Jak rozstać się z pracownikiem? Zdalny offboarding krok po kroku

Jest jeden temat, który spędza sen z powiek wielu prezesom i działom HR. Offboarding. W zależności od sytuacji, niejednokrotnie jesteśmy zmuszeni do podjęcia drastycznych cięć w firmach. Co więc, jako pracodawcy, możemy zrobić, żeby nasze pożegnania nie były paleniem mostów? Jak komunikować rozstanie z pracownikiem, żeby czuł, że cały czas szanujemy jego dotychczasowy wkład, a obecne działanie jest wynikiem globalnego kryzysu? Na koniec, jak przeprowadzić proces w trybie zdalnym?

Zapoznajcie się z kluczowymi aspektami, o których nie możecie zapomnieć podczas zdalnego rozstawania się z pracownikami i sprawdźcie czy prawidłowo dbacie o każdy z elementów.

1. Czego Jaś się nie nauczy, tego Jan nie będzie umiał

Żyliśmy w czasach, w których firmy rosły na potęgę. Dominował rynek pracownika, a firmy szukały ciągle nowych metod dotarcia do kandydatów. Często skupialiśmy się na akwizycji, a mniej na dbałości o procesy wewnętrzne. Jeśli onboarding, offboarding czy utrzymywanie candidate experience nie były zaopiekowane przed kryzysem, trudno będzie nam teraz na szybko je uszyć i wdrożyć. Z drugiej strony, jeśli wcześniej dbaliśmy o wyżej wymienione elementy, przełożenie ich na działania online powinny pójść nam jak z płatka. W tym miejscu warto więc zrewidować jak wygląda ten obszar w firmie, kto jest za niego odpowiedzialny i ocenić czy działa tak jak powinien.

2. Checklista porządkuje proces

Najważniejsze zasady dotyczące procesy offboardingu powinny być spiane w prostej checkliście. Analogicznie do checklisty onboardingowej, dobrze jest umieścić wszystkie elementy takie jak:

Podjęcie decyzji i przekazanie informacji do osoby zainteresowanej
Komunikacja do zespołu
Przygotowanie dokumentacji do rozwiązania umowy
Exit Interview
Pożegnanie w biurze/zdalne
Odebranie dostepów/zmiana danych
Uporządkowanie dokumentacji

W naszej wewnętrznej checkliście mamy jeszcze następujacy podział, do każdej z wyżej wymienionych rzeczy:

kto jest odpowiedzialny za dane działanie
jaką formę przyjmuje dane działanie (e-mail, spotkanie online, spotkanie 1:1 itp.)
uwagi dodatkowe
checkbox (done/undone)

Niezależnie jednak, jak podzielimy role w zespole, sam proces offboardingowy powinien mieć jedną osobę (tzw. PO), która czuwa nad całością i sprawdza czy wszystko przebiega zgodnie z planem.

3. Temu procesowi zawsze towarzyszą emocje

Rozstanie z firmą rzadko odbywa się bez emocji. Szczególnie teraz, kiedy decyzje nie wynikają ze strategii, a z siły wyższej. Nauczymy się je oswajać i akceptować, ale też spróbujmy ułatwić ten proces drugiej stronie. Dlatego też, nawet w przypadku zwolnień grupowych, miej pewność, że każdy pracownik został poinformowany o decyzji w rozmowie bezpośredniej 1:1. Reakcje mogą być różne, a często nie mamy pełnego obrazu sytuacji osobistej. Przygotuj się na to, weź odpowiedzialność za to co komunikujesz. Nie rozwlekaj, nie próbuj tłumaczyć i lawirować. Nie nawiązuj do performance’u i nie dawaj złudnych obietnic, że sytuacja może się zmienić. Przed spotkaniem spisz dokładnie listę zadań i tematów do poruszenia, po to żeby utrzymać core rozmowy i profesjonalizm. Poza tym pamiętaj, że najważniejszy jest szacunek do drugiej osoby.

4. Bądź transparentny kiedy przekazujesz informacje

Firmy, którym słowo transparentność towarzyszy od dawna, mają trochę uproszczone zadanie. Kiedy żegnasz się zdalnie, trzeba przekazać informacje w taki sposób, żeby uniknąć plotek i niedopowiedzień. Dlatego też zaplanuj kiedy przekażesz informację 1:1, a także jak poinformujesz zespół o swojej decyzji.

Zamiast rozmowy telefonicznej, rozważ przekazanie informacji na konferencji online. Nie możecie się spotkać, ale możesz zadbać o komfortowe warunki. Skorzystaj więc z wielu dostępnych narzędzi takich jak chociażby Zoom, Google Hangouts, Skype, FaceTime, WhatsApp. Upewnij się również czy osoba z którą rozmawiasz ma po drugiej stronie zapewnione właściwe warunki do rozmowy. Umów się na spotkanie w najszybszym możliwie terminie i przemyśl jak zatytułujesz zaproszenie, albo co odpowiesz jeśli dana osoba zapyta o temat spotkania. Bądź przygotowany.

W przypadku przekazania informacji do zespołu mamy do dyspozycji zarówno e-mail, w którym wyjaśnimy powody podjęcia decyzji bądź grupowe spotkanie online. W Bee Talents często pytamy osoby z którymi się rozstajemy czy nie chcą samodzielnie napisać maila z informacją i pożegnaniem. Dobrze jest jednak aby treść i forma przekazu były wcześniej skonsultowane z pracodawcą. Forma komunikacji online do zespołu jest rekomendowana szczególnie, kiedy sytuacja jest bardzo trudna. Budujemy wówczas przestrzeń do zadania pytań (np. na czacie) oraz rozwiewamy obawy które pojawiły się u pracowników, którzy zostali w organizacji.

