Większość firm nie zdaje sobie sprawy, że może mieć problemy z payrollem. Jakie? – Odpowiada Piotr Smoleń (Symmetrical.ai)

Jakie są najczęstsze problemy z payrollem, z jakimi muszą mierzyć się obecnie firmy?

Piotr Smoleń: Odpowiedź będzie zapewne przewrotna, ponieważ większość firm często nie zdaje sobie sprawy z tego, że może mieć jakikolwiek problem z payrollem. To proces administracyjny, compliance’owy działający w tle organizacji. Na świecie jest bardzo mało firm, które specjalizują się w tym zakresie, tworząc narzędzia i produkty wspierające payroll. W Symmetrical widzimy natomiast wyzwania dla nowoczesnych firm, jakie idą za tym procesem i dotyczą m.in. działów HR. Wiele firm poświęca zbyt wiele czasu i środków finansowych na administrację, która – w rzeczywistości – nie przynosi wartości biznesowej. Patrząc na sytuację z perspektywy wspomnianego już działu HR, czas przeznaczony na działania administracyjne zajmuje przestrzeń, która powinna  zostać przeznaczona na człowieka, tj. na budowanie zaangażowania czy rekrutowanie talentów do wzrastającej  organizacji. Działy operacyjne powinny skupić swoją uwagę na efektywności działań organizacji, a nie zadaniach administracyjnych. Tu określamy obszar działania Symmetrical. Naszym punktem wyjścia było postawienia sobie pytań, co zrobić, by uwolnić 80% czasu, który działy HR poświęcają właśnie na administrację? W jaki sposób ograniczyć generowane w procesie koszty, skoro można naliczać wynagrodzenie o wiele bardziej efektywnie? Jak przekierować tę energię na te obszary w firmie, które dostarczają wartość biznesową? Nasze rozwiązania mają na celu nie tyle udzielenie odbiorcom odpowiedzi na te pytania, co dostarczenie gotowych narzędzi, dzięki którym wynagrodzenia możemy naliczyć szybciej i taniej. 

Co w takim razie z kwestią zmieniających się regulacji w zakresie payrollu? 

P.S.: Oczywiście, są one bardzo znaczącym wyzwaniem. Zwłaszcza, że zmiany regulacji pojawią się w przestrzeni rynku bardzo często. Firmy, które korzystają z usług zewnętrznych dostawców, w zasadzie nie zaprzątają sobie jednak tymi zmiany głowy, ponieważ to w gestii providera znajduje się dostosowanie usług i narzędzi do zaistniałych zmian i ich wdrożenie. Pracodawcy stanęli również przed kolejnym wyzwaniem – zatrudnieniem globalnym, gdyż nowoczesne firmy coraz częściej poszukują pracowników poza granicami kraju. Oczywiście, istnieją organizacje, które pomagają przedsiębiorstwom rozwiązywać problemy powstałe na tej linii. Dlatego według mnie największym wyzwaniem współczesnych firm, jest wprowadzenie takich rozwiązań, które spowodują, że te wszystkie procesy, o których mówiłem będą odbywały się w firmie w sposób niewidzialny i nie będą zajmowały zbyt wiele czasu. 

W procesach związanych zarówno z payrollem jak i HR często dochodzi np. do zagubienia danych. Jak można sobie z tym radzić? 

