsługa komputera, przetwarzanie danych, czytanie, pisanie ręczne – 500 lx. Zbyt słabe natężenie światła w czasie pracy wpływa negatywnie na wzrok, a do tego obniża wydajność pracownika. Należy znaleźć kompromis pomiędzy maksymalnym doświetleniem światłem dziennym a ochroną przed nadmiernym promieniowaniem słonecznym. Do tego potrzebne jest odpowiednie oświetlenie sztuczne, najlepiej energooszczędne.
3. Wysoka jakość powietrza
W 62% powierzchni biurowych w Polsce występuje duży problem ze źle działającą klimatyzacją, a także niewłaściwą wentylacją. Może to prowadzić do powstawania różnych. Renoma startupu opiera się również na tym, że jego założyciele potrafią zapewnić przyjazne miejsce pracy swoim pracownikom i dbają o to, czym oddychają ich podwładni. W ten sposób zapewnia się także komfort pracy. Zarówno wentylacja, jak i klimatyzacja muszą być zupełnie sprawne. W przeciwnym przypadku rozmnażają się mikroorganizmy, powodujące groźne infekcje dróg oddechowych. Konieczne jest zainstalowanie wydajnych, wysokiej jakości urządzeń klimatyzacyjnych. Nie można jednak zapominać o ich regularnym czyszczeniu i odgrzybianiu, a także o konserwacji przewodów wentylacyjnych.
4. Elastyczna organizacja biura
Startupy to nie tylko innowacyjny pomysł na biznes i nowoczesny produkt lub usługa, ale także nieszablonowe podejście do organizacji miejsca pracy. Coraz częściej nowe firmy decydują się na zapewnienie maksimum komfortu i wydajności pracownikom, oddając im do dyspozycji elastyczną przestrzeń biurową. Na przykład już 9% polskich biur pracuje w formie Activity Based Workplace i hot desking, gdzie przestrzeń zostaje podzielona na szereg stref, a w każdej z nich pracownicy wykonują określone zadania. Nikt tam nie ma własnego biurka, zajmuje się dowolne, aby wykonać służbowe zadania. Pracownicy mają dużo swobody, pracują tam, gdzie im wygodnie. Do tego taka przestrzeń ma również strefy wypoczynku, które pozwalają osobom zatrudnionym skutecznie oderwać się od pracy i ułatwiają im zachowanie higieny pracy.
Dobra organizacja biura ma duże znaczenie w funkcjonowaniu startupu, pozwala skupić się na rozwijaniu biznesu, a pracownicy sprawnie i bezpiecznie dla własnego zdrowia wykonują swoje obowiązki. To dobry punkt wyjścia do dynamicznego rozwoju innowacyjnego biznesu.
