Największym błędem founderów jest brak zarządzania finansami spółki – Katarzyna Wójcik

Jaki jest stan wiedzy o finansach polskich startupowców? Robimy jakieś postępy, uczymy się sami?

Katarzyna Wójcik: W zasadzie jest regułą, że startupy w znakomitej większości są zakładane przez inżynierów, programistów, przedsiębiorców, osoby z doświadczeniem w marketingu lub sprzedaży, którzy skupiają się na stworzeniu innowacyjnego produktu oraz wprowadzeniu go na rynek. 

Niestety, bardzo rzadko, w gronie founderów, jest również osoba z doświadczeniem finansowym, zaś pozostali founderzy zwykle nie mają specyficznych kompetencji w tym zakresie. Founderzy zaczynają więc zarządzać finansami we własnym zakresie „na wyczucie”, ucząc się na błędach, czasem korzystając z pomocy zewnętrznego biura księgowego. Niestety, bardzo często founderzy po prostu nie zdają sobie sprawy z ryzyk i poziomu skomplikowania obszaru finansów, z konieczności przestrzegania przepisów podatkowych oraz ustawy o rachunkowości, z wymogami współpracy z działem księgowym, wymiany informacji, planowania i kontroli budżetu. 

Czasem słyszę, iż founderzy chcą zarządzać „startupowo” a nie „korporacyjnie” w rozumieniu, że „startupowo” oznacza na luzie i bez niepotrzebnych procesów. Myślę, że jest to szkodliwy i błędny slogan. Nie można zarządzać startupem w korporacyjny sposób – bo „korporacyjnie” oznacza najczęściej zarządzanie rozbudowaną strukturą zatrudniającą setki czy tysiące osób. Natomiast zarządzanie finansami w startupie powinno oznaczać wprowadzenie prostych reguł postępowania i podstawowej dyscypliny operacyjnej. Jeśli ktoś uważa, że zarządzanie startupem to brak zasad i dbałości o finanse to raczej taka postawa nie zbuduje spółki o silnych i zdrowych podstawach. Nic nie rujnuje biznesu tak jak „chaos” operacyjny, który tak naprawdę uniemożliwia jakiekolwiek kierowanie spółką. Nie wyobrażam sobie jak mogą działać i rosnąć organizacje, które nie wdrożyły podstawowych procesów zakupowych, obiegu dokumentów, analizy kosztów czy wreszcie regularnej kontroli i planowania wydatków. 

Oczywiście samodzielne „uczenie się” przez founderów jak zarządzać spółką jest niezwykle „ciekawym” doświadczeniem – jednak prawda jest taka, że bardzo często jest to „otwieranie otwartych drzwi” czyli budowanie od zera rozwiązań, które już istnieją na rynku i wystarczy tylko zaadaptować je do specyfiki i modelu biznesowego nowej spółki. Niestety proces „uczenia się” jest również niezwykle kosztowny i narażony na błędy wynikające z braku czasu i doświadczenia. Dlatego, wsparcie eksperta finansowego, nawet w małym wymiarze czasu, może stanowić „game changer” pozwalający founderowi na przekazanie tematów finansowych w kompetentne „ręce” i poświęcenie czasu na rozwijanie produktu lub biznes development. 

Chcę założyć startup. Czy zanim zacznę o nim myśleć i pozyskiwać finansowanie z rozmaitych źródeł, nie powinnam zainwestować w swoją wiedzę na temat finansów? Jak się tego nauczyć, gdzie dowiadywać?

Jeżeli nie masz wcześniejszego doświadczenia w zarządzaniu firmą i jej finansami – to bez dwóch zdań najpierw warto zdobyć przynajmniej podstawową wiedzę na temat tego czym jest kapitał w spółce, jakie są możliwości finansowania działalności, jakie są konsekwencje wyboru określonej struktury finansowania, jak wreszcie planować wydatki i budować model biznesowy. Początkujący przedsiębiorcy mogą korzystać ze wsparcia inkubatorów, których głównym celem jest szerzenie wiedzy o przedsiębiorczości oraz postaw wiedzy z zakresu prawa, księgowości czy zarządzania.  Bardziej doświadczeni przedsiębiorcy czy founderzy mogą korzystać z różnorodnych programów akceleracyjnych, szkoleń i mentoringu oferowanych w ramach programów wsparcia przez instytucje jak Startup Poland, Google for Startups czy PARP Akademia. 

