Zarządzanie przestrzenią biurową w nowej rzeczywistości. Case study holdingu Wirtualnej Polski i startupu Zonifero

Po dwóch latach pracy zdalnej wracamy do biur. Ale…

– Pracownicy nie chcą wracać do tych samych biur. W nowej rzeczywistości biura muszą być otwarte, bezpieczne i przyjazne. To wyzwanie, z jakimi obecnie mierzą się pracodawcy – uważa Przemek Chmielewski.

Nowa siedziba, lockdown i home office

Na początku 2020 roku Wirtualna Polska Holding otworzyła nowe biuro w Warszawie – duże, nowoczesne, ze studiem telewizyjnym. Jednak radość z obecności w nowej siedzibie firmy nie trwała długo. W marcu pojawił się pierwszy przypadek COVID-19 w Polsce, a wkrótce potem rząd zamknął nas w domach, wymuszając na pracodawcach wprowadzenie zdalnego trybu pracy. Dla dużych podmiotów takich jak WP było to sporym wyzwaniem.

– To, co wcześniej było niemożliwe, czyli wdrożenie hybrydowej lub całkowicie zdalnej pracy stało się dla nas nową normalnością. W efekcie wszystkie nasze zasoby musieliśmy przeorganizować w taki sposób, żeby nasi pracownicy mogli bezpiecznie pracować z domów, a biznes dalej szedł do przodu – powiedział Tomasz Zieliński, dyrektor biura administracji w Wirtualna Polska Holding.

„Wrócimy do biura”

Już na początku pandemii zespół WPH przygotowywał się na koniec cyklicznie wprowadzanych lockdownów i powrót pracowników do biur. Jednocześnie zdawał sobie sprawę, że jeśli pracownicy ponownie zaczną pojawiać się w siedzibie firmy, to charakter pracy nie będzie taki sam jak przed marcem 2020. Trzeba było podejść do tego problemu inaczej.

– Wtedy pojawił się pomysł, żeby wspomóc się technologią. Szukaliśmy narzędzia, które pozwoliłoby nam zarządzać dostępnością wolnych biurek i zredukować powierzchnię biurową na rzecz przestrzeni do prowadzenia rozmów i spotkań – powiedział Tomasz Zieliński. Wirtualnej Polsce Holding nie chodziło jednak wyłącznie o to.

Grupa chciała też, aby poszukiwane rozwiązanie pomagało zarządzać dostępnością wolnych miejsc parkingowych pod siedzibą. – Wiedzieliśmy, że to przyciągnie pracowników do biura. Chcieliśmy, żeby każdy z nich mógł za pośrednictwem aplikacji znaleźć i zarezerwować miejsce postojowe pod budynkiem – dodał dyrektor biura administracji.

Wirtualna Polska Holding i Zonifero

W ten sposób Wirtualna Polska Holding trafiła na startup Zonifero. Zonifero to startup, który powstał jako wewnętrzny projekt grupy technologicznej TenderHut. W 2017 roku TenderHut dokonał kilku akwizycji na rynku, przez co zespół grupy rozrósł się i pojawiło się nowe wyzwanie: jak pomóc pracownikom odnaleźć się w biurze. Krok po kroku powstała aplikacja, która zaczęła to umożliwiać, a ktoś wpadł na pomysł, żeby ten projekt skomercjalizować. Od tamtej pory Zonifero dostępne jest też dla innych firm.

Dzięki współpracy ze startupem WPH zmieniło sposób, w jaki zarządza przestrzenią biurową.

Co konkretnie zmieniło się w zarządzaniu biurem Wirtualnej Polski?

Biuro

• Zanim pracownik przyjedzie do biura, deklaruje taką chęć za pośrednictwem aplikacji.
• Za pośrednictwem aplikacji pracownik sprawdza dostępność i rezerwuje dla siebie wolne biurko.
• Taką możliwość ma także kierownik zespołu – przy czym może zarezerwować cały pokój dla swojego zespołu.
• Po zwolnieniu biurka, w czasie rzeczywistym biurko ponownie widoczne jest dla innych.
• Administracja WPH monitoruje jacy pracownicy siedzą obok siebie, dzięki czemu mogą identyfikować ogniska chorobowe.

Parking

• Każdy pracownik ma możliwość zarezerwowania miejsca postojowego pod siedzibą firmy.
• Rezerwacja odbywa się na zasadzie losowania miejsc postojowych. Do godz. 15.00 każdego dnia należ zgłosić chęć zaparkowania auta, aby następnego dnia móc je zaparkować pod firmą. Po 15.00 wyniki losowania udostępniane są uczestnikom i wtedy wiadomo, komu przysługuje miejsce parkingowe.
• Rezerwacji miejsca postojowego można dokonać również rano w czasie rzeczywistym, gdy okazuje się, że wcześniej zajęte miejsce zwolniło się.
• Za nieprzestrzeganie zasad korzystania z parkingu na pracownika może zostać nałożona kara – 3 miesiące pozbawienia możliwości korzystania z parkingu.

Gotowość do zmiany

Czy trudno było Wirtualnej Polsce Holding przekonać pracowników do korzystania z aplikacji Zonifero? Jak wyjaśnił Tomasz Zieliński, wyzwanie to można sprowadzić do jednego słowa – „edukacja”. Na etapie wdrożenia zespół WPH postawił na webinary, szkolenia i otwartą komunikację. Przygotował dla swoich podwładnych materiały wideo wyjaśniające, w jaki sposób zarezerwować biurko i miejsce postojowe.

Czego możemy się spodziewać w przyszłości? Jak będzie zmieniać się model pracy? Swoimi spostrzeżeniami w tym zakresie podzielił się Przemek Chmielewski:

„Nadchodzi nowelizacja kodeksu pracy. Nowelizacja, która przyniesie zmiany dotyczące pracy zdalnej. Pojawią się nowe obowiązki dla pracodawców i nowe przywileje dla pracowników. Np. pracownik będzie uprawniony do pracy zdalnej w jakimś wymiarze w ciągu roku, pracodawca zaś będzie musiał partycypować w kosztach wyposażenia domowego biura. Nie znamy szczegółów ustawy, ale wiemy, że prace nad nią trwają”.

Elastyczność jest ważna w startupie

Zmieniające się przepisy zmienią nie tylko sposób pracy, ale też zmienią Zonifero, które będąc startupem, szybko może adaptować się do zmieniających się warunków na rynku. Ta możliwość szybkiej adaptacji powinna zresztą być corem każdego startupu.

– Każda korporacja jest inna, więc musimy być elastyczni. Dlatego zbudowaliśmy Zonifero tak, żebyśmy mogli modyfikować poszczególne moduły systemu bez konieczności wprowadzania gigantycznych zmian w kodzie – powiedział Przemek Chmielewski i dodał, że taki sposób działania jest ważny w przypadku współpracy z korporacją, bo korporacje są świetne w egzekwowaniu warunków umowy, z których trzeba się wywiązać. A często jednym z tych warunków jest szybkie tempo działania i wprowadzania zmian.

Wprowadzasz zmiany? Słuchaj pracowników

Na koniec rozmowy goście podcastu EY StartUp Talk podzielili się ze słuchaczami wskazówkami dotyczącymi wprowadzenia zmian w organizacjach.

Brzmią one: „słuchaj pracowników, działaj strategicznie, a zmiany wprowadzaj powoli, uwzględniając potrzeby emocjonalne swoich podwładnych”.

Całej rozmowy możesz posłuchać tutaj.