Bartłomiej Szewczykowski (Lime Access): Firmy niedziałające procesowo mają problem z digitalizacją

Waszym głównym produktem jest aplikacja LimeBook – czym dokładnie ona jest?

Przeznaczeniem naszej aplikacji i głównym zadaniem zespołu jest wspieranie klientów w ich codziennych zadaniach operacyjnych. Koncentrujemy się na procesach związanych z ruchem gości i kontrahentów, informowaniem ich o zagrożeniach i szkoleniem BHP, przygotowywaniem pozwoleń na pracę i ocen ryzyka. A także z raportowaniem zdarzeń związanych z bezpieczeństwem. Od tego roku obsługujemy także procesy logistyczne.

W jaki sposób powstawał LimeBook?

Aplikacja LimeBook powstaje w bardzo organiczny sposób. Naszym założeniem jest prostota interfejsu, elastyczność w dostosowaniu do potrzeb klienta oraz najważniejsza zasada: dostarczanie naszym klientom realnej wartości. Tą wartością dla niektórych firm jest porządek, jaki wprowadzamy w procesy. Dla innych oszczędność zasobów i czasu, bezpieczeństwo prawne lub dostęp do danych ułatwiający wydajne zarządzanie. Wspólnym mianownikiem jest kultura organizacyjna, którą wspólnie z naszymi klientami staramy się przenieść na wyższy poziom.

Impulsem do powstania LimeBook była bardzo prosta konstatacja: szkolenia BHP są nudne, nieefektywne i trudne do przyswojenia, w jakiej formie funkcjonują w zakładach produkcyjnych, jednocześnie są potrzebne. Pierwsza odsłona LimeBook szkoliła kontrahentów w oparciu o zasady gamifikacji i generowała listę ewakuacyjną. Kolejne odsłony pozwalały na obieg dokumentów, tworzenie raportów i obsługę logistyki. Dzisiaj kompleksowo obsługujemy największe globalne marki.

LimeBook przetwarza bardzo dużo danych osobowych. Oczywiście Wasza aplikacja wymaga od stron wyrażenia zgody na przetwarzanie danych, ale jak je zabezpiecza?

LimeBook zbiera tylko niezbędne dane osobowe w takiej ilości, w jakiej jest to potrzebne naszym klientom do prawidłowego realizowania procesów. Dane chronimy takimi samymi zabezpieczeniami, jakimi banki chronią nasze oszczędności.

Jak wygląda proces np. automatyzacji rejestracji poprzez LimeBook?

Automatyzacja w dużym stopniu zależy od potrzeb klienta. W pierwszej kolejności staramy się zautomatyzować rutynowe czynności pracowników i podwykonawców. Digitalizacja procesów umożliwia odzyskanie dużej części zasobów i czasu, które nasi klienci wykorzystują w istotny dla siebie sposób. 

Nasz system automatycznego delegowania mikro zadań jest dobrym przykładem automatyzacji. Aplikacja w oparciu o ściśle ustalone reguły wysyła powiadomienia mailowe lub SMS-owe do poszczególnych użytkowników dbając, aby otrzymywali we właściwym czasie tylko te informacje, które są im potrzebne do realizacji procesów.

Aplikacja pozwala też na, chociażby zdalne szkolenia – jak to wygląda?

Zdalne szkolenia, które kontrahenci przechodzą w swoich domach lub biurach przed przyjściem do siedziby klientów, to dobry przykład naszej drugiej, po automatyzacji zasady optymalizacji procesów. W te czynności, które kontrahenci mogą wykonać sami, nie powinny być zaangażowane żadne zasoby klientów. Stąd goście i kontrahenci szkolą się sami. Tj. sami przygotowują część pozwoleń na pracę, sami zarządzają swoimi pracownikami itd. To, razem ze zautomatyzowanym delegowaniem zadań i kontrolą procesów tworzy efektywne narzędzie zwiększające kulturę organizacyjną.

Wasze rozwiązanie zdaje się skierowane przede wszystkim do średnich i dużych firm i to z sektora przemysłowego albo HR-owego, mylę się?

Nasze rozwiązanie jest skierowane do każdej firmy, która chce zoptymalizować procesy. W sprzedaży faktycznie koncentrujemy się na największych polskich i międzynarodowych organizacjach, ale jesteśmy gotowi na współpracę z każdą firmą. Naszymi bezpośrednimi odbiorcami są: służby BHP, działy utrzymania ruchu, HR, IT oraz zarządcy obiektów. 

Jak w ogóle Waszym zdaniem wygląda digitalizacja polskich firm? Według Banku Światowego i PARP nie jest kolorowo i jesteśmy praktycznie na szarym końcu UE.

Duże zainteresowanie naszą aplikacją świadczy o chęci digitalizacji. Z mojego doświadczenia na digitalizację decydują się te firmy, które mają dobrze ułożone procesy. Jest to dla nich naturalny kierunek rozwoju. Firmy niedziałające w ścisły, procesowy sposób mają duże problemy z zarządzaniem zmianą, jaką jest cyfrowa transformacja. Dodatkowo prawo nie daje możliwości prostego dla przeciętnego obywatela podpisywania dokumentów w sposób cyfrowy. To znacząco hamuje cyfryzację.