Poradnik dla ubiegających się o dotację FENG: jakie zmiany w konkursie czekają przedsiębiorców?

W 2024 roku zasady ubiegania się o dotacje FENG uległy zmianie. Jakie korzyści i ryzyka wiążą się ze zmianami wprowadzonymi w najnowszej edycji konkursu?

Przedstawiciele Frontline Biosciences przybliżają cztery zmiany zasad konkursu Ścieżka SMART, które są kluczowe dla firm z sektora medtech ubiegających się o dotacje FENG. Przypominają oni także, iż aplikować w konkursie można do 24 października.

Zmiana nr 1: Dwuetapowa ocena

Proces oceny wniosku o dofinansowanie został podzielony na dwa etapy. W pierwszym ocenie podlegają kryteria wskazujące, czy projekt wpisuje się w założenia konkursu Ścieżka SMART, tj.:

kwalifikowalność wnioskodawcy;
charakter badawczo-rozwojowy modułu (dla modułu B+R) lub wyniki prac B+R jako przedmiot wdrożenia (dla modułu Wdrożenie innowacji);
innowacyjność.

Ocena w pierwszym etapie dokonywana jest wyłącznie na podstawie treści wniosku o dofinansowanie, bez możliwości dokonania korekt lub uzupełnień. To zmiana w porównaniu z dotychczasową praktyką PARP i NCBR, natomiast rozwiązanie to z powodzeniem funkcjonuje na poziomie konkursów europejskich, takich jak EIC Pathfinder czy EIC Accelerator.

Jeżeli projekt w pierwszym kroku otrzyma ocenę pozytywną, zostaje skierowany do drugiego etapu, gdzie dokonywana jest ocena wszystkich pozostałych kryteriów. Obejmuje ona zarówno możliwość wprowadzenia zmian i wyjaśnień do wniosku, jak i spotkanie z ekspertami podczas panelu on-line. Dopiero pozytywne rozstrzygnięcie w etapie drugim wiąże się z wpisaniem na listę projektów rekomendowanych do dofinansowania.

Szanse wynikające z tej zmiany: przede wszystkim skrócenie procesu oceny wniosków o dofinansowanie. Obecnie trwa on ok. 10 miesięcy, co w kontekście oczekiwanej innowacyjności ocenianych rozwiązań, jest okresem trudnym do zaakceptowania. Warta podkreślenia jest także zmiana dotycząca panelu ekspertów: przewidywany czas omówienia każdego modułu został wydłużony z 20 do 30 minut. Pozwoli to na przeprowadzenie bardziej wnikliwej dyskusji nad projektem.

Potencjalne ryzyka: pochopne odrzucenie wysoce innowacyjnego projektu w pierwszym etapie oceny. Zgodnie z regulaminem konkursu, ocena dokonywana będzie przez zaledwie dwóch ekspertów, przy czy w przypadku braku konsensusu decyzję podejmował będzie jednoosobowo tzw. ekspert wiodący. Analizowane będą zagadnienia świadczące o istocie projektu, w tym problem i metoda badawcza, badawczo-rozwojowy charakter zaplanowanych prac czy wskaźniki innowacyjności. Są to aspekty najtrudniejsze do prawidłowego oddania w treści wniosku o dofinansowanie. Brak możliwości korekty i złożenia wyjaśnień może doprowadzać do sytuacji, w której nieuzasadnione wątpliwości ekspertów doprowadzą do odrzucenia wartościowego projektu. Przedsiębiorcom na tym etapie nie pozostawiono miejsca na pomyłkę, a restrykcje dotyczące długości opisów podnoszą poprzeczkę jeszcze wyżej. Mając na uwadze powyższe, należy przygotować opisy będące perfekcyjnym balansem pomiędzy zniuansowaniem aspektów innowacyjności i badawczości, a przystępnością treści, aby była zrozumiała dla oceniających.

Zmiana nr 2: Minimalna i maksymalna wartość projektu

Wprowadzono zasady dotyczące wartości projektów:

minimalna wartość kosztów kwalifikowanych w module obligatoryjnym (moduł B+R lub moduł Wdrożenie innowacji) musi wynosić 3 mln zł. Zasada dotyczy wszystkich przedsiębiorców, tj. MŚP, small mid-cap, mid-cap i dużych;
maksymalna wartość dofinansowania na projekt nie może przekroczyć 50 mln zł. Zasada dotyczy wyłącznie przedsiębiorców z sektora MŚP;
maksymalna wartość dofinansowania na projekt nie może przekroczyć 70 mln zł. Zasada dotyczy wyłącznie przedsiębiorców z sektora small mid-cap, mid-cap i dużych

Szanse: przekierowanie mniejszych projektów do konkursów regionalnych. Jest to kolejne działanie ukierunkowane na skrócenie procesu oceny wniosków o dofinansowanie w Ścieżce SMART.

Potencjalne ryzyka: chęć sztucznego zwiększania budżetu projektu, by spełnić warunek finansowy i wystartować w konkursie. W takiej sytuacji, z dużym prawdopodobieństwem eksperci odnotują zawyżone koszty kwalifikowane i poproszą o stosowną korektę, skutkującą odrzuceniem projektu na drugim etapie oceny. Konieczne jest zatem przeprowadzenie rzetelnej analizy planowanego budżetu, zestawienia go z katalogiem kosztów kwalifikowanych konkursu Ścieżka SMART i dobór adekwatnego źródła finansowania, nie pomijając potencjału konkursów regionalnych.

