Czym jest Virtual Data Room?
VDR to w uproszczeniu wirtualny pokój, w którym firmy mogą gromadzić poufne dokumenty, a następnie udostępniać je innym podmiotom online, przeważnie w celach audytowych. Dawniej, kiedy inwestor chciał kupić jakąś spółkę, jego doradcy musieli przyjechać do siedziby firmy i samodzielnie zapoznać się z dokumentacją. Archiwa, często setki segregatorów, gromadzono w jednym pomieszczeniu, co nie tylko stwarzało szereg trudności organizacyjnych, ale było zwyczajnie mało bezpieczne. Dzisiaj ten problem w zasadzie nie istnieje. Dzięki rozwiązaniom opartym właśnie o Virtual Data Room, to samo można zrobić wirtualnie i bez obaw o bezpieczeństwo danych. Powiększa się także skala jego zastosowań. Obok tradycyjnego sektora fuzji i przejęć, technologia VDR jest obecnie szeroko stosowana – co znamienne – również w świecie startupów i inwestycji takich jak fundusze venture capital czy seed capital. A jej potencjał jest jeszcze większy.
Pierwszy w Polsce startup oferujący Virtual Data Room
FORDATA jest jednym z pierwszych startupów w Polsce w ogóle. W 2009 roku, w początkowej fazie działalności, firmę tworzyły zaledwie 3 osoby, a jednym z największych wyzwań było przekonanie do siebie klientów. Konieczne było zerwanie z wizerunkiem startupu oraz pozyskanie inwestora, co z dzisiejszej perspektywy brzmi jak opowieść z pradziejów przedsiębiorczości.
– Muszę przyznać, że nie chciałyśmy być identyfikowane z branżą startupową. Kiedy szukałyśmy klientów, starałyśmy się nie mówić o tym, że jesteśmy startupem, bo to nam przeszkadzało. W branży, w której działamy, liczy się wiarygodność, więc mówienie o tym, że jesteśmy młodą i niedoświadczoną firmą, po prostu nie pomagało – wspomina Aleksandra Prusator, współzałożycielka, a dziś dyrektor marketingu i sprzedaży w FORDATA.
W związku z tym, zamiast przedstawiać FORDATA jako przyszłościowy projekt, początkowo jego założycielki postanowiły skupić się na podkreśleniu wartości, które wnoszą członkowie zespołu.
– Na początku mówiłyśmy o doświadczeniu poszczególnych osób – dodaje Aleksandra Porębska-Nowak, współzałożycielka i dyrektor IT w FORDATA – Każda z nas miała swoją wizytówkę, doświadczenie zawodowe w jakimś obszarze i to się składało na wiarygodność firmy, która referencje dopiero zaczynała zdobywać.
Istotnym sposobem na wzmocnienie wiarygodności spółki okazało się pozyskanie partnera wizerunkowego ze stabilną pozycją w branży finansowej, do której spółka skierowała swoje usługi, a następnie wykorzystanie jego logo w swoich prezentacjach. To był kluczowy moment. Dodatkowo dziewczyny bardzo szybko przygotowały firmę do certyfikatu ISO 27001 – udało im się go zdobyć w ciągu pierwszych 3 miesięcy działalności firmy – co istotnie wpłynęło na zwiększenie ich wiarygodności.
– Wydaje mi się, że takie proste sposoby mogą być inspirujące dla młodych startupów i są przykładem na to, że partnerów można szukać nie tylko w celu pozyskania finansowania. Z kolei certyfikaty są szybkim i niezależnym sposobem na potwierdzenie wiarygodności – podkreśla Aleksandra Prusator.
