10 sposobów planowania dnia, by pracować krócej i efektywniej

Cal Newport, autor książki „Praca głęboka”, jest wielkim zwolennikiem ustalania bloków czasowych. Każdego wieczoru poświęca 20 minut na rozplanowanie kolejnego dnia pracy:

– Czasami ludzie pytają, dlaczego zawracam sobie głowę tak szczegółowym planowaniem. Moja odpowiedź jest prosta: to generuje ogromną produktywność. Szacuję, że 40-godzinny tydzień pracy z blokami czasowymi daje tyle samo, co 60+ godzinny tydzień pracy realizowany bez schematu.

Kiedy jesteśmy najbardziej produktywni?

Daniel Pink, autor książki „When: The Scientific Secrets of Perfect Timing”, słusznie zauważa, że schemat dnia będzie się różnić w zależności od tego, czy lubimy pracować późnym wieczorem i nocą, czy wcześnie rano.

Badania pokazują, że 60-80% ludzi najlepiej funkcjonuje o poranku. Nasza zdolność koncentracji osiąga szczyt późnym rankiem i wieczorem. Z tego powodu wszystkie najtrudniejsze zadania najlepiej wykonywać przed tymi punktami zwrotnymi (czyli do południa, a potem późnym popołudniem).

Dane z Redbooth, platformy do zarządzania projektami, sugerują, że 11 rano jest najbardziej produktywną godziną. Pewnie jest to sprawą indywidualną i zależy między innymi od tego, o której godzinie wstajemy i czy jesteśmy wyspani.

– Produktywność spada i mniej zadań zostaje ukończonych, gdy zbliża się koniec dnia. Do godziny 16.00 niewiele udaje się zrobić, a odsetek ukończonych zadań spada gwałtownie. Poniedziałki są najbardziej produktywnymi dniami, podczas gdy w piątek wszyscy czekają na weekend, co czyni go najmniej produktywnym dniem tygodnia – pisze Patrick Lucas Austin na portalu Lifehacker.

Dlaczego dobrze jest uczyć się lub pracować z samego rana?

• Zaraz po przebudzeniu mamy bardzo wysoki poziom hormonu stresu, co sprawia, że nasz umysł jest bardziej chłonny.
• Wczesnym rankiem nasze zdolności dedukcyjne i analityczne są najlepsze.
• Sprawdzanie poczty, odpisywanie na maile i mniej wymagające zadania lepiej odłożyć na popołudnie.
• Popołudnie to dobry czas na wykonywanie kreatywnych zadań. Nowe pomysły mogą powstać właśnie wtedy.
• Jeśli po południu musimy zająć się trudnymi zadaniami, przyda się kilka zaplanowanych przerw.
• Popołudnie to najlepszy czas na trening sportowy lub spacer. Nasze możliwości fizyczne są wtedy na najwyższym poziomie.
• Najtrudniejszy moment dnia dla naszego umysłu wypada między godziną 14.00 a 15.00. To czas na 20-minutową drzemkę lub inną formę odpoczynku.
• W ciągu dnia możemy pracować efektywnie umysłowo tylko 4-5 godzin.

Mierzenie czasu pracy

Mierzenie czasu pracy jest bardzo ważne, ponieważ zyskujemy informację ile zajmują nam poszczególne czynności. – Kontrolowanie czasu motywuje mnie do tego, by skupić się na zadaniu, wykonać je jak najsprawniej i jak najefektywniej. Owszem, nie zawsze warto się ścigać, bo w wielu przypadkach nie przekłada się to na lepszą jakość – ale często tak –  pisze na swoim blogu zajmujący się m.in. produktywnością, Jacek Kłosiński i poleca kilka aplikacji pomagających mierzyć czas pracy:

• Timeneye
• Rescu­eTime
• Sel­fCon­trol
• Notion

Cena dystrakcji – 23 minuty

Gloria Mark, profesor na Wydziale Informatyki Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine przeprowadziła badania „The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress„, które udowodniły, że powrót do koncentracji po przerwanym zadaniu zajmuje średnio 23 minuty i 15 sekund.

Podczas eksperymentu, jedna grupa musiała odpowiedzieć na wiele pytań w trakcie pracy. Ci badani byli niepokojeni ciągłymi telefonami i wiadomościami tekstowymi, a druga grupa pracowała nieprzerwanie w spokoju. Pracownicy, którym przerywano pracę odczuwali wyższy poziom stresu, frustracji, presji czasu i obciążenia psychicznego.

Dobra wiadomość jest taka, że nie wszystkie niespodziewane przerwy powodują 23-minutowy powrót do pracy. – Każdy rodzaj automatycznego zadania, które nie wymaga dużo myślenia, nie będzie dla nas dużym zakłóceniem – powiedziała Gloria Mark.

