Chief of Staff – prawa ręka lidera w organizacji. Czym się zajmuje?

Zazwyczaj pracuje za kulisami, pośredniczy w sporach i rozwiązuje problemy, zanim zostaną one przekazane dyrektorowi. Często działa jako powiernik i doradca CEO. Pomaga także swojemu szefowi w przemyśleniu i ustalaniu zasad – oraz upewnianiu się, że są one wdrażane. Przewiduje problemy i jest szczególnie wyczulony na kwestie wymagające dyplomacji. Funkcjonuje jako dodatkowe oczy i uszy, wskazując niedociągnięcia, których jego szef może nie dostrzec.

Kilka cech dobrego Chief of Staff

• pokora, dojrzałość i wrażliwość sytuacyjna;
• dobrze rozwinięte umiejętności zarządzania projektami,
• bycie zorganizowanym i zdyscyplinowanym,
• zwracanie uwagi na szczegóły i wytrwałe śledzenie sprawy, aby zapewnić właściwe wyniki;
• wiedza biznesowa: rozumienie rynku, konkurentów i technologii oraz tego, co jest wymagane do trwałych wyników;
• umiejętność rozpoznania, które relacje są najważniejsze dla powodzenia projektu lidera, aby pomóc w ich wzmocnieniu;
• umiejętności komunikacyjne – CoS musi pomóc udoskonalić przekaz lidera i sprawić, że zostanie on zrozumiany przez właściwych odbiorców.

Nie pomyl Chief of Staff z asystentem ani HR managerem

Rola CoS zdecydowanie różni się od roli asystenta CEO. Szef personelu pracuje autonomicznie, czyli sam w większej mierze decyduje o swoich obowiązkach. Nie zajmuje się rutynową korespondencją i nie zarządza codziennym harmonogramem lidera. Poza tym powinien być pełnoprawnym członkiem zespołu kierowniczego wyższego szczebla.

Skąd się wziął CoS?

CoS wywodzi się ze struktur wojskowych i politycznych. W tych dwóch przypadkach mówimy o szefie sztabu (korporacje i startupy nie tłumaczą raczej na polski nazwy CoS). Szef sztabu to przywódca złożonej organizacji, takiej jak siły zbrojne, instytucja lub główny adiutant ważnej osoby, np. prezydenta; starszy oficer wojskowy.

Szef sztabu Białego Domu jest szefem Biura Wykonawczego Prezydenta Stanów Zjednoczonych i zajmuje stanowisko gabinetowe w rządzie federalnym Stanów Zjednoczonych. Chociaż nie jest to prawnie wymagana rola, wszyscy prezydenci od czasu Richarda Nixona wyznaczają szefa sztabu. Szef sztabu jest najwyższym rangą politycznie mianowanym członkiem Białego Domu. Stanowisko to jest powszechnie uznawane za bardzo wpływowe. W administracji Joe Bidena obecnym szefem sztabu jest Ron Klain.

Rola CoS nie jest niczym nowym i sięga nawet starożytności.  Zach Bankston*, autor biografii Cycerona, napisał w swojej książce, że ów rzymski polityk i mówca, posługiwał się niewolnikiem o imieniu Tyron, który służył mu jako sekretarz (redaktor jego dzieł), mentor, powiernik, nadzorca finansowy i strateg polityczny.

Z kolei Andrew Roberts, autor Napoleon: A Life opisuje kluczową rolę, jaką Louis-Alexandre Berthier odegrał, pomagając Napoleonowi u szczytu władzy. Można wywnioskować, że Berthier pełnił funkcję CoS. Natomiast historycy Ron Chernow i Joseph Ellis opisali podobną do CoS rolę, jaką Alexander Hamilton odegrał dla George’a Washingtona.

Tych ludzi nie należy mylić z osobistymi sekretarzami, których również miał każdy przywódca. Byli raczej bliskimi doradcami, którzy zajmowali się najdelikatniejszymi sprawami strategicznymi i stali się zaufanymi powiernikami.

Posłuchaj podcastu:

Z wojska do korporacji i startupów

Od pewnego czasu stanowisko CoS stało się bardziej popularne w korporacjach. Według Tylera Parrisa, autora książki Chief of Staff: The Strategic Partner Who Will Revolutionize Your Organization, szefami sztabu w USA w 2015 r. w niemilitarnych organizacjach pozarządowych (głównie w dużych firmach) było 68 000 osób.