Pierwsze spotkania z klientami były dużą wartością dla FORDATA. Właścicielki chodziły na nie z makietą swojego rozwiązania, a dziś wspominają ten etap jako czas pełen kreatywności i inspirujących rozmów. – Pamiętam, że kiedy po spotkaniu w kancelarii White&Case rękę uścisnął mi partner biura, życząc powodzenia, naprawdę miałam przez moment wrażenie, jakbym była w amerykańskim filmie i tworzyła innowacyjny startup, który za chwilę podbije świat. Tę energię i początkowy okres działalności firmy wspominam fantastycznie – mówi Aleksandra Porębska-Nowak.
Pierwszy gotowy produkt, pierwszy duży klient
Przełomowy dla FORDATA był rok 2010, kiedy firma przygotowała pierwszą gotową wersję produktu, a także pozyskała pierwszy duży projekt – rozwiązanie oferowane przez spółkę zostało wykorzystane w wartym 5 mld zł procesie prywatyzacji potentata energetycznego ENEA.
Projekt z ENEA był efektem cold calla – wspomina Aleksandra Prusator. – Z jednej strony można powiedzieć, że sprzyjało nam szczęście, ale w mojej opinii był to efekt naszej determinacji. Na takie „zimne rozmowy” poświęcałyśmy wtedy 70% czasu, wzajemnie się motywując i kontrolując – w bardzo krótkim czasie udało nam się umówić na spotkania w większości znaczących firm doradczych, kancelarii i dużych grup kapitałowych w Polsce – dodaje.
ENEA to był nasz kluczowy projekt, bo był pierwszym tak dużym pod względem zarówno liczby użytkowników, liczby dokumentów, wartości transakcji, jej widoczności i – nie ukrywajmy – również mający znaczenie polityczne. Referencje z tego projektu otworzyły nam wiele drzwi – podsumowuje Prusator.
Dzięki temu projektowi, zdobytej wtedy wiedzy, ale także determinacji, spółka zaczęła się prężnie rozwijać i już w 2013 roku zatrudniała 12 pracowników i wypracowała przychody roczne rzędu 1,5 mln zł.
Największe wyzwania
Oczywiście nie zawsze było kolorowo. Kiedy FORDATA zaczynała, jej właścicielki miały 24 lata – były młodymi, niedoświadczonymi kobietami, które do tego postanowiły wziąć się za branżę IT(!). Natomiast klientami, których miały przekonać do tego, że ich rozwiązanie jest sensowne, a one same godne zaufania, byli najczęściej mężczyźni o 10-15 lat starsi i zajmujący wysokie stanowiska.
– Pamiętam kilka spotkań, podczas których, może nie wprost, ale gdzieś między wierszami, padały pytania: gdzie są wasi koledzy? To jest firma IT, więc gdzie są wasi programiści? Dzisiaj patrzymy na to z uśmiechem, bo branża IT się zmieniła i wiele kobiet działa w niej z sukcesami – wspomina Aleksandra Porębska-Nowak.
Kolejnym dużym wyzwaniem, które finalnie pchnęło firmę na nowe tory, okazała się stagnacja na rynku fuzji i przejęć. Wyniki finansowe zaczęły się pogarszać i założycielki startupu zaczęły poważnie zastanawiać się, czy uda im się utrzymać biznes. Ostatecznie, zmobilizowały siebie i cały zespół. Zaczęły pracować nad strategią i analizować potencjał wszystkich rynków, na których mogłyby działać.
– W mojej ocenie ta mobilizacja była przełomowa. Ludzie poczuli, że mają wpływ na to, jaka będzie nasza wspólna przyszłość, co w tej trudnej sytuacji dało nam wszystkim wiatr w żagle. Efektem była zmiana strategii. Przestaliśmy skupiać się wyłącznie na rynku M&A. Wszystkie działania, zarówno wizerunkowe, jak i te dotyczące new businessu i rozwoju produktu, skupiliśmy na tym, aby wyjść z niszy M&A i uniezależnić się od koniunktury. Efektem było poszerzenie zakresu działalności. – Obecnie obsługujemy także procesy takie jak audyty, sprzedaż pakietów wierzytelności, różne projekty w branży energetycznej, life science, czy nieruchomości – mówi Aleksandra Prusator.