Jakie błędy popełniają founderzy w kwestii zarządzania finansami spółki?

Odpowiem przewrotnie na tak zadane pytanie. Myślę, że największym błędem jest po prostu brak zarządzania finansami spółki startupowej. Oczywiście trafiają się chlubne wyjątki, jeśli spółka ma w swoim zespole osobę z wiedzą i doświadczeniem z zakresie finansów – jednak, jak mówiłam są to raczej wyjątki potwierdzające regułę. 

Oczywiście zgadzam się, z tym, że startup na wczesnym etapie działalności, czyli w etapie pre-seed lub seed, mogą pozwolić sobie, aby „dbałość o finanse spółki” sprowadzała się do przygotowania przez zewnętrzne biuro księgowe miesięcznych deklaracji podatkowych. 

Jeśli natomiast startup pozyska pierwsze finansowanie od inwestora, sytuacja zmienia się, ponieważ spółka musi zacząć planować i kontrolować wykorzystanie otrzymanych od inwestora środków. 

Tak naprawdę, jak to się mówi „zamknięcie rundy” z inwestorem oznacza, że inwestor uwierzył w zdolność spółki do monetyzacji innowacyjnego produktu oraz zbudowania struktury, która jest w stanie rozwinąć działalność. W bardziej dojrzałych „startupowo” krajach np. w Wielkiej Brytanii lub USA właśnie na takim etapie rozwoju do spółek dołączają osoby, odpowiedzialne za zarządzanie finansami w tym oczywiście kapitałami otrzymanymi w ramach rundy inwestycyjnej. Często same startupy poszukują CFO, który pomoże ułożyć i nadzorować zarządzanie finansami w spółce. Czasem jest to nieco „wymuszony” proces, gdyż prawie zawsze w umowach inwestycyjnych, jednym z ważniejszych warunków wejścia inwestora, jest wdrożenie przez startup bieżącego, rzetelnego raportowania finansowego. Dlatego np. w Wielkiej Brytanii bardzo dynamicznie rozwija się rynek tzw. fractional CFO czyli dyrektorów finansowych, którzy współpracują z kilkoma startupami po kilka lub kilkanaście dni w miesiącu (w zależności od skali działalności danego startupu). Oczywiście startupów w większości nie stać na CFO w pełnym wymiarze czasu pracy, jak również najczęściej skala organizacji nie wymaga zaangażowania doświadczonego CFO w pełnym zakresie – dlatego metoda współpracy w modelu „częściowego” CFO / CFO as-a-Service – daje startupom możliwość korzystania z doświadczonych ekspertów w optymalnym budżecie kosztowym. 

Wracając do pytania o popełniane błędy:

 1. Myślę, że jednym z największych błędów jest założenie, że zarządzanie finansami ogranicza się do współpracy z zewnętrznym biurem księgowym. Oczywiście dobre biuro księgowe, które dba o poprawność dokumentacji podatkowej i kadrowej to naprawdę niezwykle ważny partner biznesowy. 

Problemy podatkowe, błędy lub działania niezgodne z przepisami „utrudniły” życie już nie jednemu podmiotowi i to nie tylko w gronie startupów. Musimy jednak pamiętać, że księgowość, w swojej naturze, służy do odzwierciedlania i raportowania zdarzeń przeszłych. Natomiast dla inwestorów i startupów kluczowe jest zarządzanie przyszłością, planowanie wykorzystania posiadanych środków, czyli tzw. raportowanie zarządcze.

