Change management, czyli zarządzanie zmianą. Jak zadbać o wartości organizacji przy rozwoju struktur z 70 do ponad 150 osób? 

Zarządzanie zmianą – od czego zacząć?

Change management to złożony proces, który wymaga dobrego zaprojektowania i przygotowania. Zanim zabierzemy się za wprowadzenie konkretnych zmian, należy ocenić aktualny stan organizacji, jej dojrzałość oraz stopień gotowości w kontekście dalszych planów rozwojowych. Pozwoli nam to wyznaczyć kluczowe obszary, które szczególnie musimy uwzględnić podczas skalowania przedsiębiorstwa – zarówno te, które wymagają poprawy, jak i te, na których będziemy chcieli opierać  wzrost.

W BinarApps zaczęliśmy od takiej analizy. Przeszliśmy przez wszystkie obszary firmy, jej struktury, procesy, a także strategię, wraz z misją, wizją i wartościami. Powstały prezentacje, diagramy, mapy myśli, arkusze kalkulacyjne oraz inne dokumenty pomagające uporządkować wiedzę o firmie oraz kierunek, w którym zmierza.

Prowadząc analizę, zauważyliśmy, że obszarem wymagającym najwięcej uwagi był dział marketingu, sprzedaży i utrzymania klienta. To kluczowy element naszej organizacji, dlatego dążyliśmy do jego wzmocnienia. Oprócz ustrukturyzowania zespołu, opracowania procesów, przygotowania materiałów, wypracowaliśmy skuteczniejszy model przewidywania przychodów oraz źródeł ich pochodzenia. Jednocześnie wprowadzaliśmy system zarządzania przez cele na podobieństwo OKR-ów.

Skazani na sukces, czyli ogólne zasady zarządzania zmianą

Każda organizacja będzie miała nieco inne potrzeby oraz potencjalne szanse i zagrożenia. Jest jednak kilka aspektów, o które zawsze warto zadbać w procesie zarządzania zmianą.

W punktach poniżej prezentuję działania, którymi kierowaliśmy się w BinarApps, aby dojść tam, gdzie jesteśmy dzisiaj. Pomogły one nam zarówno osiągnąć zamierzone wyniki z niemal aptekarską dokładnością, jak również nie zatracić pierwotnych wartości, w jakich powstawała organizacja.

1. Analiza organizacji i wyznaczenie kluczowych obszarów

Pierwszym i koniecznym elementem w początkowej fazie procesu jest wspomniana już dogłębna analiza organizacji oraz wyznaczenie obszarów, nad którymi będziemy pracować. Bez tego nie mamy nawet najmniejszej szansy na osiągnięcie wymarzonych efektów.

2. Strategia oparta na wiedzy

Jeśli pierwszy etap jest za nami, musimy wypracować odpowiednią strategię działania. W tym momencie ważne jest uświadomienie sobie, że w większości przypadków zmiany, które będziemy wdrażać w organizacji to niekończąca się wypadkowa obejmująca mniejsze i większe przekształcenia.

3. Iteracyjne wprowadzanie zmian

Proces zmian powinien być procesem iteracyjnym. Nie należy wprowadzać zmian gwałtownie, chyba, że mówimy o restrukturyzacji. Zabraknie nam czasu na korektę, gdy któreś z działań okażą się nietrafione oraz, przede wszystkim, nie zdołamy w porę zadbać o pracowników i przygotować ich do zmian.

4. Zarządzanie emocjami

Ludzie z reguły podchodzą do zmian raczej niechętnie, bo wprowadzają one poczucie niepewności, w tym często obawę o przyszłość. Zarządzanie emocjami to prawdopodobnie największe wyzwanie w całym procesie, ale można przez to przejść sprawnie.

Dobrym pomysłem jest realizacja mniejszych projektów, angażowanie ludzi w ich współtworzenie oraz celebrowanie sukcesów. Dzięki takim działaniom przyzwyczaisz zespół do zmian płynnie, pokazując, że  mogą być one jak najbardziej pozytywne. Dodatkowo, zespół nie będzie się czuł pominięty przy tworzeniu wspólnej przyszłości.

5. Efektywna komunikacja i budowanie zaufania

Często wydaje nam się, że pewne rzeczy w firmie są oczywiste i dlatego ich nie komunikujemy lub nie tłumaczymy. Pamiętajmy jednak, że bardzo łatwo jest wpaść w wir pracy i zapomnieć, że ludzie w naszym zespole mogą mieć odmienny punkt widzenia oparty o własne doświadczenia, a często zniekształcony przez strach przed zmianą.Prowadzenie odpowiedniej komunikacji przy użyciu różnych form i kanałów, w sposób doraźny, ale i cykliczny, sprawi, że postrzeganie wspólnego celu będzie podobne. Dodatkowo, działania te pozwolą uzasadnić zmiany oraz zbudować zaufanie wśród pracowników.

6. Rozwój firmy to rozwój pracownika

Wzrost organizacji to nic innego jak szansa dla pracowników na ich rozwój zawodowy i osobisty. Tworzą się nowe role, obowiązki, możliwości na poszerzenie kompetencji czy odpowiedzialności, jak i wyjście ze strefy komfortu.

