Dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą uznawane za fakturę. Sprawdź kogo będą dotyczyć nowe zasady

Kogo i od kiedy dotyczyć będą nowe zasady wystawiania, przesyłania i przyjmowania faktur? Krótko na temat tego, czym jest KSeF, jakie ma wady i zalety oraz jak przygotować się do nadchodzących zmian.

Co jakiś czas słyszymy o nowym systemie do wystawiania faktur. Krajowy System e-Faktur – to o nim jest co raz głośniej. Niedługo korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Początkowo system ten miał być obligatoryjnym rozwiązaniem od dnia 1 stycznia 2024 r. Aktualnie termin ten przesunięto jednak na dzień 1 lipca 2024 r. Na przygotowanie się do wielu nowości jest zatem trochę więcej, lecz nie za dużo czasu. Poniżej najważniejsze informacje o KSeF. Sprawdź, o czym warto wiedzieć.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to wprowadzony przez Ministerstwo Finansów program informatyczny do wystawiania, przesyłania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. System ten ma stanowić docelowo wyłączne narzędzie do dokumentowania zdarzeń gospodarczych za pomocą faktur. Dlatego też dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą uznawane w rozumieniu przepisów prawa za fakturę. Do czasu wprowadzenia obowiązkowego KSeF, faktury ustrukturyzowane będą stanowić w obrocie gospodarczym jedną z dopuszczanych form dokumentowania transakcji. Możliwe będzie również wystawianie faktur papierowych i faktur elektronicznych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, oznaczona specjalnym numerem identyfikującym w postaci kodu QR. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Od kiedy stosowanie nowego Systemu będzie obowiązkowe?

KSeF został uruchomiony od dnia 1 stycznia 2022 r. Na dzień dzisiejszy korzystanie z KSeF jest dobrowolne, natomiast planowo – od dnia 1 lipca 2024 r. – KSeF stanie się obligatoryjny. Należy zaznaczyć, że termin ten nie dotyczy jednak wszystkich podatników. Od 1 lipca 2024 r. do korzystania z KSeF zobligowani będą bowiem jedynie czynni podatnicy VAT. Z kolei podatnicy zwolnieni podmiotowo i wykonujący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo zostaną objęci obowiązkowym KSeF od 1 stycznia 2025 r.

Co zrobić, by móc korzystać z KSeF?

Do korzystania z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie podatnika. Uwierzytelnienia można dokonać za pośrednictwem e-PUAP, podpisu kwalifikowanego lub w przypadku spółki za pomocą pieczęci kwalifikowanej. Oprócz podatnika dostęp do KSeF może posiadać również inna, upoważniona przez podatnika osoba, jak również biuro rachunkowe.

Czy do otrzymywania faktur w KSeF potrzebna jest akceptacja nabywcy?

Na etapie dobrowolnego korzystania z KSeF zgoda nabywcy do otrzymywania faktur jest konieczna. Brak takiej zgody nie pozbawia jednak wystawcy faktury możliwości korzystania z KSeF. Jeśli nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur za pośrednictwem tego systemu, fakturę wystawioną w KSEF wystawca może dostarczyć w uzgodniony z nabywcą sposób (np. po w postaci wygenerowanego pliku w formacie PDF).
Zgoda nabywcy nie będzie natomiast potrzebna w sytuacji wprowadzenia powszechnego obowiązku korzystania z KSeF.

Jakich dokumentów dotyczy KSeF? Co z tzw. fakturami konsumenckimi (B2C)?

KSEF dotyczy wyłącznie faktur. W konsekwencji w systemie tym nie ma możliwości wystawiania i przesyłania innych dokumentów, chociażby takich jak: WZ, PZ, czy specyfikacja towarów. Pomimo tego, w treści faktury będzie można zamieścić link do takich dokumentów.

Zgodnie z aktualnymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów KSeF nie dotyczy faktur konsumenckich. Takie faktury będą wystawiane wyłącznie poza systemem.

W jakiej dacie możliwe będzie odliczenie podatku naliczonego?

W przypadku korzystania z KSeF, odliczenie VAT naliczonego możliwe będzie z momentem otrzymania faktury, za który uznaje się moment nadania fakturze stosownego numeru. Zatem w tej dacie podatnik uzyska prawo obniżenia podatku należnego o wysokość podatku naliczonego.