Parris potwierdził, że połowa firm korzysta z modelu rotacyjnego, w którym CoS pracują zwykle dwa lata, a następnie przechodzą do pracy liniowej. Ale są również firmy, które nie stosują modelu rotacyjnego, a szefowie sztabu pozostają na swoim stanowisku przez pięć lat lub dłużej.

Polskie startupy, które zatrudniają Chief of Staff to m.in.: Zowie, Packhelp, Netguru, REDD Group czy Booksy.

CoS – praca na dłużej?

Zazwyczaj CoS to nie rola długoterminowa (choć ostatecznie zależy to od organizacji i jej potrzeb). W USA na tym stanowisku jedna osoba spędza średnio od dwóch do czterech lat, a potem szuka pracy (lub jest awansowana na inne lub wyższe stanowisko. Po zakończeniu kariery, byli CoS często zostają: chief learning officer, the head of talent acquisition/planning and leadership development, senior manager w  dziale wynagrodzeń. Mogą również objąć stanowisko kierownicze w dziale planowania finansowego, wyższe stanowiska marketingowe lub operacyjne (dyrektor operacyjny).

Czy każda firma potrzebuje Chief of staff?

Na pewno nie każdy dyrektor potrzebuje CoS, a rola ta nie będzie odpowiednia dla każdej organizacji. Liza Wright pełniła funkcję dyrektora personelu prezydenckiego w Białym Domu podczas prezydentury George’a W. Busha, a później współtworzyła firmę specjalizującą się w poszukiwaniu kandydatów na trudne do obsadzenia stanowiska (w tym CoS). Wright szuka trzech oznak, że CEO skorzystałby na doradztwie CoS: niska produktywność, słaby przepływ informacji, który skutkuje powolnym podejmowaniem decyzji i zbyt dużo czasu poświęcanego na powtórne analizowanie czynności i procesów już zakończonych. Więc jeśli lider doświadcza niezadowolenia w tych obszarach, to zatrudnienie CoS może być najlepszym rozwiązaniem.

A czym zajmuje się polski Chief of Staff? Opowiedzieli nam pracownicy pełniący tę funkcję w Inovo, Allegro, REDD Group i Packhelp.

Maciej Kensicki – Chief of Staff w Inovo

Czym się zajmuję? Często słyszę to pytanie i szczera odpowiedź jest taka, że co tydzień zajmuję się bardzo różnymi tematami. CoS to rola dla proaktywnych generalistów – jak widzisz, że w firmie jest jakaś potrzeba, to przejmujesz temat i go ogarniasz, przynajmniej do momentu, aż ktoś inny go nie weźmie. Także to od Ciebie mocno zależy, co będziesz robić.

Jeśli chodzi o mnie, to w Inovo zajmuję się głównie strategicznymi projektami, pilnowaniem tego, że skupiamy się na naszych priorytetach, optymalizowaniem procesów, wsparciem rekrutacji, generalnie identyfikacją i przeciwdziałaniem „pożarom”. Staram się też być dostępny dla każdego członka zespołu, żeby wiedzieć, co się dzieje w firmie i w razie czego być w stanie pomóc/zareagować. Koniec końców jesteśmy funduszem VC, więc szukam też fajnych startupów, zwłaszcza działających w greentechu.

Dla każdego CoS najważniejszą umiejętnością jest zbudowanie relacji pomiędzy Tobą a CEO. Jeśli masz jej/jego zaufanie to możesz wykonywać swoją robotę, jeśli nie – szukałbym nowego zajęcia. Twój szef musi wiedzieć, że jeśli zadzwoni z jakimś tematem, to od razu dostanie aktualny status, a jeśli o coś poprosi, to może traktować to jako załatwione. Najlepiej jeśli nawet nie musi dzwonić, bo tematy dzięki Tobie „dzieją się same”.

Aleksandra Sroka-Krzyżak – Strategy Director, Chief of Staff w Allegro

Allegro jest bardzo dynamicznie rosnącą organizacją. Tylko w 2021r. zatrudniliśmy ponad 1500 osób, a dzięki połączeniu z czeską Grupą Mall staliśmy się największą platformą e-commerce pochodząca z Europy. Taka skala działania wymaga przykładania dużej uwagi do efektywnego ustalania priorytetów, a także zarządzania procesami tak, aby jak najlepiej wspierały one dalszy wzrost organizacji i jednocześnie dbały o jej efektywność.

