Czy Twój biznes może skorzystać z łączenia ulg IP Box i B+R?

W 2022 roku przedsiębiorcy zostali wyposażeni w dodatkowe instrumenty wspierające innowacyjność. Jednym z nich jest możliwość łączenia ulgi B+R z ulgą IP Box. Dotychczas, zdaniem organów podatkowych, nie było możliwe stosowanie obu tych instytucji do tego samego dochodu. Do tej kwestii odnoszą się również Objaśnienia Ministra Finansów z 15 lipca 2019 roku dotyczące preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP Box, które wskazywały, iż podatnik nie może równocześnie stosować ulgi B+R oraz 5% opodatkowania CIT/PIT w stosunku do jednego dochodu. Wobec tego podatnik mógł wybrać, czy stosować wyłącznie ulgę B+R, czy też stosować wyłącznie opodatkowanie kwalifikowanych dochodów stawką 5% CIT/PIT, czy też skorzystać zarówno z ulgi B+R i IP Box, ale w stosunku do innych dochodów, co było zasadniczo możliwe wyłącznie dla firm, które osiągały dochody również z innych źródeł niż kwalifikujące się do opodatkowania IP Box.

Niezależnie od powyższego, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, koszty rozpoznawane w ramach ulgi B+R wpływały na kalkulację dochodu z kwalifikowanego IP preferencyjną stawką 5% oraz były brane pod uwagę dla kalkulacji współczynnika NEXUS. Powyższe zasady, pomimo zmiany przepisów, nie uległy zmianie.

Ulga B+R i IP Box w telegraficznym skrócie

Przypomnijmy jakie są różnice pomiędzy wskazanymi powyżej preferencjami – ulga B+R pozwala na odliczenie od dochodu kwalifikowanych wydatków, poniesionych na działalność badawczo-rozwojową, które zostały uprzednio rozpoznane jako koszty uzyskania przychodów, w szczególności kosztów wynagrodzeń. Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dokonać odliczenia tych kosztów w wysokości 200%, co w uproszczeniu oznacza, że te same wydatki mogą być uwzględnione w rachunku podatkowych trzykrotnie (!). Korzyść ta będzie zasadniczo widoczna u przedsiębiorców zatrudniających programistów na umowę o pracę, umowy B2B nie mogą być bowiem brane pod uwagę przy kalkulacji ulgi B+R. Ulga IP Box natomiast polega na zastosowaniu stawki 5% CIT/PIT do dochodu z kwalifikowanego IP. Takim dochodem może być np. udzielenie licencji lub sprzedaż majątkowych praw autorskich do oprogramowania.

Co właściwie umożliwia łączona ulga?

Na skutek wprowadzonych zmian skorzystanie z obu ulg do tego samego dochodu będzie możliwe, co pozwoli przedsiębiorcom uzyskującym wyłącznie dochody kwalifikujące się do IP Box do odliczenia od podstawy opodatkowania również ulgi B+R. Wciąż jednak podatnicy będą mogli zdecydować, czy będą chcieli skorzystać z obu ulg, czy tylko z jednej z nich. Podatnicy powinni mieć też prawo do korzystania z ulg naprzemiennie, albowiem wciąż będzie to ich prawo, a nie obowiązek.

I jeszcze jedna warta uwagi możliwość: przy spełnieniu odpowiednich kryteriów przedmiotowe ulgi mogą być stosowane także wstecz, tzn. podatnicy mogą ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku za przeszłe lata podatkowe, a nie stosować ulgi wyłącznie na przyszłość. W takim przypadku ważne jest posiadanie przez podatnika odpowiedniej dokumentacji również za lata przeszłe oraz stosowanie zasad rozliczania ulg właściwych dla roku za który dokonywana jest korekta (przykładowo w przeszłości w przypadku ulgi B+R nie było możliwe zakwalifikowanie wynagrodzeń z tytułu umów zlecenia czy dzieło do kosztów kwalifikowanych). Wyzwaniem może być również właściwa kwalifikacja poszczególnych rodzajów kosztów we współczynniku NEXUS, którego ustalenie niezbędne jest do celów skalkulowania kwoty ulgi IP Box (w szczególności istotne wątpliwości dotyczą kosztów umów B2B).