Bloki czasowe

Badacze zajmujący się produktywnością odkryli kilka technik podziału dnia lub czasu pracy. Istnieje wiele koncepcji, więc możemy się zainspirować, stworzyć swój własny system lub łączyć je ze sobą (o tym trochę później).

Pomodoro

Klasyczna technika pomodoro to 25 minut pracy, a potem 5 minut odpoczynku. Po 4 takich rundach następuje dłuższa przerwa. Osobiście uważam, że to za krótki czas pracy, by powstało coś wartościowego. Jednak przy prostych i żmudnych czynnościach, takich jak np. odpowiadanie na maile, 25-minutówki mogą okazać się pomocne.

52 minut pracy i 17 minut przerwy

Analiza produktywności na podstawie aplikacji Desk Time pokazuje, że najkorzystniejsze dla nas są 52 minuty pracy i 17 minut odpoczynku.

Do tego samego wniosku doszła Draugiem Group. W badaniu wykorzystano aplikację komputerową do śledzenia nawyków pracowniczych. Aplikacja mierzyła, ile czasu ludzie poświęcają na różne zadania i porównywała to z poziomem ich produktywności.

Długość dnia pracy nie miała większego znaczenia – liczyło się to, jak ludzie organizowali swój dzień. Ci, którzy robili systematycznie krótkie przerwy, byli znacznie bardziej produktywni niż ci, którzy pracowali długo w jednym ciągu.

Idealny stosunek pracy do przerwy wynosił 52 minuty pracy, a następnie 17 minut odpoczynku. Ludzie, którzy przestrzegali tych granic czasowych, mieli wyjątkowy poziom skupienia w swojej pracy. Przez około godzinę byli w 100% oddani zadaniu, które mieli do wykonania. Nie sprawdzali Facebooka „na szybko” ani nie rozpraszały ich e-maile. Gdy poczuli zmęczenie (znów po około godzinie), robili krótkie przerwy, podczas których całkowicie odrywali się od swojej pracy. To pomagało im, zresetowanym, zanurzyć się z powrotem w kolejną produktywną godzinę pracy.

60 minut pracy i 15 minut przerwy

Nie wykluczone, że twój mózg woli pracować odrobinę dłużej, przez godzinę, a potem odpoczywać krócej – przez kwadrans. Czy te kilka minut różnicy w porównaniu z pierwszą propozycją robi  jakąś różnicę? Sprawdź, co jest dla ciebie korzystniejsze.

75 minut pracy i 15 minut przerwy

Dr Julia Kołodko, doradca i trener w obszarach nauk behawioralnych, odkryła, że u niej sprawdza się system 75 minut pracy i kwadrans przerwy. Dr Kołodko powiedziała także w rozmowie z MamStartup, że “jeśli chcesz być naprawdę efektywny, zaplanuj dzień pracy tak, aby praca umysłowa zajmowała cztery do pięciu godzin. Resztę czasu poświęć na zadania związane z koordynacją, logistyką, networkingiem i inne, które nie są pracą stricte umysłową”.

4 części po 90 minut

Z kolei z innych badań wynika, że 90 minut to maksymalny okres skupienia. Zamiast myśleć o 8-, 6- lub 10-godzinnym dniu pracy, podziel swój dzień na cztery lub pięć 90-minutowych okien. W ten sposób będziesz mieć średnio 4 zadania, które wykonasz o wiele sprawniej. Rób dowolnej długości przerwy między zadaniami, aby się naładować.

3 godziny pracy pod rząd

Andrew Merle, marketingowiec, który pracował dla takich marek jak New Balance czy Red Bull, uważa, że jedna godzina pracy to zdecydowanie za mało, aby wejść w swoje obowiązki. Po dwóch godzinach wydajność poprawia się, ale lepiej nie zatrzymywać się w tym momencie. Trzy godziny, zdaniem Merle, to idealne rozwiązanie, by wykonać zadanie  lub przynajmniej jego większą część. Oznacza to zamknięcie się w spokojnym miejscu, w którym nikt nam nie będzie przeszkadzał.

Bloki tematyczne i grupowanie zadań

Jak zauważa konsultant ds. produktywności, Charlie Gilkey, nasza produktywność wzrasta i spada w zależności od rytmu okołodobowego, przyswojonej kofeiny, wzorców żywieniowych i obciążenia psychicznego.

Powszechne jest patrzenie na kalendarz, znalezienie jakiegoś przypadkowego slotu i zajęcie się zadaniem, które można wykonać w tym okresie. Zamiast tego, Gilkey sugeruje rozpatrywanie swojego czasu w czterech kategoriach:

Czas koncentracji: Są to 90- do 120-minutowe bloki czasu, kiedy jesteś szczególnie kreatywny, zainspirowany i zdolny do wykonania pracy na wysokim poziomie, która wymaga skupienia.