W przypadku startupów, w szczególności tych na etapie przez komercjalizacją, czyli rozpoczęciem sprzedaży, najważniejsza jest kontrola tzw „monthly burn rate”. Jeśli nie mamy przychodów ze sprzedaży, to właśnie otrzymany kapitał musi wystarczyć na tak zwany „runway” do momentu rozpoczęcia sprzedaży lub zamknięcia kolejnej rundy finansowania. Jest to absolutnie krytyczny etap, jeśli spółka nie utrzyma dyscypliny wydatków, projekt będzie opóźniony lub okaże się, że wydatki na development zostały niedoszacowane – kapitał wyczerpie się zanim spółka będzie w stanie wprowadzić produkt na rynek. Oznacza to zatrzymanie produkcji lub działalności. Obecnie, na trudnym rynku inwestycyjnym oraz wysokim koszcie kapitału – zdobycie dodatkowego kapitału może być niezwykle trudne lub nawet niemożliwe.  

 2. Kolejnym błędem jest brak rzetelnego i opartego o faktyczne dane planowania wydatków, czyli brak budżetowania. Brak dyscypliny wydatków, bieżącej kontroli oraz proaktywnego reagowania na zmieniającą się sytuację cashową spółki. Proaktywne działania oznaczają świadome decyzje związane np. z odroczeniem wydatków lub redukcją kosztów, jeśli przychody ze sprzedaży spadają. 

 3. Niewątpliwym błędem są zwykle niedoszacowane nakłady na projekty rozwojowe oraz inwestycje. Oczywiście w przypadku innowacyjnych rozwiązań jest to trudne, gdyż często w trakcie developmentu następuje iteracja funkcjonalności lub zmiany po wprowadzeniu na rynek – jednak mając świadomość takiego ryzyka należy uwzględniać w budżetach tzw „contingency” oraz zabezpieczyć finansowanie na takie dodatkowe wydatki. 

Niestety, takie i inne błędy powodują szereg ryzyk i brak przewidywalności. Trudny rynek inwestycyjny, powoduje, iż inwestorzy oczekują rzetelnych i sprawdzalnych informacji a nie „optymistycznych” Exceli.  Inwestorzy potrzebują planów finansowych opartych o porównywalne dane oraz realistyczne oczekiwania co do przyszłego wzrostu i rentowności. Profesjonalnie zarządzane finanse pozwolą wdrożyć raportowanie zarządcze i zagwarantują inwestorom bezpieczeństwo wykorzystania ich funduszy.

Niektórzy twierdzą, że początkowo dobrze jest finansować przedsięwzięcie z własnych środków. Jeszcze inni mówią, że pieniądze w startupie bierze się od klientów, co często nie jest takie proste, szczególnie gdy jesteśmy dopiero na etapie budowania MVP, a środki na to też skądś trzeba znaleźć.

Oczywiście, jest możliwe, aby na wczesnym etapie inkubacji innowacyjnego rozwiązania finansować przedsięwzięcie poprzez samofinansowanie (finansowanie wewnętrzne), czyli bootstrapping. Natomiast już na etapie seed nie jest to polecana metoda finansowania inwestycji. 

Przede wszystkim, z pewnością zgromadzone środki, nie będą wystarczające na sfinansowanie całego procesu inwestycyjnego. Poza tym mądrzy inwestorzy zawsze doradzają, aby nie inwestować własnych pieniędzy w własny biznes. Najlepiej budować za pieniądze inwestorów. To mądrość biznesowa, która potwierdza, że jeśli inne osoby uznały twój pomysł za wart zaangażowania środków to oznacza, że przeszedłeś pierwszy egzamin rynkowy i twój pomysł przeszedł pierwszą pozytywną weryfikację. Angażując własne środki, tracimy obiektywne podejście do takiej oceny, a to może powodować błędne decyzje i utratę naszego kapitału. 

Jeśli jesteśmy na etapie MVP to oczywiście powinniśmy się skierować do inkubatorów, akceleratorów i funduszy typu pre-seed, które inwestują od 50 do 100k euro w etap weryfikacji produktu. 

