Faktury ustrukturyzowane – od kiedy obowiązkowe?
Proces związany z obowiązkowym wystawianiem faktur ustrukturyzowanych rozpoczął się w październiku 2021 roku, gdy podjęto działania pilotażowe Krajowego Systemu E-Fakturowania (KSeF) z udziałem podatników. 29 października 2021 roku Sejm RP uchwalił ustawę z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy dotyczącej podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, związaną z wprowadzeniem KSeF i wystawianiu faktur w formie ustrukturyzowanej. 7 grudnia 2021 r. Ministerstwo Finansów opublikowano pierwszą specyfikację API do KSeF, a także udostępniło platformę testową tego rozwiązania.
Produkcyjny start Krajowego Systemu e-Fakturowania ruszył 1 stycznia 2022 roku. Od tej pory z platformy mogą dobrowolnie korzystać wszyscy zainteresowani przedsiębiorcy. We wrześniu 2023 roku nastąpiła kolejna aktualizacja struktury faktury oraz API. Już niebawem będzie to jednak musiała robić każda firma.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy?
Początkowo konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich przedsiębiorców miała pojawić się już na początku 2024 roku. Proces implementacji tego rozwiązania w firmach okazał się na tyle skomplikowany, że termin ten trzeba było wydłużyć. Ostatecznie 4 sierpnia 2023 r. Prezydent RP podpisał wspomnianą wcześniej ustawę i oznacza to, że obowiązek przekazywania e-faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie:
- 1 lipca 2024 roku dla wszystkich podatników VAT.
- 1 stycznia 2025 roku dla podatników zwolnionych z VAT.
Taki obowiązek będą miały również osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS posiadające NIP. Nie zostaną nim objęte osoby fizyczne bez zarejestrowanej działalności gospodarczej nabywające towary albo usługi „na fakturę”, a także podatnicy nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Wszelkie faktury mogą być jednak przesyłane przez KSeF nawet przy braku obowiązku, jeżeli ktoś po rozważeniu, nie chce zaburzać pewnej jednolitości procesów biznesowych.
Wdrożenie KSEF a obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych – różnice
Krajowy System e-Fakturowania funkcjonuje w Polsce już od blisko 2 lat, jednak na razie przedsiębiorcy nie muszą, ale mogą z niego korzystać. W momencie, gdy stanie się obowiązkowy, każda osoba objęta nowymi przepisami będzie musiała wystawiać faktury elektroniczne i przesyłać je do KSeF. Nie będzie już można już wystawiać faktur niezgodnych ze standardami tej platformy.
Planowane rozwiązanie w założeniu ma uprościć i uszczelnić polski system podatkowy. Jednocześnie zwiastuje prawdziwą rewolucję i nie lada wyzwanie dla wszystkich firm – w szczególności tych wciąż bazujących na fizycznej dokumentacji lub nieprzygotowanych do zmiany. Jakie działania już teraz warto podjąć, by nie dać się zaskoczyć?
Przygotowanie do obowiązku faktur ustrukturyzowanych
Na początek warto uzmysłowić sobie kilka kwestii. Po pierwsze, że PDF wysyłany klientowi e-mailem, nie jest fakturą elektroniczną ustrukturyzowaną, więc trzeba podjąc pilnie działania wdrożeniowe nowej faktury elektronicznej Po drugie, że firmy, które już teraz wysyłają e-faktury do swoich kontrahentów, zdecydowanie szybciej i skuteczniej zaadaptują się do nowych przepisów, niż te, które zostawią przygotowania na ostatnią chwilę.
Od czego zacząć?
Na początek przygotuj na zmiany cały zespół finansowo-księgowy. Warto przeprowadzić szkolenia poruszające kwestie nowych przepisów, najważniejszych regulacji związanych z KSeF i fakturami ustrukturyzowanymi oraz ich zawartości. Istotne będzie zaznajomienie pracowników z aktualizacjami w zakresie m.in. uprawnień, sankcji, terminów, elementów i pól struktury logicznej e-faktury itd.
Następnie dokonaj inwentaryzacji, tzn. określ, jakich systemów do fakturowania używasz w firmie. Sprawdź, czy są one kompatybilne z formatem KSeF. Zidentyfikuj, które procesy związane z wystawianiem, odbieraniem i przechowywaniem faktur wymagają modyfikacji.
Jeśli obecne systemy są kompatybilne z KSeF, zaktualizuj je do najnowszej wersji, która obsługuje faktury ustrukturyzowane. Jeśli nie są, to potrzebne Ci będzie nowe oprogramowanie – kompatybilne z KSeF lub takie, które zintegruje z nim Twoje systemy. Zdecydowanie korzystniej wybrać drugie rozwiązanie.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych?
