Każdy biznes, niezależnie od wielkości, potrzebuje sprawnego zarządzania procesami finansowymi. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, rośnie jednak potrzeba wykorzystania bardziej wyspecjalizowanych kompetencji oraz umiejętności zarządzania finansami na poziomie eksperckim.
Outsourcing dyrektora finansowego to dobre rozwiązanie dla firm sektora MSP, które nie mają jeszcze potrzeby tworzenia kosztownego, pełnoetatowego stanowiska. Chciałyby jednak wykorzystać jego strategiczny potencjał i dyscyplinę finansową do stymulacji rozwoju firmy i wzrostu jej wartości poprzez efektywne wdrożenie strategii bądź skuteczną implementację dużych, kluczowych projektów.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Rozwój determinuje nowe potrzeby
W miarę rozwoju, biznes przechodzi różne stadia zaawansowania procesów operacyjnych. Wzrost wielkości i wartości firm determinuje wykształcanie się dedykowanego działu, który na czele z głównym księgowym bądź kierownikiem ds. finansów jest odpowiedzialny za rachunkowość przedsiębiorstwa. Bardzo często bieżące zadania księgowe, takie jak prowadzenie ewidencji operacji gospodarczych, fakturowanie, wypełnianie deklaracji podatkowych, zlecane są zewnętrznym podmiotom. Dzięki temu firma, która mierzy się z rosnącą liczbą koniecznych do wygenerowania dokumentów zyskuje profesjonalną obsługę codziennych procesów finansowych i może skupić się na realizacji strategicznych celów – pozyskiwaniu nowych klientów, promocji oraz sprzedaży swoich usług i produktów.
W procesie rozwoju każdego MSP przychodzi jednak moment, kiedy złożoność procesów finansowych in-house zaczyna przekraczać kompetencje pracowników i zarządu. Gwałtownie wzrosły obroty i liczba zatrudnionych pracowników bądź przeciwnie – firma stanęła w obliczu problemów z płynnością i nie posiada strategii wyjścia z kryzysu. Zarówno szybki wzrost jak i gwałtowny spadek stanowią zagrożenie dla prowadzenia biznesu. Wysokie tempo zmian sprawia, że trudno jest przewidzieć efekty obserwowanych procesów i podejmować dobre decyzje, szczególnie jeżeli nie są uzasadnione dogłębną analizą zarówno kondycji firmy, jak i otoczenia, w którym funkcjonuje biznes.
Dział finansowy rozszerza swoje kompetencje, zarząd zaczyna dostrzegać w nim strategiczny potencjał. Rodzi się potrzeba efektywniejszego planowania, analizy coraz większej ilości informacji i specjalistycznych kompetencji. Kiedy właściciele przedsiębiorstwa czują, że nie dysponują ekspertyzą finansową, na podstawie której byliby w stanie szybko podejmować racjonalne i bezpieczne decyzje, to znaczy, że przyszedł czas, aby zatrudnić dyrektora finansowego.
Dyrektor Finansowy – kompetencje do wynajęcia?
Korzystanie z usług zewnętrznej firmy do realizacji zadań z zakresu księgowości pozwala na sprawną obsługę procesów finansowych na poziomie operacyjnym. Z kolei outsourcing eksperta doświadczonego w ich realizacji na szczeblu zarządczym (dyrektor finansowy) jest sposobem na pozyskanie kompetencji strategicznych, niezbędnych dla rozwoju biznesu i wzrostu jego wartości. Czasami wręcz przetrwania na rynku. W jakich obszarach tymczasowy CFO (ang. Chief Financial Officer) może wesprzeć firmę z sektora MSP?
Płynność finansowa – must be każdego biznesu
Przedsiębiorstwo może wykorzystać kompetencje wynajętego dyrektora finansowego do wdrożenia efektywnego systemu zarządzania i poprawy płynności finansowej. Z raportu PARP1 wynika, że w 2014 r. ponad 25% firm sektora MSP groziła jej utrata. Prawie 10% badanych przedsiębiorstw nie potrafiła natomiast ocenić, czy takie zagrożenie istniało. MSP często nie dysponują narzędziami, np. miesięcznymi raportami cash flow, które pozwoliłyby im na bieżąco oceniać płynność finansową. Brak strategii, która gwarantowałaby firmie możliwość wywiązywania się z krótkoterminowych zobowiązań na czas, to duże ryzyko dla biznesu, niezależnie od formatu.