Jeśli ten etap zakończy się pomyślnie, powinnyśmy przygotować produkt i koncept do rundy inwestycyjnej „seed-investment”. Bardzo często też na tym właśnie etapie startupy w Polsce występują o dotacje dla innowacyjnych rozwiązań technologicznych. Otrzymana dotacja jest bardzo dobrym argumentem dla potencjalnego inwestora potwierdzającym potencjał projektu i wspierający jego wycenę. 

Zgłasza się do naszej redakcji sporo pomysłodawców, niekoniecznie rozwiązań typowo startupowych. Szukają finansowania. Widzimy, że fundusz nie zainwestuje, bo nie będzie mieć zwrotów. Skąd tacy pomysłodawcy mogą pozyskać środki na rozwój swojej młodej firmy?

Oczywiście, takie nowe firmy również mogą pozyskiwać inwestorów, lecz niekoniecznie w postaci funduszy venture inwestujących w potencjalnie szybko skalowalne rozwiązania technologiczne. Tacy przedsiębiorcy mogą próbować bardziej konwencjonalnej ścieżki, czyli pozyskać inwestorów branżowych lub inwestorów indywidualnych, którzy ocenią, że rozwiązanie lub pomysł biznesowy ma duże szanse powodzenia.

Jeśli rozwiązanie ma szansę na szybkie i stabilne pozyskanie klientów, można skorzystać z obecnych na rynku pożyczek bankowych „na start” lub pożyczek od inwestora indywidualnego. Istnieje również szereg programów dotacyjnych wspierających rozwój specyficznych branży, w szczególności w zakresie nakładów na zmniejszenie energochłonności, green energy, digitalizację procesów produkcyjnych.  

Jakie pomysły najtrudniej sfinansować?

Najtrudniej jest oczywiście zdobyć finansowanie dla rozwiązań, które w takiej samej lub zbliżonej formie nie odniosły sukcesu na rynku, które ze swojej natury są ograniczone zasięgiem lub niemożliwością skalowania, produkty i usługi, które nie sprawdziły się na etapie MVP lub posiadają błędy technologiczne, których usunięcie wymaga znaczących nakładów. 

Kiedy zgłosić się do funduszu, kiedy pomyśleć o innej opcji?

Na to pytanie można jedynie odpowiedzieć – to zależy. A „zależy” od branży, od skali oczekiwanych nakładów, od oczekiwań founderów i ich decyzji co do strategii i przyszłego exitu (wyjścia z inwestycji). Muszę doprecyzować, że pytając o fundusz myślimy o funduszach typu venture. Co ciekawe, nie są to oczywiście jedyne fundusze na rynku. Coraz częściej i coraz aktywniej na rynku startupowym działają korporacyjne fundusze typu venture. Ich strategią działania jest inkubacja i skalowanie innowacyjnych rozwiązań i startupów w swoich specyficznych branżach. Niezwykle prężnie działają takie fundusze venture np. na rynku materiałów budowlanych, inwestując w nowoczesne, często ekologiczne rozwiązania techniczne, nowe rodzaje materiałów, dekarbonizację. Dla wielu startupów w specyficznych branżach to bardzo ciekawa alternatywa. Nie ma tutaj często scenariusza spektakularnych exitów, bo tak naprawdę inwestor branżowy po prostu wdraża i integruje rozwiązania do swojej – najczęściej – globalnej skali działalności. Zapewnia to długofalową stabilizację oraz możliwość wzrostu, jak również nakłady na kolejne projekty. 

Oczywiście inną ścieżką może być skorzystanie z całej gamy dotacji publicznych i funduszy europejskich lub wykorzystanie ścieżki rozwoju dzięki szybkiej i skutecznej monetyzacji i finansowaniu rozwoju dzięki sprzedaży i np. pożyczkom od wspólników. 

Załóżmy, że widzę zainteresowanie moim startupem i chcę zebrać pierwszą rundę. Jak dobrać inwestorów? Na co się nie zgadzać? Co może być pułapką?