W Allegro funkcja Chief of Staff, która mam przyjemność pełnić, oparta jest o bardzo bliską współpracę z CEO, który podejmuje kluczowe decyzje mające wpływ na rozwój firmy. Moim zadaniem jest wspieranie go w skutecznym wprowadzaniu ich w życie, poprzez eliminowanie wszelkich przeszkód i usprawnianie procesów, tak aby nie opóźniały one naszych działań. Bardzo pomaga mi w tym to, że połączona jest ona z szefowaniem obszaru strategii, co daje mi szeroki wgląd w to, jak pewne rzeczy u nas funkcjonują i pozwala bezpośrednio implementować podjęte decyzje w przyjęte strategie i kierunki działania.

Chief of Staff łączy ze sobą procesy z wielu różnych obszarów, dlatego trudno jest wskazać jedną, najbardziej przydatną umiejętność.

Z pewnością niezbędny jest bardzo rozbudowany multitasking, ponieważ większość tematów wymagających uwagi CEO przechodzi przez moje ręce. Dodatkowo przyda się umiejętność trafnego priorytetyzowania, gdyż nieustannie muszę wybierać, co aktualnie jest dla nas ważniejsze, podnoszenie efektywności obszarów już zbudowanych, czy też rozwijanie tych zupełnie nowych. Bardzo pomocne jest również moje wieloletnie doświadczenie w consultingu, pomagające mi unikać niektórych problemów, które widziałam w innych organizacjach.

Paulina Ogrodzka – Chief of Staff & HR w REDD Group

Szybko rozwijająca się firma jest jak Formula 1, pędząc za kierownica nie jesteś w stanie kontrolować wszystkiego. Szczególnie jeśli firma, jak REDD, rozwija się tak szybko i w takim tempie rozbudowuje się zespół. Chief of Staff pomaga zarządowi budować strategie, stawiać cele i analizować wyniki.

Tworzę wewnętrzną kulturę organizacji, która ma inspirować do osiągania najlepszych wyników. To niezwykle ważne, tym bardziej że od lat współpracujemy z zaufanym zespołem, a w ostatnich miesiącach pojawiają się kolejni członkowie REDD. We wszystkim, co robimy w REDD, staramy się szukać szans dla siebie i ludzi, którzy z nami pracują.

Buduję i wdrażam strategie pomagające zarządzać zasobami. Współtworzę cele pracowników, które wpływają na skalowanie naszego biznesu. Dodatkowo doskonale znając cele i plany firmy, wspieram managerów w poszukiwaniu talentów do ich zespołów.

Najważniejsze cechy? Aby realizować cele REDD Group muszę mieć umiejętności mierzenia i analizowania HR-owej strony biznesu. Muszę świetnie komunikować się ze wszystkimi liderami, a przede wszystkim muszę mieć zaufanie zarządu. Tylko dzięki temu mogę doradzać na wszystkich poziomach organizacji. Wspierając realizację celów jestem skoncentrowana na ludziach. Zespół to nasz ogromny kapitał.

Janos Toth – Chief of Staff w Packhelp

Chief of Staff w Packhelp pełni strategiczną role, odpowiadając za przekształcenie startupu w dojrzały scaleup. Długoterminowy sukces firmy zależy od tego, jak sprawnie i efektywnie będzie wychodzić z nowymi pomysłami i wcielać je w życie.

Moje najważniejsze obowiązki dotyczą projektów, których celem jest stworzenie lepiej funkcjonującej organizacji i usprawnienia jej operacji, dzięki transparentności, jasno określonej odpowiedzialności i dbaniu, by każdy członek zespołu znał wizję oraz cele strategiczne i przekładał to na swoją pracę. Zakres moich obowiązków obejmuje więc unowocześnianie i zmiany w podejściu do zarządzania, tworzenie organizacji opartej o efektywne i zwinne procesy, a także zarządzanie partnerstwami strategicznymi i ścisłą pracę z zespołem zarządzającym. Można powiedzieć, że Chief of Staff osiąga prawdziwy sukces wtedy, gdy przestaje być potrzebny

Największe wyzwanie w pracy Chief of Staff to godzenie ze sobą konfliktujących interesów i znajdowanie płaszczyzny porozumienia lub właściwej drogi, która pomoże wszystkim, ale wymaga kompromisów i ustępstw. Usprawnianie pracy i wprowadzanie nowych metod oraz procesów nie może przeczyć kulturze firmy, ani zakłócać procesów, które działają. W konsekwencji muszę brać pod uwagę w swojej pracy całą masę czynników, często nieoczywistych i pozornie nieistotnych.