Pamiętajmy, że wartość zysku nie stanowi jedynego czynnika sukcesu finansowego firmy. Rentowne przedsiębiorstwo nie przetrwa na rynku, jeśli nie będzie w stanie wypłacić wynagrodzeń swoim pracownikom czy wywiązać się z umów, tracąc zaufanie inwestorów i kontrahentów. Zarządzanie płynnością wymaga wiedzy eksperckiej – nie tylko zdolności generowania raportów i analizy aktualnej kondycji finansowej firmy, ale również umiejętności wyciągania trafnych wniosków i formułowania rekomendacji, umożliwiających bezpieczne planowanie budżetu w przyszłości.
Dane finansowe – dostępne, widoczne, zrozumiałe
Małe i średnie przedsiębiorstwa zazwyczaj nie dysponują sprawnie działającym systemem zbierania danych finansowych oraz odpowiednimi kompetencjami i czasem potrzebnym na ich dogłębną analizę i interpretację. Tego rodzaju informacje stanowią jednak cenne narzędzie skutecznego zarządzania procesami finansowymi. Finanse przenikają i determinują wszystkie pozostałe obszary działalności firmy. Powstałe na podstawie danych finansowych raporty stanowią punkt odniesienia dla decyzji strategicznych podejmowanych przez zarząd firmy. Dają wgląd nie tylko w dotychczasową kondycję firmy, ale również czekające ją tendencje.
Aby spełniać swoje zadanie, raporty powinny być sporządzane cyklicznie i terminowo, być zrozumiałe i przejrzyste. Ważne, aby osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji na różnych szczeblach hierarchii firmy miały dostęp do danych, które są im najbardziej potrzebne, w każdym momencie. Sprawny system raportowania nie tylko porządkuje wewnętrzny obieg informacji. Pozwala również tworzyć szczegółowe, rzetelne dokumenty finansowe dla banków, dostawców czy udziałowców. Świadczy o transparentności działań firmy i czyni ją wiarygodnym partnerem w oczach wszystkich interesariuszy.
Plany i strategie – uzasadnione i bezpieczne
Przetrwanie na rynku w dobie ogromnej konkurencji w sektorze MSP wymaga proaktywnego działania. Przedsiębiorstwa muszą uwzględniać w tworzonych biznesplanach i strategiach rozwoju nie tylko aktualną kondycję firmy i sytuację na rynku, ale również przewidywane zmiany, jakim nieustannie podlega otoczenie ekonomiczne, regulacyjne i polityczne, w którym funkcjonuje biznes. Rozwój przedsiębiorstwa, który przyczynia się do budowania przewagi konkurencyjnej i umacniania pozycji na rynku determinowany jest z jednej strony przez elastyczność – zdolność adaptacji do zmian i wymagań rynku, z drugiej przez umiejętność dostrzegania mocnych i słabych stron prowadzonego biznesu oraz szans i zagrożeń, jakie przed nim stoją.
Kompetencje dyrektora finansowego pozwalają mu nie tylko dostarczać wysokiej jakości ekspertyz finansowych, ale również umożliwiają przeprowadzenie rzetelnej analizy SWOT, wspieranie przedsiębiorstwa w formułowaniu realistycznych i racjonalnych celów strategicznych, które determinują możliwe kierunki rozwoju.
Zarządzanie projektem – sprawnie i efektywnie
Małe i średnie przedsiębiorstwa nastawione na rozwój oraz podbijanie nowych rynków i wyprzedzanie konkurencji muszą by gotowe na zmiany. Projektem, który wpłynie na wzrost wartości firmy może być restrukturyzacja przedsiębiorstwa bądź inwestycja we wdrożenie systemu ERP, rozszerzenie oferty o nowe produkty czy zmiana strategii sprzedażowej. Czasami dobrym rozwiązaniem jest połączenie sił i fuzja z innym podmiotem. Wszelkie przeobrażenia, jakie planuje firma muszą opierać się na racjonalnych przesłankach finansowych oraz dobrej analizie SWOT. Jeśli właściciele nie mają doświadczenia w realizacji tego typu projektów, mogą skorzystać z wiedzy eksperta.