P.S.: Kwestia administrowania danymi to rzeczywiście poważny problem w wielu organizacjach. Obrót danymi w firmie to często długa i zawiła droga, która wpływa na zniekształcenie danych o pracownikach lub współpracownikach. Dział odpowiedzialny za umowy podpisuje dokumenty z pracownikiem i przesyła je do innego działu, gdzie dane są wprowadzane do systemu, które z kolei są przetwarzane i wpisywane do jeszcze innego narzędzia przez kolejny dział firmy. Efekt? Te same dane przechodzą w jednej organizacji przez wiele działów i wiele dokumentów lub narzędzi. To generuje koszty, naraża na błędy, a niejednokrotnie również na zaginięcie danych, co z kolei może skutkować tym, że pracownik na koniec miesiąca nie otrzymuje pensji lub jego wynagrodzenie jest niższe, niż powinno być. Kolejny problem to pracownicy, którzy przestali współpracować z organizacją, jednak wciąż posiadają dostępy do systemów i danych poufnych, ponieważ administrator zapomniał lub po prostu nie wiedział, że powinien je ograniczyć. W platformie Symmetrical dane wprowadzane są tylko raz, dzięki czemu całkowicie eliminujemy chaos w ich źródłach.. Taka kompresja wspiera oszczędność czasu i pieniędzy, a przy tym eliminuje błędy wynikające z “nadprogramowej obróbki” danych.  

Czy rozliczenia dotyczące startupów lub pracowników gig-economy wyglądają podobnie?

P.S.: Obecnie coraz więcej firm na rynku działa jak platforma gig-economy. Praca w czasie remote stała się bardziej elastyczna, a nowoczesne firmy coraz chętniej korzystają z usług freelancerów czy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze pracy. W przypadku pierwszej grupy – współpracownicy są zatrudnieni w oparciu o każdą, dostępną na rynku formę współpracy. Coraz częściej np. programiści lub eksperci decydują się podjąć współpracę kontraktową. Jest to spory problem zwłaszcza dla dużych firm, przyzwyczajonych do zatrudniania pracowników w oparciu o umowę o pracę, w systemie ośmiogodzinnego dnia pracy i przejrzystym, uporządkowanym procesie płatności. W sytuacji gdy np. ⅓ pracowników wykonuje swoje obowiązki w oparciu o elastyczną formę zatrudnienia, zdarzają się przypadki, gdy tradycyjne narzędzia rozliczeń w firmie nie są na to gotowe, co generuje problemy payrollowe, takie jak źle naliczone wynagrodzenia. Symmetrical wspiera organizacje poprzez uspójnienie obrazu pracowników i współpracowników, czyli traktuje każdego zatrudnionego jako członka zespołu, bez grupowania na zatrudnionych w ramach B2B czy umowy cywilno-prawnej. Z punktu widzenia odbiorców naszych narzędzi, ograniczamy rozliczenia pracowników do kilku kliknięć, a zmiany wynikające z formy zatrudniania są wdrażane automatycznie.  

Dużo mówi się dzisiaj o gig-economy, jednak niejednokrotnie nie rozumiemy właściwie tego pojęcia. Czym więc ono jest? 

P.S.: Gig-economy to nowy sposób pracy, w którym pracownik nie pracuje dla danego pracodawcy w określonych godzinach, posiadając przy tym bardzo dużą elastyczność. Z perspektywy zatrudnionego, ten model umożliwia mu pracę w dogodnym dla niego czasie, a także możliwość zatrudnienia u więcej niż jednego pracodawcy. W chwili obecnej gig-economy stanowi około 15% zatrudnienia na świecie. Prognozuje się, że ta forma w ciągu 20 lat będzie stanowiła powyżej 50% globalnego zatrudnienia. Mówi się również, że rynek pracy będzie pracował właśnie jak gig-economy, może tylko z tym wyjątkiem, że ustabilizuje się zakres godzinowy pracy zatrudnionych. 

Skąd więc rosnąca popularność tego trendu?

P.S.: Popularność trendu często wynika z faktu, że pracownikowi o określonych kwalifikacjach bardzo trudno jest wykorzystać potencjał w 100% będąc zatrudnionym u jednego pracodawcy. Jest to zdecydowanie nieefektywne dla obu stron, gdy np. do osiągnięcia postawionego celu zatrudnionemu potrzeba jedynie 40 godzin z regulowanych etatem 160. W tym miejscu rodzi się pytanie, czy możliwość bardziej elastycznej formy zatrudnienia, gdzie pracownik może realizować różne cele u różnych pracodawców nie będzie stanowiło atrakcyjniejszego i bardziej rentownego rozwiązania dla obu stron? Odpowiedź wydaje się jednoznaczna. Osobiście uważam, że ten trend znacząco wpłynie na zmiany na rynku pracy, zwłaszcza w dobie remote. 