Na co zwrócić uwagę, stojąc przed wyborem oprogramowania? Istotne wydają się przede wszystkim takie obszary jak intuicyjność, wsparcie techniczne, bezpieczeństwo, integracja z innymi systemami funkcjonującymi w firmie, elastyczność (skalowania, integracji itd.) czy dostępność mobilna. Nie bez znaczenia będą także koszt zakupu oraz profil dostawcy (doświadczenie, opinie, gwarancja itp.). Sugeruj się nie tylko ceną czy funkcjonalnością, ale także zdaniem użytkowników nt. platformy lub firmy, która za nią odpowiada. Dokonaj wyboru, sugerując się indywidualnymi potrzebami w zakresie posiadanego zaplecza IT, potrzeb, komunikacji i organizacji w firmie.
Jeśli chcesz płynnie dostosować się do nadchodzących zmian prawnych, to najlepiej zaopatrz się w API integrujące się z platformą KSeF. Idealnym sposobem będzie integracja z EDI (Electronic Data Interchange), czyli systemem elektronicznej wymiany danych. Umożliwia on automatyczne, szybkie i bezpieczne przesyłanie dokumentów biznesowych między różnymi systemami informatycznymi różnych organizacji w standardowym formacie.
Decydując się na system EDI, nie tylko nie musisz wprowadzać znaczących zmian w swoich infrastrukturach IT, ale i ponosić kosztów związanych z nowymi przepisami. Przykładem takiego oprogramowania jest Infinite EDI kompleksowo zintegrowane z platformą KSeF. Dzięki takiej zgodności oraz swojej funkcjonalności platforma od dostawcy z ponad 20-letnim doświadczeniem stanowi cenne wsparcie łańcucha dostaw dla każdej branży, a miesięcznie przepływa przez nią nawet 100 mln dokumentów elektronicznych (nawet 4 mln e-dokumentów każdego dnia).
Infinite EDI umożliwia błyskawiczną integrację środowiska firmowego z KSeF. Jej zgodność i kompatybilność z rządową platformą potwierdza fakt, że dostawca oprogramowania stworzył ją na zamówienie Ministerstwa Finansów i obecnie zajmuje się jej utrzymaniem oraz rozwojem. Infinite EDI pozwala na sprawne przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi oraz transparentność procesu przepływu danych oraz ich statusów. Wśród funkcjonalności, jakie oferuje oprogramowanie, warto wymienić np.:
- Równoczesną obsługę danych do faktur z wielu systemów (dokumenty mogą być wystawiane w wielu formatach i wielu plikach, nawet PDF i CSV).
- Weryfikację zgodności z wymaganiami faktury ustrukturyzowanej.
- Stałe raportowanie wszelkich błędów.
- Możliwość wystawiania e-faktur zarówno automatycznie jak i manualnie.
- Powiadamianie odbiorcy i przesyłanie faktur z załącznikami w dogodny dla niego sposób.
Dodatkowo dostawca Infinite EDI gwarantuje przeprowadzanie dodatkowych kontroli biznesowych (uzgodnionych z klientem), ustalenia dedykowanych przepływów, które nie tylko zapewnią zgdonośc. Zprawem, ale usprawnią obecne procesy i wydobędą korzyści z digitalizacji. Dostępne jest również bieżące wsparcie specjalistów komunikujących się w języku polskim i angielskim czy archiwizowanie w systemie wszystkich dowodów transakcji.
Oczywiście cały proces nie kończy się na wyborze i wdrożeniu oprogramowania. Potrzebne będą jeszcze testy wewnętrzne, monitorowanie prac oraz optymalizacja. Ważne jest, aby wdrożenie zostało dobrze zaplanowane i przemyślane, dlatego warto współpracować z doświadczonymi dostawcami.
Obowiązkowe faktury ustrukturyzowane od 2024 roku – podsumowanie
Konieczność przesyłania faktur do KSeF już niedługo stanie się faktem i obowiązkiem. Nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Analizy i prace nad wdrożeniem dedykowanego oprogramowania do obsługi e-faktur warto rozpocząć już teraz, by nie zostać zaskoczonym przez nowe przepisy. Może się bowiem okazać, że proces zajmie dłużej, niż przewidywano.
Wybierając platformę, kieruj się wynikami analiz, indywidualnymi potrzebami i profilem dostawcy oprogramowania. Warto postawić na integrację z systemem EDI. Dzięki niej można nie tylko sprawnie zaadaptować się do nadchodzących zmian, ale i uniknąć związanych z nimi kosztów.
Materiał reklamowy powstał przy współpracy z Infinite IT Solutions.
