Szukając rynków zbytu na sprzęt, oprogramowanie lub usługi informatyczne mamy do wyboru dwa sektory: prywatny i publiczny. W pierwszym obie strony umowy mogą dowolnie negocjować jej treść, zakres zamówienia oraz cenę. W przypadku zamówień publicznych sprawa jest bardziej skomplikowana. Co jeszcze warto wiedzieć o zamówieniach publicznych?
Zdjęcie royalty free z Fotolia
1. Poznaj ogólne ramy prawne
Zasady udzielania zamówień publicznych uregulowane zostały w ustawie „Prawo zamówień publicznych”. Dowiemy się z niej o trybach udzielania zamówień oraz środkach ochrony prawnej (np. do jakiej instytucji można się odwołać, jeżeli uznamy, że postępowanie zostało rozstrzygnięte niezgodnie z prawem). W kontekście branży IT, warto zapoznać się z „Rekomendacjami Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych dotyczącymi udzielania zamówień publicznych na dostawę zestawów komputerowych”1 oraz „Rekomendacjami Prezesa UZP dotyczącymi udzielania zamówień publicznych na systemy informatyczne”2.
Rekomendacje mówią o tym, że niedopuszczalne jest m.in.:
- wskazywanie nazwy producenta urządzenia,
- w przypadku procesorów: wskazywanie modelu, liczby rdzeni, częstotliwości taktowania,
- podawanie wymiarów sprzętu z dokładnością większą niż do centymetra.
2. Wybierz tryby postępowań, które ci odpowiadają
Zamówień publicznych można udzielać aż na osiem sposobów3. Z perspektywy startupu istotne jest to, że różnią się one długością trwania oraz czasochłonnością (kosztem) udziału. Najpopularniejszy – przetarg nieograniczony – będzie wymagał jedynie przygotowania oferty zgodnie z wymaganiami w nim opisanymi, a czasowo zamknie się w okresie od 1 do 3 miesięcy (od ogłoszenia do rozstrzygnięcia). Jego przeciwieństwami są dialog konkurencyjny oraz negocjacje z ogłoszeniem, które potrafią trwać od pół do nawet roku i nie zawsze muszą skończyć się ogłoszeniem właściwej specyfikacji.
3. Znajdź i zrozum z czego składa się „typowe” ogłoszenie o przetargu nieograniczonym
Ogłoszenia o zamówieniach publicznych publikowane są w tzw. Biuletynach Informacji Publicznej. Typowe ogłoszenie składa się z następujących kategorii dokumentów:
- specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) – zawiera informacje: kto zamawia, co zamawia (ogólnie), w jakiej formie należy przygotować i składać oferty, termin na realizację zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, wysokość wadium, miejsce i termin otwarcia ofert oraz kryteria wyboru ofert.,
- opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ), Projekt Techniczny, Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) – załącznik techniczny opisujący szczegółowo co ma być dostarczone: parametry techniczne, opisy funkcjonalne, warunki równoważności, ilości, harmonogramy,
- Pozostałe załączniki – zazwyczaj wzory formularzy ofertowych, umowa, wzory protokołów, oświadczenia i tym podobne.
Istotne jest to, że wzór umowy, podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawcą nie podlega negocjacji.
4. Upewnij się czy spełniasz wymagania formalne
Warunki udziału w postępowaniu znajdują się w SIWZ (przykład: rozdział 64). Zweryfikuj, czy posiadasz odpowiednie, udokumentowane doświadczenie oraz zasoby wymagane do realizacji postępowania (odpowiednio wykwalifikowane osoby, certyfikaty, świadectwa, referencje). Następnie upewnij się, czy będziesz w stanie terminowo dostarczyć wymagane zaświadczenia (np. odpisy z rejestrów, zaświadczenia z ZUS i Urzędu Skarbowego) oraz wnieść wadium. Pamiętaj, że możesz stracić wadium, jeżeli okaże się, że nie spełniasz warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli nie jesteś pewien, czy spełniasz wymagania – zadawaj pytania.
5. Upewnij się, że jesteś w stanie zrealizować zamówienie
Postępowania na dostarczenie, modyfikację lub integrację systemów informatycznych są zawsze bardzo ryzykowne. Z doświadczenia wiem, że najczęstszymi ryzykami w takich projektach są:
- brak jakiejkolwiek dokumentacji technicznej wykorzystywanych w Urzędzie systemów informatycznych,
- brak posiadania przez Zamawiającego praw do udostępniania lub modyfikacji kodów źródłowych i struktur baz danych aplikacji, które mają być modyfikowane w toku zamówienia,
- zasoby sprzętowe uniemożliwiające osiągnięcie parametrów wydajnościowych wymaganych w SOPZ.
Dobrą praktyką jest przygotowanie listy kontrolnej zawierającej ogólny zestaw pytań, którą można wykorzystać w wielu postępowaniach. Jeżeli chcesz zadać pytania, pamiętaj, że masz na to krótki termin5. Ważne jest również to, że poprzez zadawanie pytań masz pewien wpływ na treść SOPZ: jeżeli wskażesz punkty wzajemnie się wykluczające, potencjalnie nieprawidłowe warunki równoważności, lub elementy technicznie niemożliwe do wykonania – Zamawiający może zmienić treść tych punktów lub je zmodyfikować.
6. Złóż ofertę i uczestnicz w otwarciu ofert
Warto uczestniczyć w otwarciu ofert z kilku powodów: dowiesz się jaka kwota była przeznaczona na realizację zamówienia, na żywo poznasz innych oferentów (być może dowiesz się od nich ciekawych informacji o postępowaniu), a przede wszystkim: dowiesz się jaką cenę zaoferowali inni oferenci.
Cezary Kamiński
Scrum Master w Sii
W branży IT od 2009 roku. Przez ponad 2 lata zarządzał działem rozwoju oprogramowania wytwarzającego systemy typu CMS, DMS i Workflow. Specjalizuje się w zwinnych metodykach produkcji oprogramowania oraz szeroko pojętym wsparciu zespołów deweloperskich. Autor bloga: cezarykaminski.pl