Czas administracyjny: Mniejsze, 30- 60-minutowe bloki czasu o niższej energii, kiedy nie jesteś w stanie wykonać ciężkiej pracy, ale możesz zostawić za sobą pewne rutynowe sprawy.

Czas z ludźmi: od 90 do 120-minutowe okresy, w których jesteś przygotowany  do energicznych spotkań z innymi ludźmi.

Czas regeneracyjny: Zmienna długość czasu na ćwiczenia, medytację i dbanie o siebie.

Chodzi o to, aby podzielić dzień z góry na te kategorie – nie konkretne zadania – a następnie wybrać odpowiednie czynności.

Grupowanie polega na łączeniu podobnych (zwykle mniejszych) zadań i zaplanowaniu określonych bloków czasowych, aby wykonać je wszystkie jednocześnie. Dzięki grupowaniu podobnych zadań zaoszczędzisz cenny czas i energię umysłową. Na przykład, zaplanowanie dwóch 20-minutowych bloków na zajęcie się mailami w ciągu dnia jest bardziej efektywne niż sprawdzanie skrzynki odbiorczej co 15 minut.

Dni tematyczne

Dni tematyczne, to sposób, który lubi stosować w swoim życiu zawodowym Jack Dorsey, założyciel Twittera.

Ta forma pracy dobra będzie dla osób, które mają wiele obszarów odpowiedzialności konkurujących o ich uwagę. Przykładowo, przedsiębiorca często musi zajmować się marketingiem, sprzedażą, rozwojem produktu, obsługą klienta i HR w tym samym czasie. Zamiast wyznaczać bloki czasowe dla każdego obszaru każdego dnia, poświęca cały dzień każdego tygodnia na każdy z tych obowiązków. Np. w poniedziałki rozmawiasz z klientami, we wtorki przygotowujesz wpisy na bloga czy mediów społecznościowych na cały tydzień, środy poświęcasz na przygotowywanie projektu, itd.

Dni „w firmie” i „poza firmą”

To propozycja raczej dla freelancerów, którzy pracują z domu lub z biura, albo dla osób dzielących swoją pracę na stacjonarną i wyjazdową. Dzień „w firmie” to taki, w którym izolujesz się i skupiasz na pracy papierkowej, wykonujesz telefony i nie wychodzisz z domu (biura). Z kolei dzień „poza firmą” to taki, w którym rezerwujesz spotkania np. podczas śniadania, lunchu, czy przerwy kawowej – załatwiasz wszystkie sprawy na zewnątrz.

Wskazówki:

• Trzy bloki tematyczne – tyle maksymalnie możesz zaplanować dziennie. Jeśli to zaakceptujesz, to twoje życie będzie o wiele łatwiejsze i szczęśliwsze.
• Zaplanowanie bloków jest sprawą indywidualną – próbuj, aż osiągniesz zadowalający cię układ.
• Przy planowaniu licz bloki tematyczne, a nie czas, jaki one zajmują. Unikniesz w ten sposób przytłoczenia.
• Liczba bloków skupienia, którymi dysponujesz, jest czynnikiem ograniczającym to, jak szybko będziesz w stanie robić postępy w swoich projektach kreatywnych. – Wiele osób błędnie diagnozuje swoje problemy z wykonaniem pracy twórczej jako prokrastynację, brak zdolności lub brak kreatywności, podczas gdy w rzeczywistości bardziej powszechną przyczyną jest to, że po prostu nie mają żadnych lub odpowiednich bloków czasowych i w swoim harmonogramie, aby zacząć i kontynuować – mówi Gilkey.
• Bloki powodują, że mniej się stresujesz pracą.
• Nie pomijaj bloków regeneracyjnych.
• Nie wykonuj czynności z różnych bloków w jednym slocie.

5-30-30

Konsultant Josh Linkner promuje podejście do produktywności 5-30-30: Pięć dni w tygodniu zainwestuj 30 minut w naukę i 30 minut w ruch. Nie jest to program na cały dzień, ale zwrócenie uwagi na aspekty, które mamy tendencję najczęściej pomijać: edukacja i sport. Dodałabym jeszcze od siebie co najmniej 30 minut na relaks każdego dnia.

10×100

Dzięki narzędziu NewDay, możemy podzielić dni na dziesięć równych części, co znacznie ułatwia osiągnięcie wszystkiego, co chcesz zrobić w ciągu typowego dnia.