Co z paragonami z NIP?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, paragon zawierający NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto stanowi fakturę uproszczoną. Wystawianie takiego dokumentu będzie możliwe jedynie do końca 2024 r. Po tej dacie paragonu z NIP-em nie będzie można wystawić.

Co w sytuacji, gdy KSeF przestanie działać?

Jeśli z określonych powodów korzystanie z KSeF nie będzie możliwe, wystawienie faktury odbywać się będzie w trybie offline. W takiej sytuacji wystawiona w systemie faktura powinna zostać zwizualizowana, opatrzona numerem QR i następnie przesłana do KSeF. Analogicznie postąpić należy w sytuacji zaistnienia problemów technicznych po stronie podatnika.

KSeF – wady i zalety

KSeF bez wątpienia zrewolucjonizuje sposób dokumentowania zawieranych transakcji gospodarczych. Jako cel wprowadzenia KSeF wskazuje się digitalizację sektora publicznego i wielu przedsiębiorców, jak również ograniczenie po stronie podatników obowiązków raportowych. Z puntu widzenia szybkości raportowania i braku konieczności archiwizowania dokumentów, KSeF wprowadzi znaczne ułatwienia.

Na etapie dobrowolnego KSeF przewidziane zostały również korzyści, które mają zachęcić podatników do korzystania z nowego systemu. Są nimi:

brak obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji,
brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu,
szybszy zwrot podatku: 40, zamiast 60 dni.

Z punktu widzenia podatnika KSeF oznacza jednak konieczność bardzo skrupulatnego dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Dane w KSeF wprowadzane będą bowiem w czasie rzeczywistym. W konsekwencji ewentualne nieprawidłowości zostaną dostrzeżone przez organy znacznie szybciej. Potencjalna analiza organów stanie się zatem możliwa jeszcze przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres.

Z zapowiedzi Ministerstwa Finansów wynika jednak , że organy podatkowe będą posiadać dostęp do danych z KSeF wyłącznie w określonych przepisami sytuacjach. Mowa tutaj w szczególności o czynnościach sprawdzających, kontrolach oraz postępowaniach podatkowych. Oznacza to, że organy podatkowe nie będą zmuszone wzywać podatników do przedłożenia faktur oraz określonych plików JPK. Przeprowadzane procedury weryfikujące prawidłowość zadeklarowanego i rozliczonego podatku przebiegać będą zatem znacznie sprawniej.

Jak przygotować się do nadchodzących zmian?

Z uwagi na fakt, że korzystanie z KSeF stanie się – co do zasady – obowiązkowe od dnia 1 lipca 2024 r. należy jak najwcześniej rozpocząć przygotowania do wdrożenia tego systemu. W pierwszej kolejności należy zastanowić się nad wyborem programu do fakturowania bądź sprawdzeniem aktualnie posiadanego pod kątem obsługi KSeF. Warto tutaj zaznaczyć, że oprócz korzystania z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (aplikacja e-Mikrofirma i Aplikacja Podatnika KSeF) możliwe będzie korzystanie z programów komercyjnych.

Kolejną kwestią jest wybór osób posiadających dostęp do KSeF i nadanie im stosownego uprawnienia. W przypadku nadania dostępu do KSeF biurowi rachunkowego konieczna okazać się może również zmiana zakresu zawartej umowy dotyczącej prowadzenia księgowości. Obsługa KSeF może skutkować również wzrostem kosztów obsługi księgowej.

Podsumowanie

KSeF to narzędzie, które za około rok czasu stanie się obligatoryjne dla wszystkich podatników. Dostrzegając korzyści oraz ryzyka płynące z wdrożenia tego systemu należy przystąpić do jego wdrożenia w sposób przemyślany. Do korzystania z KSeF należy się odpowiednio przygotować. Przede wszystkim trzeba zadbać o wybór odpowiedniego oprogramowania oraz zdecydować, kto uzyska dostęp do systemu i kto będzie odpowiedzialny za wystawianie, przesyłanie oraz przyjmowanie faktur.

Świadome przystąpienie do wdrożenia KSeF to najlepsze rozwiązanie. Warto zatem wykorzystać pozostały czas na poznanie szczegółów związanych z nowymi zasadami fakturowania. Natomiast przebieg prac legislacyjnych nad projektem ustawy dotyczącym KSeF można sprawdzić pod linkiem:
https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=3242

Jakub Sitarski
Radca prawny
Doradca podatkowy