Zmiana nr 3: Procedura wyboru podwykonawców do projektu

Dotychczasowe zasady konkursu Ścieżka SMART w kontekście podwykonawców były trudne do wdrożenia w praktyce gospodarczej. Wymagano, by wszyscy podwykonawcy zostali wyłonieni za pośrednictwem bazy konkurencyjności jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.

Szanse: większa skłonność podwykonawców do angażowania się w dofinansowane projekty. W poprzedniej formule podwykonawcy zawierali umowy warunkowe, które mogły wejść w życie nawet po upływie kilku lat, co w oczywisty sposób było ryzykowne i zniechęcało do udziału w projektach. Wprowadzona zmiana spowoduje, że podwykonawcy będą wyłaniani bezpośrednio przed rozpoczęciem świadczenia usług w projekcie.

Potencjalne ryzyka: opieszałość przedsiębiorców w procesie wyboru podwykonawców, skutkująca opóźnieniami w realizacji projektu. Proces wyboru podwykonawcy może być czasochłonny, szczególnie gdy poszukiwana jest firma dysponująca wysoce specjalistyczną wiedzą i aparaturą. Należy zatem zaplanować i przeprowadzić ten proces z odpowiednim wyprzedzeniem. Ma to zastosowania przede wszystkim do pierwszych zadań zaplanowanych w projekcie, gdy wybór podwykonawcy i podpisanie z nim umowy powinno nastąpić jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku umów B2B ze specjalistami zaangażowanymi do prac B+R – warto rozważyć wyłonienie tej grupy przed startem projektu. Warto także podkreślić zapis z kryteriów wyboru wniosków o dofinansowanie: „wnioskodawca we wniosku wykazał możliwość pozyskania podwykonawcy o wymaganym potencjale zgodnie z zaplanowanym harmonogramem rzeczowo finansowym modułu”. Oznacza to, że należy nie tylko opisać potencjał planowanego do zaangażowania podwykonawcy, ale także uprawdopodobnić, że przedsiębiorstwo jest w stanie takiego podwykonawcę pozyskać.

Zmiana nr 4: Zasady wdrożenia wyników prac B+R na rynek

Zasady zostały ujednolicone dla wszystkich przedsiębiorców i obecnie sprowadzają się do stwierdzenia: opracowana innowacja w terminie 5 lat od zakończenia prac B+R ma znaleźć się na rynku. Nadal dopuszczane jest wdrożenie w trzech formach:

wprowadzenie wyników prac B+R do własnej działalności, np. rozpoczęcie produkcji i sprzedaży;
udzielenie licencji na korzystanie z praw do wyników prac B+R;
sprzedaż praw do wyników prac B+R.

Niezależnie od tego, którą formę wdrożenia wybierze przedsiębiorca, obowiązuje 5-letni okres na wprowadzenie innowacji na rynek. Oznacza to, że jeżeli beneficjent wybierze udzielenie licencji lub sprzedaż IP, licencjobiorca / nabywca musi zobowiązać się do wprowadzenia innowacji na rynek we wskazanym terminie. Moment podpisania umowy licencji lub umowy sprzedaży nie jest istotny – bieg 5-letniego okresu liczony jest od daty zamknięcia prac B+R (zakończenie modułu B+R).

Szanse: wydłużenie czasu na przeprowadzenie wdrożenia wyników prac B+R dla firm z sektora MŚP. Dotychczas wdrożenie musiało nastąpić w okresie 3 lat od zakończenia projektu. Zaproponowane wydłużenie tego okresu jest szczególnie korzystne dla przedsiębiorstw w sektora medtech, ze względu na obowiązki związane z certyfikacją i rejestracją produktów, dopełniane po zakończeniu faz badawczo-rozwojowych.

Potencjalne ryzyka: niska świadomość zasad dotyczących wdrożenia. Ze względu na odległy termin, zagadnienie wdrożenia wyników prac B+R na rynek jest często traktowane pobieżnie. Rolą rzetelnej firmy doradczej jest poinformowanie przedsiębiorcy o wszystkich istotnych obowiązkach związanych zarówno z realizacją projektu, jak i będących jego konsekwencją. Warto o tym pamiętać wybierając partnera do współpracy przy przygotowaniu wniosku o dofinansowanie.

Podsumowanie

Opisane powyżej zmiany nie są jedynymi, które zostały wprowadzone w ramach obecnego naboru Ścieżki SMART. Można wymienić ich wiele, w tym obniżenie wymagań związanych ze spełnieniem zasady 6R (refuse / reduce / reuse / recover / recycle / rethink) czy wprowadzenie konieczności odniesienia się do Karty Praw Podstawowych oraz Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych. Większość z zaproponowanych zmian jest próbą wyjścia naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców.

Czy jest to próba udana będziemy mogli ocenić po rozstrzygnięciu wyników naboru. Aplikować w konkursie ścieżka SMART można do 24 października 2024 roku.