W tym procesie ogromną rolę odgrywają liderzy. Dlatego poproś ich aby w trakcie rozmów 1:1 zapytali się czy przekazana decyzja jest zrozumiała oraz jakie emocje wywołuje. Jako odpowiedzialny lider, zawsze dbaj o otwartość i dbaj o wyjaśnienie wątpliwości.

5. Dokumentacja oraz przekazanie obowiązków

Nie zawsze żegnamy się z pracownikiem z dnia na dzień. Pamiętaj, żeby dobrze wykorzystać pozostały czas współpracy na uzupełnienie dokumentacji oraz przekazanie obowiązków. Warto to wziąć pod uwagę, gdyż pomimo dobrze rozwiniętych usług kurierskich i możliwości przesyłania dokumentów podpisanych online, proces ten może nam się znacznie wydłużyć.
Jeśli chodzi natomiast o przekazanie obowiązków, to zaproponuj pracownikom spotkanie online w celu omówienia wszystkich zagadnień. Możesz również udostępnić wcześniej przygotowany wzór dokumentu według którego pracownik może samodzielnie przygotować tematy, które chciałby przekazać. Taką listę powinien mailowo otrzymać również zespół, żeby móc zmitygować ewentualne ryzyko zaniedbania części zadań.

6. Exit Interview

Nawet w czasie kryzysu nie zapominaj o Exit Interview. To nadal jest moment, żeby zebrać informację zwrotną nt. organizacji. Jeżeli zadbamy znowu o komfortowe warunki (nawet przy użyciu rozmowy na Skype, Zoom czy Google Hangouts), stosując podobne zasady jak w przypadku przekazywania informacji o rozstaniu, możemy uzyskać ważny feedback na temat funkcjonowania firmy.

7. Pożegnanie i drobne gesty

Pracownik wychodzący z organizacji, to nadal nasza wizytówka. Od nas zależy czy będzie ambasadorem naszej marki, czy wręcz przeciwnie. Pamiętajmy, że często poza formalnymi relacjami zawodowymi, pracownicy zawierają przyjaźnie, które później mogą być kontynuowane również poza miejscem pracy. Dobrze stworzyć bezpieczną przestrzeń do pożegnania się w firmie.

W Bee Talents praktykujemy spotkania ostatniego dnia pracy, na które przychodzą wszystkie osoby obecne w biurze. W jego trakcie jeszcze raz dziękujemy współpracownikowi za jego wkład w organizację i życzymy powodzenia w dalszym rozwoju zawodowym. Zazwyczaj również osoba taka otrzymuje spersonalizowany prezent offboardingowy. Nie mając ostatnio takiej możliwość, zorganizowaliśmy spotkanie online na Zoom.us, który umożliwia zobaczenie większej ilości osób biorących w nim udział, a każda osoba przygotowała, krótką kartkę z tekstem “za co Ci dziękujemy”, którą w odpowiednim momencie wszyscy podnieśli do kamery. Efekt? WOW jak zwykle! 🙂 Co z prezentem? Nic prostszego: prezenty zamówiliśmy z dostawą do paczkomatów, a o przekazanie pod właściwy adres poprosiliśmy naszego niezawodnego AskHenry’ego!

Mam nadzieję, że mój artykuł chociaż w części przyczyni się do tego, żeby poprawić jakość tego jak żegnamy się ze swoimi pracownikami. Mówi się, że miarą dobrej kultury osobistej nie jest to jak ktoś zaczyna, ale raczej to jak kończy. Podobnie jest z kulturą organizacyjną. Motto Ton’ego Heish “Your culture is your brand” obowiązuje zawsze. Nawet w czasach kryzysu.

–

Autorki:

Aleksandra Pszczoła

Założycielka i CEO Bee Talents. W branży tech działa od 2010 roku, gdzie przeszła drogę od budowania aplikacji mobilnej, do stworzenia firmy rekrutacyjno-consultingowej. Na co dzień, razem ze swoim zespołem, znajduje najlepsze talenty dla firm z branży IT w Polsce i za granicą, szkoli rekruterów oraz pokazuje swoim klientom jak dbałość o kulturę organizacyjną wspiera realizację ich celów biznesowych. Prelegentka na wydarzeniach takich jak m.in.: Kongres Profesjonalistów HR, Warszawskie Dni Rekrutacji czy HR Camp, a także autorka artykułów poświęconych rekrutacji i employer brandingowi. “Szef HR” w roku 2014. Wydawca polskiego przekładu książki “Powerful” Patty McCord. W 2019 roku Bee Talents otrzymało wyróżnienie, w konkursie Poznańskiego Lidera Przedsiębiorczości, a Ola została wyróżniona w raporcie Strong Woman in IT stworzonym przez Come Creations Group. W październiku 2019 Bee Talents zostało wyróżnione w kategorii najbardziej innowacyjna agencja w konkursie Linkedin Talent Awards.

Dorota Goraj

Office & HR Specialist Bee Talents. W codziennej pracy wspiera budowanie procesów wewnętrznych, takich jak onboarding, offboarding, employer branding, a także kultury organizacyjnej firmy. Ponadto, czuwa nad efektywnym funkcjonowaniem biura, wierząc że wewnętrzne działy HR mogą być równorzędnym partnerem biznesowym dla organizacji!