NewDay dzieli dzień na dziesięć 100-minutowych segmentów. (Pozostaje ci 440 minut, czyli 7,33 godziny, na sen) – oczywiście jest to dość umowne i możesz spać więcej jeśli chcesz.

Każdy z dziesięciu 100-minutowych segmentów ma swoją intencję. Jeśli pierwszy segment zaczyna się o 6:30, to pierwsze 100 minut twojego dnia może być poświęcone „jodze, prysznicowi i śniadaniu”.

Resztę swoich 100-minutowych segmentów wypełnij tym, co zwykle dzieje się podczas typowego dnia pracy. To nie będzie idealnie równe, bo w aplikacji nie ma dodatkowych przerw na odpoczynek czy lunch, więc musisz je samemu wygospodarować o dowolnych godzinach (np. 100-minutowy odpoczynek, albo jeden przedział na obejrzenie odcinka serialu i wyjście z psem).

Aby sposób, w jaki spędzasz swój dzień był jeszcze bardziej oczywisty, NewDay pozwala dodać ikonę (osoba przy biurku, osoba jedząca, osoba ćwicząca) do każdego 100-minutowego slotu, które pomogą zwizualizować, co zwykle robisz ze swoim czasem.

Miksowanie stylów

Jak już ustaliśmy, od samego rana do około południa, większość ludzi ma lepsze flow, dlatego do przerwy lunchowej możemy pokusić się o dłuższe bloki czasowe (np. jeden 3-godzinny, 60 lub 90-minutowe), a po posiłku przerzucić się np. na pomodoro, albo któryś inny ze schematów.

Poniżej przykład połączenia 50-10 i pomodoro:

Sesja poranna:

• Praca 50 min.
• Przerwa 10 min.
• Praca 50 min.
• Przerwa 10 min.
• Praca 50 min.
• Lunch i drobnostki do załatwienia 60 min.

Sesja popołudniowa

• Praca 25 min.
• Przerwa 5 min.
• Praca 25 min.
• Przerwa 5 min.
• Praca 25 min.
• Dłuższa przerwa 15 min.
• Praca 25 min.
• Przerwa 5 min.

Koniec dnia pracy

Możesz zastosować podobną strategię. Baw się długością segmentów pracy i przerw, aż znajdziesz optymalną konfigurację, która zmaksymalizuje twoją produktywność. Ważna uwaga: krótkie przerwy spędzaj bez social mediów, surfowania w internecie i rozmów telefonicznych – łatwo stracić poczucie czasu. Ale za to możesz:

• Zaparzyć filiżankę kawy lub herbaty.
• Rozciągnąć ciało.
• Zająć się szybkimi i prostymi obowiązkami domowymi.
• Wykonać ćwiczenia oddechowe i krótkie medytacje.

Pamiętaj:

• Zacznij od najważniejszych zadań,
• Zapomnij o multitaskingu,
• Połącz drobne zadania o podobnej tematyce w jeden segment,
• Starannie zaplanuj, co robić w krótkich przerwach.

I już nie będzie prokrastynacji

Większość ludzi nie potrafi zarządzać swoim czasem. Szczególną trudność sprawia nam szacowanie, ile czasu zajmą konkretne zadania. Kiedy zaplanujesz swoje zadania i cele, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będziesz je realizować.

Brak wyznaczania jakichkolwiek granic dla tasków to najgorszy wróg perfekcjonisty. Zawsze jest coś do podrasowania i poprawienia. Może być trudno zorientować się, kiedy projekt jest skończony, zwłaszcza jeśli dążysz do doskonałości. W pewnym momencie trzeba umieć powiedzieć „jest ok” i ruszyć dalej. Narzucenie limitów czasowych pomaga utrzymać pracę w ryzach i sprawia, że czas nie będzie przeciekał nam przez palce.

Bądź elastyczny

• Różne sprawy będą się niespodziewanie pojawiać i rujnować twoje plany. Pamiętaj jednak, że twój schemat  jest przewodnikiem, który pomaga ci skupić uwagę na tym, co ważne, a nie wiążącą umową.
• Nawet ekspert od produktywności Cal Newport zmienia swoje plany w ciągu dnia, wykreślając pierwotne bloki czasowe i wypełniając je zaktualizowanymi planami w zależności od okoliczności.
• Postrzegaj swoje bloki czasowe jako elastyczny sposób na stawianie sobie wyzwań, a nie surowe narzędzia do karania siebie, gdy nie dasz rady.
• Możesz zabookować sobie czas na relaks bez ustalonego planu, jak spędzisz ten czas. Dzięki temu zyskasz elastyczność, która pozwoli ci bardziej spontanicznie decydować o tym, co chcesz robić – miej jeden segment, który nie będzie kojarzyć się z dyscypliną, która jest tak potrzebna w wielu innych obszarach.