Na czym polega ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa?

Tajemnica przedsiębiorstwa – wyjaśnienie pojęcia

Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa należy do kategorii czynów nieuczciwej konkurencji. Zawsze trzeba mieć na uwadze, że taka tajemnica może zostać ujawniona, przekazana, albo wykorzystana wbrew obowiązkowi nałożonemu na podmioty, które mają do niej dostęp. Polskie prawo przewiduje ochronę dla przedsiębiorców w przypadku naruszenia lub zagrożenia ich interesu. Ustawodawca ustalił, że czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie, wykorzystanie, a także nabycie od osoby nieuprawnionej cudzych informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tj. z dnia 13 maja 2022 r. Dz.U. z 2022 r. poz. 1233).

Legalna definicja tajemnicy przedsiębiorstwa

Z kolei według artykułu 11 ust. 2 wyżej wspomnianej ustawy, tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Przeczytaj również 👉 Monitoring pracownika a ochrona prywatności. Kiedy można nadzorować pracowników?

Z praktycznej perspektywy bez znaczenia jest wyodrębnienie informacji technologicznych, technicznych oraz organizacyjnych. To jedynie wskazówka od ustawodawcy, a sam zakres przedmiotowy tajemnicy przedsiębiorstwa jest nieograniczony. Zgodnie z ustawą, katalog informacji, które można uznać za tajemnicę jest otwarty. W związku z tym tego typu dane mogą mieć różny charakter, np. handlowy. Wszystkie informacje mogą bowiem zostać uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa – pod warunkiem, że mają jakąś wartość gospodarczą.

Informację można traktować jako tajemnicę przedsiębiorstwa, jeśli dojdzie do spełnienia jednocześnie trzech przesłanek:

1. Warunek niejawności informacji w sferze publicznej;
2. Warunek posiadania przez informację wartości gospodarczej;
3. Warunek podjęcia przez podmiot, do którego informacja należy, czynności mających na celu zachowanie poufności owej informacji.

W orzecznictwie sądów powszechnych znajdziemy wiele przykładów tajemnic przedsiębiorstwa. Będą to np. cenniki, listy klientów, informacje o zgłaszanych reklamacjach i wadliwościach produktów, ceny transakcji, plany sprzedaży, receptury i metody produkcji, dane stałych dostawców, know-how, sposób organizacji pracy, czy wynalazki przed opatentowaniem.

Trzeba przy tym zwrócić uwagę, że takie dane nie stają się tajemnicą przedsiębiorstwa automatycznie. To przedsiębiorca nadaje im takie znaczenie.

Ponadto objęcie danej informacji ochroną da efekt wyłącznie wtedy, gdy jest to informacja w jakiś sposób znacząca, istotna. Nie będzie więc uzasadnione traktowanie jako tajemnicy przedsiębiorstwa wszelkich informacji przetwarzanych w firmie, czy definiowanie jej jako szeroki, niesprecyzowany zbiór konkretnego rodzaju informacji. Ujęcie tajemnicy nie może być ogólnikowe – nie można podać np. że dane chronione obejmują całokształt informacji finansowych, handlowych i organizacyjnych.

Różnice między tajemnicą przedsiębiorstwa a tajemnicą służbową

Tajemnica przedsiębiorstwa nie jest tym samym co tajemnica służbowa. To drugie pojęcie jest aktualnie używane potocznie i stanowi informację, którą pracownik otrzymał w związku z pełnieniem swoich obowiązków służbowych, a ujawnienie tej informacji może narazić na szkodę interes przedsiębiorstwa. Trzeba zaznaczyć, że czynienie przez byłego pracownika użytku z nabytej w pracy wiedzy i doświadczenia jest z reguły dozwolone. Z tego względu przedsiębiorca musi szczegółowo określić, jakie informacje nie mogą być przez niego dalej wykorzystywane.

Przedsiębiorca powinien wskazać w sposób jednoznaczny, że jakieś informacje są tajemnicą oraz zastrzec obowiązek zachowania ich w poufności. Jeśli dojdzie do ewentualnego sporu sądowego, to jedynie podjęcie właśnie takich działań będzie stanowić o staranności przedsiębiorcy oraz stanie się dowodem na jego chęć utrzymania tajemnicy.