W takim razie to trend, w którym rotacja pracowników jest chlebem powszednim. Czy można to jakoś zmienić?

P.S.: Kluczem do ograniczenia rotacji pracowników są same organizacje! Duże znaczenie ma sposób budowania kultury organizacji,  komunikacji wewnętrznej, kierowanie się jasno określonymi wartościami czy realny wpływ na budowanie zaangażowania pracowników. Nie istnieją magiczne rozwiązania mogące zniwelować problemy pojawiające się w tych obszarach. Systemy takie jak nasz, wspierają organizację w dążeniu do stworzenia przyjaznego środowiska pracy i to na wielu poziomach. 

Wpływają na decyzyjność pracownika?

P.S.: Z reguły decyzja pracownika o odejściu z firmy jest wynikową wielu różnych czynników pośrednich. Proces narastania frustracji jest długi. Pomoc z jaką przychodzi Symmetrical to wsparcie pracownika liniowego w lepszym zrozumieniu swojego wynagrodzenia, zarówno w kwestii potrącanych składek, jak i terminowości wypłaty czy analogii pomiędzy wysokością pensji, a włożonym nakładem pracy. Wspieramy pracodawców w umiejętności udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące wynagrodzeń w możliwie najkrótszym czasie. Brak jawności w kwestii wypłat to tylko z pozoru małe problemy, gdyż niestety bardzo mocno przyczyniają się do budowania frustracji, która – jak już wiemy, może doprowadzić do odejścia wartościowego pracownika. Platforma Symmetrical pomaga działom HR, ponieważ dzięki niej HR może bardziej skupić się na tych obszarach, które kreują wartości, czyli właśnie budowaniu kultury organizacyjnej i zwiększaniu zaangażowania pracowników czyli po prostu pracy z ludźmi. Nie na administracji, nie na bazach danych i nie na kolejnych dokumentach, a właśnie na człowieku. 

Coraz częściej pracownicy doceniają możliwość uzyskania pensji na życzenie. Pomagacie w realizacji tych marzeń? 

P.S.: Temat jest żywy, choć jeszcze nie każdy pracownik deklaruje potrzebę takiej formy wypłaty wynagrodzenia. Najczęściej pensja na życzenie dotyczy pracowników pracujących w oparciu o elastyczne zatrudnienie, tych – którzy w każdym tygodniu zarabiają inną kwotę i nie są w stanie do końca oszacować na ile pozwala im ich budżet. Co więcej, nie są w stanie przewidzieć jak będzie wyglądała ich praca i zarobki w przyszłości. Dla takich pracowników pensja na życzenie może być czynnikiem decyzyjnym w procesie wyboru pracodawcy. Rozwiązanie daje im możliwość wyboru terminu, w którym otrzymają wynagrodzenie, co jest dużym ułatwieniem. Zwłaszcza w perspektywie ponoszonych kosztów stałych, jak np. media czy czynsz.

Spełnienie tych marzeń przez pracodawców bywa problemowe?

P.S.:  Jeszcze do niedawna kolosalnym problemem były procesy kadrowo-płacowe, gdzie przyjęło się, że pensja wypłacana jest raz w miesiącu, a firmy nie były w stanie organizacyjnie realizować wypłat w inny sposób. Natomiast czasy się zmieniły, technologia jest bardziej zaawansowana. Patrząc na obecnie oferowane na rynku technologie, payroll jest dostępny w czasie rzeczywistym i nie trzeba już czekać na datę przelewu, gdyż można go uzyskać w kilka minut. I kosztuje to tyle samo lub mniej, niż proces rozliczeń w systemie miesięcznym, a dzięki zastosowaniu automatyzacji angażuje mniej osób i mniej arkuszy danych. Dlatego dla części organizacji wypłata na życzenie może być gigantyczną wartością dla ich pracowników, która przekłada się na łatwiejszą rekrutację i utrzymanie zatrudnionego w szeregach firmy. Natomiast trzeba pamiętać, że wciąż nie jest to problem, który dotyczy całej ekonomii i każdego pracodawcy. 