Innowacja. Możesz ją wytwarzać, nawet o tym nie wiedząc

W naszej praktyce spotkaliśmy się z sytuacją, gdy właściciel polskiego software house uważał, że jego działalność nie kwalifikuje się do ulgi B+R. Okazało się jednak, że się mylił: – Od dłuższego czasu myśleliśmy o wprowadzeniu w naszej firmie ulg na innowacyjność, jednak nie wiedzieliśmy jak się do tego zabrać, a biuro księgowe, z którym współpracujemy, z racji braku praktycznego doświadczenia, nie mogło nam pomóc w tym zakresie. Nie wiedzieliśmy, czy realizowane przez nas projekty mogą zostać uznane za prace R&D i w jaki sposób mamy to stwierdzić. Teoretycznie nie robiliśmy nic nadzwyczajnego (standardowe programowanie na zlecenie klientów), ale koledzy po fachu podpowiadali nam, że tak naprawdę wystarczające jest, aby nasza praca wiązała się z wprowadzeniem innowacyjnych rozwiązań u klientów. Mieliśmy pewne obawy przy składaniu wniosków o zwrot nadpłaty za ubiegłe lata, jednak z pomocą doradcy podatkowego z powodzeniem przeszliśmy przez czynności sprawdzające i otrzymaliśmy wnioskowane kwoty.

W innej sytuacji startup rozwijający rozwiązania informatyczne dla sektora finansowego, także początkowo nie widział w swojej działalności takiego potencjału. Ich działalność obejmuje analizę funkcjonalności aplikacji bankowych u klientów oraz ich rozbudowę poprzez dodanie nowych funkcjonalności. Byli przekonani, że ich działalność nie kwalifikuje się do IP Box, jednak po szczegółowym przeanalizowaniu realizowanych przez nich projektów okazało się, że byli w błędzie. Jak powiedział sam CFO firmy, kluczem było uświadomienie sobie, które obszary powinny być zabezpieczone oraz jak spełnić wymagania organów podatkowych.

Prowadzę działania B+R czy nie?

Elastyczna definicja działań B+R sprawia, że nie sposób wskazać jeden wzór, który mógłby zastosować każdy przedsiębiorca w celu weryfikacji możliwości kwalifikacji podejmowanych przez siebie działań. Mając jednak na uwadze, że twórcza działalność może polegać nawet na napisaniu oprogramowania o podobnym charakterze jak istniejące na rynku, za pomocą prostego języka i ogólnodostępnych bibliotek, o ile jednak takie oprogramowanie przyczynia się przykładowo do usprawnienia procesów wewnętrznych, nie należy z góry wykluczać braku możliwości zastosowania ulg na innowacyjność. Takie ulgi mają często zastosowanie zarówno w sektorze IP, jak i produkcyjnym, czy kreatywnym, czy branży odzieżowej. Kwalifikacja podejmowanych czynności jest ułatwiona w szczególności w sytuacji, w której podmiot otrzymał np. dotację na realizowany projekt lub nawet jej odmowę z uwagi jednak na inne kryteria niż brak innowacyjności, a decyzja o jej przyznaniu bądź odmowie rozstrzygała o charakterze danego projektu (tj. czy spełniały przesłanki prac B+R). Należy jednak pamiętać, że w sytuacji otrzymania takiej dotacji, w tej części ulgi na innowacyjność nie mogą mieć zastosowania.

Podatnicy nie mający pewności, czy prowadzona przez nich działalność będzie uznana przez prawodawcę za B+R mogą rozważyć współpracę z doradcą podatkowym. Będzie ona polegać na pełnym wdrożeniu ulg lub też zaadresowaniu poszczególnych wątpliwości przedsiębiorcy. Przedsiębiorcy mogą również rozważyć wystąpienie z wnioskiem o udzielenie interpretacji podatkowej w celu zabezpieczenia wątpliwych obszarów lub też takich, które obarczone są znaczącym ryzkiem.

Ulga? Nie dla B2B

Należy również pamiętać, że z ulgi B+R będą zasadniczo wykluczeni przedsiębiorcy współpracujący wyłącznie na zasadach B2B lub też w ich przypadku korzyść z zastosowania ulgi będzie znikoma. Ustawodawca bowiem premiuje w tym zakresie podmioty zatrudniające na umowę o pracę, zlecenie i dzieło, które mogą ponownie tego rodzaju koszty odliczyć od podstawy opodatkowania (w sytuacji, gdy już przedmiotowe wydatki zostały zaliczone do kosztów podatkowych). Należy również pamiętać, że ponoszenie straty podatkowej nie stanowi przeszkody w stosowaniu ulgi B+R, bowiem koszty kwalifikowane mogą być również rozliczane w kolejnych latach (w ustawowych terminach, które zmieniały się w czasie). Trudność natomiast może stanowić ustalenia która część składowa wynagrodzeń może być kwalifikowana do ulgi B+R. Przykładowo organy podatkowe stoją konsekwentnie na stanowisku, że czas nieobecności (w tym urlopów) nie może być kwalifikowany do takiej ulgi. Wątpliwości może również sprawiać przykładowo odpowiednia alokacja otrzymanych przez pracowników bonusów, w tym zakresie niezbędne może się okazać ich prawidłowe udokumentowanie i opisanie.