Kontrolowany rozwój przeciwdziała rotacji pracowników, co szczególnie w branży IT bywa dużym wyzwaniem. W BinarApps często wprowadzamy mniejsze lub większe korekty w naszych działaniach a nasz wskaźnik eNPS (ang. Employee Net Promoter Score – wskaźnik zaangażowania pracowników) stale plasuje się wysoko ponad średnią rynkową (+38 w Q3 2021). Wynika to przede wszystkim z tego, że główny nacisk stawiamy na pracę z drugim człowiekiem tak, aby go przekonać do zmiany, przygotować do niej i pomóc przez nią przejść. Jednocześnie, chcemy sprawić, aby każda osoba w tym procesie stała się lepsza, a jej satysfakcja urosła.

7. Budowanie zespołu

Planując zmiany, upewnij się, że masz do tego odpowiednie zasoby – nie chodzi tutaj jedynie o finanse czy narzędzia. Zadbaj o skompletowanie odpowiednio liczebnego zespołu, którego kompetencje będą się pokrywały z planowanymi działaniami czy obraną ścieżką rozwoju organizacji. Ostatnią rzeczą, jaką chcesz osiągnąć jest przeciążenie pracowników. W pierwszej fazie kładź nacisk na personel i strukturę, w drugiej – na procesy.

8. Identyfikacja ambasadorów zmiany

Kluczowa w zarządzaniu zmianą jest identyfikacja jej ambasadorów, ale także tych osób, którym będzie ona nie na rękę i będą sabotować proces w organizacji. Naturalnie, działania związane z wdrażaniem zmiany zachodzą we współpracy z ambasadorami. Istotne do osiągnięcia sukcesu są autentyczność, zdobywanie zaufania, zaangażowanie, pokazywanie rezultatów i dobra komunikacja. Ambasadorzy nam w tym pomogą.

9. Szeroka perspektywa

Najważniejsze jest to, że absolutnie wszystkie działania i zmiany, których się podejmujemy mają na celu służyć naszemu wspólnemu dobru w długiej perspektywie, zarówno organizacji, klientom, jak i pracownikom. Jeśli nasze założenia są słuszne i prawdziwe i znajdą odzwierciedlenie w naszych działaniach, to przeprowadzenie zmiany w organizacji jest dużo łatwiejsze.

10. Zrównoważony plan

Naszym celem jest zapewnienie stabilnego, ale i dynamicznego wzrostu firmy przy zachowaniu kultury i wartości, takich jak zaufanie czy stawianie człowieka w centrum.

Najprostszym i dość tradycyjnym sposobem mierzenia sukcesu jest spojrzenie na wielkość zespołu, przychodów czy rentowności biznesu oraz na dynamikę wzrostu w każdym z tych obszarów. Takie podejście stosujemy w BinarApps, ale wiem, że podobnie działa wiele sprawnie funkcjonujących organizacji. Natomiast te liczby nie są wystarczające do tego, aby ocenić, czy plan jest zrównoważony, dlatego patrzymy jeszcze na rotację pracowników. Ponadto zbieramy w sposób systematyczny i ustrukturyzowany feedback z wewnątrz firmy poprzez ankiety, rozmowy i spotkania. To pozwala nam lepiej poznać nastroje w firmie, nastawienie i poziom zrozumienia do działań przez nas podejmowanych.

Kiedy jest odpowiedni moment na rozwój biznesu?

Najważniejsza jest nasza wizja tego, jaką organizacją chcemy za jakiś czas być i kierowanie naszych działań w tym kierunku. Moment nie ma tutaj większego znaczenia. Dla większości firm pozostanie na tym samym poziomie będzie wymagało specjalizacji dziedzinowej. W pozostałych przypadkach oznacza to stagnację albo i degradację organizacji. Dla firmy takiej jak nasza, jedyną opcją na rozwój jest zwiększanie skali działalności.

Dynamiczny wzrost, a utrzymanie kultury organizacji

Naturalne jest, że wraz z rozwojem organizacji zachodzą bardzo dynamiczne zmiany, a wtedy utrzymanie pierwotnej kultury może zejść na dalszy plan. Jednak pamiętajmy o tym, że odpowiednio wypracowane wartości definiują zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny wizerunek organizacji. Ponadto dla wielu są motorem do działania.

Ciężko jest dalej mówić o rodzinnej atmosferze w całej firmie, gdy otwieramy kolejne biura w różnych lokalizacjach, a nasze zespoły dojrzewają. Nie znaczy to jednak, że nie możemy utrzymać tego klimatu w poszczególnych działach, a organizacja nie może dalej rosnąć w parze ze swoimi kluczowymi wartościami.

Wraz ze wzrostem zawsze delikatnie będzie się  zmieniała kultura. Warto dbać jednak, aby kluczowe cechy, takie jak budowanie zaufania czy też stawianie człowieka na pierwszym miejscu, składające się na tę kulturę, pozostały stałe.

Podsumowanie

Praca nad rozwojem przedsiębiorstwa to składowa wielu czynników, z których każdy z nich jest równie ważny dla osiągnięcia zamierzonych efektów. Gdy naszym celem jest dynamiczny, ale i stabilny rozwój, rozumiany jako wzrost organizacji przy jednoczesnym zachowaniu pierwotnego DNA, to musimy być gotowi na dołożenie wszelkich starań, aby efektywnie zarządzać zmianą.

W BinarApps wartości są czymś, co kilka lat temu pozwoliło firmie na dobry start. Dobrze wypracowana strategia wzrostu pozwoliła połączyć kluczowe cechy organizacji z jej rozwojem. Na koniec dnia każdy biznes ma za zadanie tworzyć wartość dodaną dla pracowników, społeczeństwa, jak i właścicieli i tutaj staramy się zachować złoty środek.

Autor:

Tomasz Cichowicz, dyrektor zarządzający w BinarApps