Oczywiście najlepiej jest dobierać inwestorów, którzy już aktywnie działają w naszej branży. To nie tylko ułatwia komunikację z inwestorem w czasie trwania rundy, ale również później przy rozwijaniu i skalowaniu biznesu. Warto też wybierać inwestora, mając na względzie jego potencjał jako tzw „leading inwestor” (inwestora wiodącego) w trakcie kolejnych rund. Im silniejsza pozycja inwestora tym łatwiej będzie przekonać kolejnych i większych inwestorów do inwestycji na etapie rundy B,C i tak dalej. Na pewno nie można zgadzać się, na wczesnym etapie inwestycji na zbytnie zmniejszenie udziałów inwestorów lub zapisy w umowie inwestycyjnej, które w znaczący sposób ograniczają decyzyjność founderów.  

Przy negocjowaniu umów inwestycyjnych ważne jest, aby zachować czujność przy wszelkich zapisach dotyczących rozporządzania udziałami (w tym zapisów klauzul dotyczących pierwszeństwa oraz „tag along” czy „drag along”) oraz zapisów dotyczących uczestnictwa founderów w zyskach w sposób proporcjonalny do posiadanych udziałów (tzw. non-participating liquidation preference). 

Jeśli nowy inwestor, zakładając brak dodatkowych ryzyk, żąda znacząco większego uprawnienia (np. dwukrotności kwoty zainwestowanej, czyli 2x participating) oraz uczestniczenia w dalszym podziale pozostałych zysków z inwestycji, to founderzy powinni założyć, że każdy kolejny inwestor będzie oczekiwał podobnych warunków, co może skutkować tym, że niewiele pozostanie środków do podziału dla founderów oraz, że taki inwestor nie traktuje founderów w partnerski sposób. 

Co można zrobić w sytuacji kryzysowej, np. takiej jak teraz: wysoka inflacja, trudności z pozyskaniem finansowania zewnętrznego. Chcemy przetrwać, ale jak?

Tak jak wszystkie przedsiębiorstwa w trudnych czasach – mądrze zarządzając swoimi finansami i umiejętnością elastycznego dopasowania do okoliczności rynkowych. W czasach, kiedy pozyskanie kapitału od inwestorów jest trudne, a koszt kapitału jest wysoki – wtedy „cash” jest królem. Jeśli startup, spółka, przedsiębiorstwo racjonalnie podchodzi do kosztów, do nakładów inwestycyjnych i zarządzania kapitałem obrotowym powinna mieć środki na przetrwanie. Równocześnie, paradoksalnie, czasy kryzysowe wpływają na większą innowacyjność i szukanie lepszych rozwiązań dla klientów. Niestety biznes jest trudną grą rynkową i nie ma gwarancji wygranej. 

Jak i w co startup powinien inwestować zarobione pieniądze?

Rozpatrzmy sytuację, w której startup zaczyna zarabiać na sprzedaży i ma możliwość reinwestowania środków. Jeśli startup okazał się dobrą inwestycją, to na pewno warto rozwijać dobrze prosperujący pomysł. Rozwój może oznaczać nowe produkty lub usługi, rozwój na inne rynki lub stworzenie nowych funkcjonalności dla poszerzenia grup odbiorców. Oczywiście ważne jest również, aby inwestować w stabilizację procesów operacyjnych i rozwój zespołu, ale również kumulować środki na „gorsze czasy”. 

Oczywiście, środki zarobione przez founderów z wyjścia z inwestycji – to już indywidualna decyzja i możemy tylko życzyć kolejnych udanych inwestycji i exitów.

Może zainteresuje Cię także:

Dla startupów Polska to „rynek pułapka” – Diana Koziarska, SMOK Ventures

Jako CEO startupu foundrasing prowadzisz cały czas – Piotr Grabowski, AC/VC Foodtech Impact Fund

Anioł na pokładzie. Jaką wartość dla startupu może wnieść Angel Inwestor?