Przy analizowaniu możliwości zastosowania ulgi IP Box dodatkowe wyzwanie natomiast stanowi rozstrzygnięcie, czy w danej sytuacji mamy do czynienia z oprogramowaniem komputerowym, w szczególności czy dana część kodu, która nie stanowi funkcjonalnej całości może zostać w ten sposób zakwalifikowana (co jednak częściej jest przedmiotem rozważań w przypadku programistów, będących wolnymi strzelcami, pracujących w ramach danego zespołu) lub też czy uzyskiwanie przychodów z rozwijania oprogramowania należącego do klienta (i nie będącego własności podatnika) może podlegać opodatkowaniu według stawki 5%. W celu udzielenia odpowiedzi na powyższe pytania niezbędne jest szczegółowe przeanalizowanie charakteru czynności i realizowanych projektów, albowiem często właściwa kwalifikacja zależy od konkretnych okoliczności sprawy (przykładowo rutynowe prace polegające na likwidacji błędów w cudzym oprogramowaniu nie będą kwalifikowały się do ulgi, natomiast napisanie dodatkowych aplikacji do cedzego oprogramowania już może).

Jakie koszty?

Zadając sobie powyższe pytanie wiele firm odkrywa niestety, że nie jest w stanie odpowiedzieć na nie samodzielnie. W takiej sytuacji trafiają do nas. Uspokoję jednak, że w staraniu się o ulgę pomoc doradcy podatkowego nie jest niezbędna na każdym etapie procesu – nie musi więc być on bardzo kosztowny. Podam przykład firmy, będącej dystrybutorem produktów na rynku lokalnym. Jego programiści stworzyli soft, który pozwolił handlowcom efektywniej zarządzać czasem pracy. Firma otrzymała wsparcie doradcy podatkowego w zakresie napisania wniosku o interpretację podatkową, natomiast sam wniosek o zwrot podatku i korekty księgowa sporządziła samodzielnie. Firma z sukcesem pozyskała łączoną ulgę.

Często też rola dorady podatkowego ogranicza się wyłącznie do wsparcia merytorycznego przedsiębiorców podczas samodzielnego przygotowania przez nich ewidencji (kosztów kwalifikowanych, dochodu kwalifikowanego, czy też współczynnika NEXUS). Może ono np. polegać przykładowo na wskazywaniu ah hoc ryzyk i możliwości ich mitygacji. W takim przypadku przedsiębiorcy zwracają się do doradcy wyłącznie w przypadku wątpliwych kwestii. Doradca może przygotować na życzenie podatników również wzór odpowiednich ewidencji, zaciągających odpowiednie zmienne, które w przyszłości przy stosowaniu ulg za kolejne lata będą stanowiły „samograj” dla podatników.

W przypadku podjęcia decyzji o samodzielnej implementacji ulg na innowacyjność zalecana byłaby też lektura Objaśnień podatkowych w zakresie IP Box (które też w części dotyczącej samej definicji działalności B+R mogą mieć odpowiednie zastosowanie do ulgi B+R) oraz interpretacji podatkowych umieszczonych na ogólnodostępnej stronie, które wydawane są co prawda w indywidualnych sprawach podatników i wiążą organy podatkowe wyłącznie w relacji z podatnikiem, który ją uzyskał, jednak dają wskazówkę interpretacyjną dla pozostałych podatników i pozwalają zapoznać się z ryzykami podatkowymi oraz stanowiskiem organów podatkowych w wątpliwych kwestiach (które są pierwszą linią frontu dla podatników). W celu wywarzenia opinii polecana jest również lektura wyroków sądów administracyjnych (oficjalna baza), które w swoich orzeczeniach często uchylają negatywne decyzje (interpretacje organów podatkowych), tworząc pozytywną linię interpretacyjną dla przedsiębiorców.

