Zmiany w KSeF dla dużych podmiotów. Co trzeba wiedzieć przed 1 września?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny przeznaczony do generowania, odbierania oraz przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej. Podatnicy mogą z niego dobrowolnie korzystać od 1 stycznia 2022 roku, co pozwala im na przygotowanie się do jego pełnego wdrożenia. Od 1 lipca 2024 r., KSeF stanie się obligatoryjny dla przedsiębiorstw, natomiast od 1 stycznia 2025 r., obejmie także małe i średnie firmy zwolnione z VAT. Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur przyczyni się do optymalizacji procesów fakturowania, przepływu dokumentów oraz wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych.

W celu lepszego dostosowania do specyfiki dużych przedsiębiorstw, Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie zmian w KSeF. To pozwoli na udzielanie ograniczonych uprawnień w systemie dla dużych podmiotów, które posiadają na przykład wiele oddziałów.

– Wprowadzenie tak zaawansowanego systemu do powszechnego i obowiązkowego użytku stanowi wyzwanie, szczególnie dla dużych organizacji. Do tej pory pojawiło się wiele wątpliwości związanych z fakturami ustrukturyzowanymi, dlatego nie jest zaskakujące, że kontynuowane są prace nad kolejnymi modyfikacjami. Obserwujemy, że urzędnicy przygotowują się do wprowadzenia nowego obowiązku i podejmują kroki w kierunku dostosowania systemu do efektywnego funkcjonowania – mówi Michał Sosnowski z firmy Exorigo-Upos.

Czego dotyczą zmiany?

7 sierpnia Ministerstwo Finansów opublikowało na stronach Rządowego Centrum Legislacji projekt nowelizacji rozporządzenia dotyczącego KSeF. Nowe regulacje mają odpowiadać na potrzeby rynku oraz popularyzować korzystanie z systemu. Umożliwią one przyznawanie ograniczonych uprawnień w KSeF dla dużych struktur podmiotów, które posiadają różne oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne, oprócz jednostki macierzystej.

Po zmianach dostęp do faktur będzie możliwy jedynie w obrębie danego oddziału lub innej wewnętrznej jednostki podmiotu, czyli nie będzie dotyczyć wszystkich faktur ustrukturyzowanych przypisanych do tego podatnika (NIPu). Podmioty, które uzyskają uprawnienia, będą miały możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF poprzez uzyskanie uprzednio unikalnego identyfikatora. Będzie on zawierał numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz ciąg znaków numerycznych, będący identyfikatorem jednostki oraz cyfrą kontrolną.

Według ministerstwa rozwiązanie to jest działaniem upraszczającym i ułatwiającym działalność dla przedsiębiorców i będzie mogło być stosowane jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania i otrzymywania przez podatników faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Nowe rozporządzenie ma wejść w życie od 1 września 2023 roku.

Co mogą zrobić przedsiębiorcy?

Korzystanie z unikalnego identyfikatora może nieść za sobą pewne ryzyko. Wszystko wskazuje na to, że pole do niego przypisane będzie służyło do ograniczenia dostępu. Centrala może zapewnić dostęp działowi w systemie KSeF, ale tylko do faktur, które w określonym polu mają odpowiedni identyfikator jednostki. Jeśli wystawca faktury poda go indziej innym miejscu, np. w komentarzu, to dokument nie będzie widoczny dla uprawnionej do tego jednostki, co może powodować problemy w obiegu dokumentów.

W obliczu proponowanych zmian możliwe są dwa sposoby działania. Pierwszy z nich – hybrydowy, polega na samodzielnym pobieraniu faktur z KSeF przez oddział, korzystając z uprawnionego identyfikatora jednostki. Druga opcja to niezależny hub centralny, który przetwarza wszystkie faktury z systemu, klasyfikuje je i przekazuje faktury do odpowiedniej jednostki.

– Zalecamy na początku wdrożenia KSeF w firmie unikanie skomplikowanych rozwiązań. W pierwszej kolejności najlepiej sprawdzi się przesyłanie wszystkich faktur do systemu bez większego angażowania do tego poszczególnych działów. Za kontrolę nad przesyłanymi fakturami i przyporządkowywanie ich do odpowiednich jednostek może odpowiadać hub centralny. Taki podejście wprowadza jednolity proces, w którym można łatwo kontrolować przepływ dokumentów, uniknąć ryzyka podwójnego zaksięgowania dokumentu, itd. Jeśli praktyka pokaże, że wystawcy konsekwentnie wypełniają pole identyfikatora w KSeF, można w przyszłości zmienić proces tak, aby oddział samodzielnie pobierał faktury z KSeF – mówi Michał Sosnowski z Exorigo-Upos.

Wprowadzane zmiany w systemie przez Ministerstwo Finansów, mają na celu usprawnienie procesu wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Ostateczne rozwiązanie może ulec modyfikacjom, a powyższe wnioski są oparte o projekt rozporządzenia, więc finalne rozwiązanie może się różnić od planowanego.

Przeczytaj również Dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą uznawane za fakturę. Sprawdź kogo będą dotyczyć nowe zasady