Najważniejsze umiejętności to otwartość na feedback i dobra organizacja zadań. Dzięki nim jestem w stanie pomóc zespołowi zarządzającemu Packhelp w ustalaniu priorytetów i podejmowaniu decyzji. Kluczowa jest również empatia, dzięki której podejmowane inicjatywy i kierunki rozwoju są w zgodzie z kulturą organizacyjną startupu.

Artur Kończyński – Chief of Staff w Netguru

Chief of Staff jest częścią zespołu zarządzającego (Core Team) Netguru. Pełni rolę zaufanego doradcy CEO a jego podstawową rolą jest zwiększenie efektywności pracy CEO. CoS podejmuje zadania, które ze względu na swoją specyfikę naturalnie leżą w obszarze silnego zainteresowania lub odpowiedzialności CEO. Są to projekty strategiczne z punktu widzenia organizacji, projekty, które wymagają synchronizacji pomiędzy wieloma działami lub po prostu istotne biznesowo zadania, które nie mają jednoznacznego właściciela i typowo zająłby się nimi CEO.

Najlepszym przykładem jest prowadzenie procesu planowania i realizacji OKRów, które wykorzystujemy w Netguru do realizacji celów strategicznych. CoS jest odpowiedzialny za rytm organizacyjny związany z ich przygotowaniem i śledzeniem, przegląda i porządkuje propozycje OKRów i wyławia inicjatywy strategiczne, które pojawiają się zarówno w trakcie spotkań i dyskusji Core Team jak i mid-managementu. Wykorzystując OKR jako narzędzie CoS dba o to, żeby poszczególne działy firmy były zsynchronizowane ze sobą i wspólnie realizowały duże cele strategiczne.

CoS odciąża CEO moderując też cykliczne spotkania Core Team Netguru, upewniając się, że przynoszą one wartość organizacji, zakończone są konkretnymi akcjami spójnymi ze strategią firmy oraz że pojawiające się akcje są dalej realizowane.

W Netguru CoS odpowiada również za obszar danych biznesowych dbając o to, żebyśmy na ich podstawie podejmowali najlepsze możliwe decyzje. Jest odpowiedzialny za dobrą widoczność i aktualność kluczowych wskaźników (KPIs) w organizacji. Z poziomu Core Team koordynuje prace wewnętrznego zespołu rozwijającego centralne repozytorium danych (w naszym przypadku aktualnie tę rolę pełni Salesforce), a jego zadaniem jest rozwijanie stabilnego, spójnego i szeroko dostępnego ekosystemu danych.

CoS to stanowisko liderskie, które wymaga naturalnej zdolności do przyjmowania właścicielstwa nowych tematów. Aby być partnerem w dyskusji dla CEO i Core Team powinieneś mieć szerokie doświadczenie biznesowe, które umożliwi Ci na bieżące podejmowanie decyzji lub przygotowywanie rekomendacji, które realnie odciążą zespół zarządzający firmą. Kluczowa jest też umiejętność bardzo szybkiego uczenia się nowych rzeczy – charakterystyka roli sprawia, że pojawiające zadania są bardzo różnorodne. A ich różnorodność rośnie wraz z powiększaniem się organizacji. Nie bez znaczenia jest też umiejętność analizy i syntezy pozwalającej na strukturyzowanie zadań i nadawanie im priorytetów – dotyczy to zarówno zadań własnych jak celów stawianych organizacji w postaci OKR.

Najtrudniejszym elementem na tym stanowisku jest jego nazwa (uśmiech).  To stosunkowo świeża rola w biznesie. Nazwa niewiele mówi – kojarzy się raczej z serialami o Białym Domu. Czasem kojarzy się też z rolą Executive Assistant, którą zdecydowanie nie jest. Wymaga więc, szczególnie na początku, szerokiej i ciągłej komunikacji zakresu zadań i odpowiedzialności w ramach organizacji.

*Wspomniane książki i przykłady pochodzą z artykułu The Case for a Chief of Staff w Harvard Business Review.

Może zainteresuje Cię również:

Czy można być jednocześnie wartime i peacetime CEO?

Founderze! Co chcą wiedzieć o tobie fundusze, zanim zdecydują się zainwestować?

W jakim wieku powinieneś założyć startup, aby mieć szansę na sukces? Zapytaliśmy przedstawicieli funduszy VC