Ulgi są, pułapki prawne też

Nowe rozwiązania spowodują powstanie większych korzyści podatkowych dla innowacyjnych przedsiębiorców. Nadal pozostaje jednak szereg wątpliwości interpretacyjnych dotyczących stosowania ulg. Z naszych obserwacji wynika, że duża część przedsiębiorców słyszała o ulgach na innowacyjność, ale nie wie, jak je stosować lub boi się implementacji korzystnych rozwiązań z uwagi na ewentualną kontrolę organów, czy też nie chce się mierzyć z formalnościami. Prawdą jest, że stosowanie obu ulg najeżone jest wieloma pułapkami, z których podatnicy często nie zdają sobie sprawy.
Ponieważ przesłanką zastosowania obu preferencji jest prowadzenie prac badawczo-rozwojowych, w pierwszym ruchu niezbędne jest przeanalizowanie, czy takie czynności są faktycznie podejmowane przez przedsiębiorcę. Zasadniczo jest to największe wyzwanie, jakie stoi przed podatnikami, albowiem ustawowa definicja prac B+R jest skomplikowana i niejednoznaczna oraz stwarza pole do różnych interpretacji. Zgodnie bowiem z ustawą przez działalność badawczo-rozwojową rozumie się działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań; pod pojęciem prac rozwojowych należy natomiast rozumieć działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń. Pomocne w zakresie interpretacji ww. pojęć mogą okazać się Objaśnienia Ministerstwa Finansów, przy czym znów nie dają one jasnej odpowiedzi kiedy mamy do czynienia z ulgą B+R. Podatnicy mogą w tym zakresie rozważyć pozyskanie opinii eksperckiej lub też wystąpienie z wnioskiem o interpretację podatkową, przy czym przy pisaniu wniosku należy zachować szczególną ostrożność, aby elementy ocenne, które de facto powinny stanowić część rozstrzygnięcia organów nie stanowiły części opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), co niestety może być trudnym i karkołomnym zadaniem, w szczególności mając na uwadze utrzymującą się tendencję organów podatkowych do przerzucania ciężaru oceny w tym zakresie na podatników.

W szczególności podkreślenia wymaga, iż zgodnie z Objaśnieniami MF, działalność o charakterze twórczym oznacza działanie, którego rezultat posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia, w szczególności wystarczające jest aby podejmowane działania miały charakter twórczy na skalę przedsiębiorstwa, tj. obejmowały tworzenie nowych rozwiązań które odróżniają się od dotychczas funkcjonujących rozwiązań u danego podatnika. W analogiczny sposób powinno być interpretowane zwiększenie zasobów wiedzy danego przedsiębiorstwa. Mianowicie, Objaśnienia MF wskazują, że powyższe sformułowanie odnosi się wyłącznie do wiedzy danego przedsiębiorstwa, gdyż ustawodawca nie przewidział minimalnego progu skalowalności zwiększenia zasobów wiedzy. W związku z powyższym należy stwierdzić, że spełnienie ww. przesłanki może podlegać ocenie również w skali przedsiębiorstwa.

Pozyskałem ulgę. Co dalej?

Nie należy zapominać, że w sytuacji wdrożenia w organizacji ulg na innowacyjność niezbędne będzie stworzenie karty projektu, w której m.in. szczegółowo powinien zostać opisany projekt, harmonogram prac oraz osoby zaangażowane w jego realizację. Stosowanie ulgi B+R jest w praktyce łatwiejsze niż wdrożenie IP Box, które wymaga nie tylko prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej kosztów kwalifikowanych (która to kalkulacja w przypadki ulgi B+R może być prowadzona nawet w excelu), ale również odpowiedniego przygotowania systemów księgowych do celów prowadzenia odrębnej ewidencji przychodów i kosztów związanych z działalnością opodatkowaną stawką 5% oraz odpowiedniego alokowania i ewidencjonowania kosztów ogólnych działalności (w sytuacji ich powiązania zarówno z działalnością B+R oraz działalnością nie kwalifikującą się do takich czynności) lub też wynagrodzeń pracowników (zaangażowanych w realizację zarówno czynności o charakterze prac B+R, ale też wykonujących rutynowe czynności, takiej jak np. związane z utrzymaniem sieci albo naprawą rutynowych błędów).

–

Autorka: Małgorzata Wąsowska, dyrektor działu podatkowego w act BSWW legal & tax