Współcześni dyrektorzy finansowi mają niezbędne kompetencje z dziedziny zarządzania zmianą i ryzykiem biznesowym. Posiadają zdolności analityczne potrzebne w przewidywaniu rezultatów planowanych działań, które są warunkowane nie tylko kondycją przedsiębiorstwa, ale również sytuacją zewnętrzną. Wiedza i doświadczenie pozwalają zarządzać projektami w sposób efektywny i uniknąć typowych błędów w procesie ich wdrażania.
Mentoring na szczeblu zarządczym
Kompetencje doświadczonego dyrektora finansowego przydadzą się firmie, której właściciele czują, że sytuacja wymyka się spod kontroli, a złożoność procesów w przedsiębiorstwie zaczyna przekraczać ich kompetencje. Informacje, którymi dysponują nie pozwalają im na szybkie podejmowanie decyzji, a miejsce w którym znalazł się biznes mija się z założoną wizją. Założyciele przedsiębiorstwa nie muszą mieć wykształcenia finansowego. Zazwyczaj mają dobry pomysł na usługę czy produkt i doskonałe umiejętności sprzedażowe, pasję i charyzmę, które pozwalają im zaistnieć na rynku. Z moich doświadczeń wynika, że na pewnym etapie rozwoju biznesu, złożoność kwestii finansowych zaczyna po prostu spędzać im sen z powiek.
Doradztwo tymczasowego dyrektora finansowego pozwala zarządowi nabyć nowe kompetencje oraz zwiększyć zasoby wiedzy i umiejętności w całym zespole. Właściciele firmy często zyskują przy tym więcej spokoju.
Wartość dodana outsourcingu
Bez wątpienia największą zaletą outsourcingu profesjonalnych usług eksperckich jest niższy koszt w porównaniu do zatrudnienia pełnoetatowego pracownika. Korzyścią jest również świeże spojrzenie osoby z zewnątrz, która posiada wieloletnie doświadczenie w pracy w różnych modelach biznesowych, co stanowi dla firmy źródło cennych wzorców i dobrych praktyk. Kiedy zaistniały w przedsiębiorstwie kryzys potrzebuje natychmiastowej interwencji, model outsourcingowy pozwala ponadto na szybszą rekrutację i wdrożenie działań naprawczych. Ma to szczególnie znaczenie w obecnej dynamice rynku oraz zmieniających się standardach technologicznych i ekonomicznych, związanych z procesami: globalizacji, wirtualizacji, wyodrębniania różnych form współpracy czy coraz wyraźniejszego transferu biznesu do sieci.
Stabilne utrzymanie działalności firmy i jej rozwój w tak konkurencyjnych warunkach, wymaga nie tylko konieczności szybkiej adaptacji do zmieniającego się otoczenia, ale także ciągłego monitoringu, a w jego efekcie, redukcji kosztów. Udział w tym procesie zewnętrznego dyrektora finansowego daje nie tylko szansę wypracowania zmian w odpowiednim dla firmy czasie, kontroli i przejrzystości, ale przede wszystkim zidentyfikowania potrzeby ich wprowadzania. W tym kontekście outsourcing rozumiany jako „poszukiwanie właściwych kompetencji, za właściwe wynagrodzenie, z właściwego źródła, we właściwej lokalizacji”2, może być dla wielu firm gwarancją poprawy ich efektywności i rentowności, a dla tych trwale zorientowanych na outsourcingowy model współpracy – ścieżką awansu do wyższego poziomu biznesu.
Mateusz Skonieczny
CFO do wynajęcia cfo4hire.pl
Ekspert w dziedzinie controllingu strategicznego, planowania finansowego i business intelligence. W ciągu 20 lat przeprowadził dziesiątki projektów, które każdorazowo wygenerowały co najmniej 15%-owe oszczędności. W 2013 r. wypracował dla klientów łącznie ponad 4 mln zł zysku netto. Doradzał m.in. Grupie LoVo, Frito Lay Poland, Chipita Poland.
