Cudzoziemcy w branży IT. Jak zatrudniać? [Webinar]

Działalność cudzoziemców – specjalistów z branży IT w startupach w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej: PIT) i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (dalej: ZUS), trzeba analizować co najmniej na czterech poziomach.

Poziom 1 – Dostępne formy prawne współpracy

Każda forma prawna ma inne skutki w PIT/ZUS i oferuje specjalistom z branży IT inne zachęty podatkowe.

Najpopularniejsze formy współpracy polskich przedsiębiorców ze specjalistami w branży IT (cudzoziemcami i obywatelami Polski) to umowa o pracę, umowy cywilnoprawne zawierane poza działalnością gospodarczą (dalej skrótowo: umowy cywilnoprawne) czy umowy zawierane w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej (dalej: umowy B2B).

Każdego cudzoziemca można zatrudnić na podstawie umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej. Z cudzoziemcem można również zawrzeć umowę B2B, jeżeli dany cudzoziemiec działa w formie jednoosobowej działalności gospodarczej.

Jednoosobową Działalność Gospodarczą (JDG) mogą założyć cudzoziemcy-obywatele części państw czy cudzoziemcy z określoną podstawą pobytu w Polsce. Te państwa to członkowie UE, EOG, Szwajcaria, USA i od specustawy – także Ukraina. Podstawy pobytu w Polsce dające prawo do działania w formie JDG w Polsce to m.in. zezwolenie na pobyt stały, status uchodźcy czy ważna Karta Polaka.

Poziom 2 – Możliwość współpracy w ramach JDG

Czy mamy do czynienia z obywatelami polskimi, czy cudzoziemcami uprawnionymi do prowadzenia działalności w formie JDG, przed rozpoczęciem współpracy należy sprawdzić, czy umowa B2B w ogóle jest możliwa.

Umowa B2B będzie możliwa, o ile w praktyce czynności współpracownika będą mogły być kwalifikowane jako działalność gospodarcza. W odmiennym przypadku organy podatkowe mogą przekwalifikować przychody z działalności gospodarczej na inny rodzaj przychodów.

Poziom 3 – Rezydencja podatkowa

Rezydencja podatkowa jest kluczową sprawą przy współpracy z cudzoziemcami. O ile przy umowie o pracę zasady opodatkowania są identyczne dla rezydentów i nierezydentów, o tyle przy umowie zlecenia czy umowie B2B skutki mogą być istotnie różne – o czym poniżej.

Określenie rezydencji podatkowej kiedyś sprowadzało się do uzyskania certyfikatu rezydencji – polskiego czy zagranicznego, jednak obecnie sam certyfikat to za mało. Funkcjonujące przepisy premiują podatników i płatników tworzących odpowiednie pliki zabezpieczające (defense file). Przygotowanie takiego pliku zabezpieczającego może przykładowo pomóc w obronie stosowania stawek PIT 12%/32% zamiast 20%, jak będzie przy zleceniobiorcy w zależności od tego, czy będzie miał polską, czy zagraniczną rezydencję podatkową.

Poziom 4 – Dostępne rozwiązania podatkowe i w zakresie ZUS

Umowa o pracę

Przy umowie o pracę stosuje się stawki PIT 12% i 32% – dla rezydentów i nierezydentów, a opodatkowane są dochody, czyli przychody minus koszty uzyskania przychodów i ZUS. Standardowe koszty uzyskania przychodów są ryczałtowe i niskie.

Umowa cywilno-prawna

Przy umowach cywilnoprawnych z polskimi rezydentami podatkowymi także stosuje się stawki PIT 12% i 32%. Również tutaj opodatkowane są dochody. Standardowe koszty uzyskania przychodów są ryczałtowe i wynoszą 20%. Przy umowie o pracę i umowach cywilnoprawnych m.in. do przychodów z działalności twórczej polegającej na tworzeniu programów czy gier komputerowych, po spełnieniu odpowiednich warunków możliwe jest stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów.

Jednakże przy umowach cywilnoprawnych z nierezydentami opodatkowane są przychody – czyli bez odliczenia kosztów i ZUS. Podstawowa stawka PIT to 20%. Jednocześnie, na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania w pewnych okolicznościach możliwe jest całkowite wyłączenie z opodatkowania w Polsce i to nawet bezterminowo.

Umowa B2B

Na koniec o formie, która daje największe możliwości, czyli umowach B2B. Przedsiębiorca-cudzoziemiec, który prowadzi działalność w formie JDG, może być zarówno polskim, jak i zagranicznym rezydentem podatkowym, choć zapewne polskie organy będą doszukiwały się polskiej rezydencji podatkowej. O Ile przy umowie o pracę był dostępny jeden sposób opodatkowania – na zasadach ogólnych – przy zastosowaniu stawek PIT 12%/32%, to prowadzący JDG mogą wybierać z trzech sposobów opodatkowania:

1. Na zasadach ogólnych PIT – stawki PIT 12%/32% od dochodu, stawka ubezpieczenia zdrowotnego 9%
2. Stawką liniową w PIT – stawka PIT 19% od dochodu, stawka ubezpieczenia zdrowotnego 4,9% z częściowymi odliczeniami
3. Ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – stawki są bardzo zróżnicowane – dla IT zazwyczaj stosuje się 8,5%, 12% czy 15% od przychodu – w zależności od tego, czym dany specjalista IT się zajmuje, składki na ubezpieczenia zdrowotne są zryczałtowane.

Przy rozliczeniach w PIT dostępna może być ulga IP BOX, w ramach której dostępna jest stawka 5%. Przedsiębiorcy-nierezydenci w pewnych okolicznościach mogą w ogóle być wyłączeniu z opodatkowania w Polsce, jednak nie w przypadku prowadzenia JDG w Polsce. Będzie tak przykładowo przy świadczeniu usług dla polskiej firmy z zagranicy.

W ramach ZUS każdy przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej i mający miejsce zamieszkania w Polsce może skorzystać z całkowitego zwolnienia z ZUS czy znacznie obniżonych stawek. I tutaj ciekawostka – miejsce zamieszkania dla celów ZUS oraz rezydencja podatkowa mogą być w dwóch różnych państwach. Zatem sytuację w ZUS należy analizować odrębnie od PIT.

Jaką formę wybrać?

W każdej sytuacji optymalne może okazać się inne rozwiązanie – umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa B2B. Zależeć to będzie od sposobu i zakresu współpracy, miejsca pobytu wykonawcy, poziomu bezpieczeństwa czy wymagań każdej ze stron. Na przykład z managerem, jeżeli zarządza ludźmi czy dostępne są dla niego 50% koszty uzyskania przychodu, umowa o pracę może okazać się lepsza niż zwykła B2B.

Autor: Wojciech Garczyński, szef działu podatki i ZUS w kancelarii prawnej C&C Chakowski & Ciszek.
_

Więcej informacji na temat zatrudniania programistów w kontekście PIT i ZUS znajdziecie w webinarze Wojciecha Garczyńskiego Cudzoziemcy w branży IT – Zatrudnianie a PIT i ZUS.

Z kolei o samej procedurze zatrudniania cudzoziemców z branży IT możecie dowiedzieć się więcej z webinaru radcy prawnej, dr Izabeli Florczak Cudzoziemcy w branży IT – Legalizacja pracy i pobytu.

Rozmowy zrealizowano w formie webinarów dnia 23 i 25 listopada 2022.