Plany na przyszłość
Nowa strategia okazuje się skuteczna również dzisiaj. W ubiegłym roku FORDATA odnotowała 211% wzrostu przychodów i dokonała dynamicznej ekspansji zagranicznej. Ma klientów z 35 krajów, głównie w Europie Centralnej i Wschodniej, w wybranych krajach Europy Zachodniej oraz Stanach Zjednoczonych. Spółka mocno stawia na umacnianie swojej pozycji na rynkach zagranicznych, na których już istnieje oraz ma plany, by zdobywać kolejne, tak aby docelowo stać się marką globalną.
Kolejnym kierunkiem działań jest wyjście poza sferę, która kojarzy VDR jako narzędzie służące wyłącznie do obsługi procesów transakcyjnych i Due Diligence, i pokazanie, że wszędzie tam, gdzie w grę wchodzi bezpieczne przesyłanie poufnych danych i chroniona komunikacja, data roomy mogą spełniać swoją rolę.
– Widzimy w FORDATA duży potencjał do rozwoju bezpiecznej alternatywy dla rozwiązań typu Dropbox czy FTP. Dlatego staramy się przekonać ludzi, że być może dla ich celów to właśnie VDR jest strzałem w dziesiątkę. Komercyjne platformy zwyczajnie nie mają tak dużego poziomu zabezpieczeń, stąd zakres ich działania jest w pewnym stopniu ograniczony. Chcemy pokazać, że coś takiego jak VDR istnieje i że zapewnia pełną ochronę danych, daje możliwości, które nie zostały przewidziane dla, na przykład, platform podobnych do Dropboxa. W branży EFSS jest jeszcze wiele do zrobienia. Mamy wiedzę, zasoby i duże doświadczenie, by z powodzeniem wdrażać nowe ciekawe rzeczy – zdradza Aleksandra Prusator.
Rozwój pociąga za sobą również umiejętne włączanie nowoczesnych technologii do istniejącego systemu. – Stale pracujemy nad rozwojem naszej platformy. Podejście, które wypracowaliśmy w ciągu dziesięciu lat istnienia, dzisiaj procentuje, bo wiemy, w czym tkwi nasza przewaga konkurencyjna i czego oczekują nasi klienci. Dopiero za tym idzie implementacja technologii. Jeśli, dla przykładu, pracujemy nad zastosowaniem sztucznej inteligencji, czy uczenia maszynowego w naszym systemie, to nie po to, by móc pochwalić się fajną funkcjonalnością, ale po to, by wzmocnić pole, które już teraz przynosi znakomite rezultaty. W naszym przypadku to szybkość działania. I nie chodzi tu wyłącznie o sferę IT. Na ten sukces pracuje cały zespół. Szybkość to u nas w równym stopniu prędkość transferu, która podlega stałym usprawnieniom, płynność działania samej platformy, ale także czynnik ludzki. Mamy wspaniały dział obsługi klienta, który jest w stanie przeprowadzić klienta przez interfejs „na żywo” i w zasadzie może przejąć cały proces przygotowania plików przed uploadem. To znacząco wpływa na szybkość i ma wymierne rezultaty finansowe dla klienta. Poza tym dysponujemy zawrotnym czasem reakcji na zapytania, telefony itp. Dlatego gdy włączamy AI do systemu, to nie dla pochwalenia się nową błyskotką, ale dla usprawnienia procesu wyszukiwania dokumentów czy wprowadzenia inteligentnych powiadomień, które jeszcze bardziej skracają czas potrzebny do pracy nad plikami. To wszystko musi się zazębiać. Warto, by młode projekty o tym pamiętały, zwłaszcza dzisiaj, kiedy mamy taki ogrom rozwiązań technologicznych. Koniec końców, to użytkownik jest najważniejszy – dodaje Aleksandra Prusator.
Artykuł powstał we współpracy z FORDATA.