W jednej ze spraw procesowych sąd uznał, że ocena faktu przejęcia klientów przez byłego pracownika w wyniku przejścia handlowców od pracodawcy nie musi być równoznaczna z naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa. Według Sądu znajomość zapotrzebowania transportowego i realizowanych tras przewozów to wynik zdobytego przez pracownika doświadczenia. Ten przykład idealnie pokazuje, że w celu zabezpieczenia określonych informacji przez przedsiębiorcę będącego pracodawcą, musi on zadbać o ochronę informacji np. dotyczących bazy klientów i zdefiniować je jako tajemnicę przedsiębiorstwa oraz podjąć konkretne czynności w celu ich zabezpieczenia (za: wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 22 marca 2017 r., sygn. I ACa 1164/16).

Kiedy następuje koniec ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa?

Każdy przedsiębiorca ma wpływ na spełnienie dwóch z trzech obowiązkowych przesłanek: podjęcie działań w celu zapewnienia poufności informacji i dokonania oceny, czy informacja jest istotna ze względów ekonomicznych. Zdecydowanie najmniejszy wpływ ma z kolei na zapewnienie poufności informacji. Przedsiębiorcy muszą być świadomi, że nie mogą w każdym momencie zdecydować o nadaniu informacji poufnego charakteru.

Udostępnienie informacji uniemożliwia późniejsze uznanie jej za poufną oraz wyłącza przyznanie ochrony przedsiębiorcy. Nie może być to więc informacja powszechnie znana czy łatwo dostępna. Informację uznaje się za łatwo dostępną, jeśli osoba zainteresowana może uzyskać ją w zwykłej, dozwolonej drodze.

I tak we wspomnianym wcześniej sporze sądowym uznano, że dane teleadresowe oraz osoby kontaktowe klientów są powszechnie dostępne, gdyż pojawiają się razem ze zgłoszeniem kontaktu na ogólnodostępnej giełdzie transportu dla grupy przedsiębiorców spedycyjnych.

Jak skutecznie chronić tajemnicę w przedsiębiorstwie?

Istnieje wiele skutecznych działań, które pozwalają chronić tajemnicę przedsiębiorstwa. Przede wszystkim powinny być to czynności zaplanowane i uporządkowane.

Oczywiście najważniejsze z nich to zdecydowane kroki o charakterze prawnym, czyli opracowanie właściwych aktów wewnętrznych. Trzeba przygotować procedury, które wskażą sposób obejmowania informacji klauzulą poufności i opiszą kontrolę przestrzegania poufności. Należy określić również skutki (konsekwencje) naruszenia tajemnicy przez pracownika. W regulaminie wewnętrznym nie powinno zabraknąć też szczegółowego określenia podjęcia konkretnych czynności technicznych. W wyniku tego przedsiębiorca będzie jednocześnie w posiadaniu opracowanego planu ochrony informacji poufnych.

Przeczytaj również 👉 Ktoś ukradł Twoje dane w sieci? Oto, co możesz zrobić

Kolejny krok to sporządzenie wzorów oświadczeń i umów dla pracowników w kwestii obowiązku zachowania poufności. Na tym etapie można ustalić, które informacje zostaną uznane za tajemnice przedsiębiorstwa. Później powinniśmy podjąć działania organizacyjne, czyli wyznaczenie osób odpowiadających za wdrożenie ochrony oraz regularną kontrolę przestrzegania regulaminu, przekazanie pracownikom informacji o poufności danych, a także realizację szkoleń wewnętrznych w tym zakresie.

Równie ważne są tutaj specjalistyczne czynności techniczne, takie jak np. ograniczenie w systemach informatycznych dostępu do informacji poufnych, nadając kody dostępu lub uprawnienia konkretnym osobom.

Wnioski

Każdego dnia przedsiębiorstwa są narażone na ryzyko ujawnienia informacji kluczowych dla ich funkcjonowania i utrzymania pozycji rynkowej. W tym kontekście warto pamiętać, że ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa rzutuje również bezpośrednio na takie aspekty, jak ochrona marki – wszak przedsiębiorstwo narażone na straty może ponieść znaczące rynkowe konsekwencje. Jedyną drogą do zmniejszenia lub wyeliminowania tych zagrożeń jest podjęcie odpowiednich kroków prawnych i technicznych. Jak można wywnioskować z poprzednich akapitów, wiele zależy od czynności podjętych przez samego przedsiębiorcę.

W celu zapewnienia efektywnej ochrony tajemnic przedsiębiorstwa warto wprowadzić rozwiązania o kompleksowym charakterze – wdrożyć szczegółowe procedury i na bieżąco dbać o podtrzymanie ich skuteczności, np. z pomocą doświadczonej kancelarii prawnej.