W obszarze payroll wiele firm wciąż stawia na tradycyjne rozwiązania, polegające na zatrudnianiu specjalistów, którzy liczą i liczą. Oczywiście, nikt nie jest nieomylny więc manualna forma rozliczeń, niesie za sobą spore ryzyko błędu.

P.S.: Najczęściej myśląc o payrollu lub kadrach i płacach wydaje się, że nie ma możliwości by był to proces w pełni automatyczny. Często firmy korzystają z oprogramowania mało zaawansowanego. Co mam na myśli? To oprogramowanie o nieprzyjaznym interfejsie, które jest w stanie zaimportować jedynie bardzo wystandaryzowany plik, a jednocześnie nie daje możliwości skomunikowania się z pracownikiem przy pomocy narzędzia, w celu np. uzupełnienia danych. Tradycyjny model payroll w większości firm na świecie, to posiadanie dużego grona wykwalifikowanych pracowników, którzy zbierają mnóstwo danych z różnych arkuszy, a następnie wpisują je ręcznie do jednego wystandaryzowanego pliku, który następnie importują do systemu. W toku działań niejednokrotnie wychodzą jakieś uchybienia, jak np. brak podpisanego aneksu do umowy. Wówczas rozpoczyna się pościg za pracownikiem w celu uzupełnienia braków, co w dobie pracy zdalnej bywa utrudnione i siłą rzeczy, rozciąga się w czasie. Patrząc z perspektywy pracodawcy, taka sytuacja generuje kolosalne koszty, w skład których wchodzą wynagrodzenia osób zajmujących się payrollem oraz koszty ograniczonego w funkcjonalność programu. 

Brak automatyzacji procesu najczęściej wiąże się z obawą o koszty wdrożenia nowych rozwiązań. Czy to słuszne podejście?

P.S.: Dzisiejsza technologia powoduje, że te procesy mogą działać lepiej. Np. system mierzący czas pracy może być automatycznie połączony z systemem kadrowo-płacowym czy wychwytywać brakujące dane i automatycznie wysyłać do pracowników komunikaty z potrzebą ich uzupełnienia, dając tym samym możliwość chociażby dodania skanu potrzebnego dokumentu do programu. By wprowadzić technologię w procesy payrollowe, należy rozpocząć od zmiany sposobu myślenia o nich oraz dopuszczenia do siebie świadomości, że dzisiejsza technologia daje ogromne możliwości. Skoro firmy decydują się na skorzystanie z systemów automatyzacji sprzedaży czy marketingu, dlaczego nie skorzystać z nowoczesnych systemów automatyzujących procesy kadr i płac czy HR? Jeśli chodzi o koszty, z doświadczenia mogę powiedzieć, że automatyzacja payrolla to ograniczenie wydatków na prowadzenie listy płac o połowę, co oczywiście nie jest analogiczne z koniecznością zwolnień. Pracownicy HR będą mieli więcej czasu, by zająć się tymi działaniami, w centrum których znajduje się człowiek i jego potrzeby. Co więcej, zespoły HR będą w stanie obsłużyć większą liczbę pracowników, co oznacza, że firma może się rozrastać. Są to oszczędności na poziomie niższych kosztów systemów informatycznych, ponieważ starsze systemy kadrowo-płacowe przy każdej zmianie regulacji będą wymagały zatrudnienia dodatkowych osób, które uaktualnią programy do obecnych wymagań rynku. W przypadku naszego rozwiązania, system jest zawsze zaktualizowany i gotowy do działania, bez potrzeby ponoszenia dodatkowych kosztów. 

W procesach kadrowo-księgowych funkcjonuje szeroki wachlarz zmiennych wartości takich jak premie, nadgodziny czy potrącenia za benefity takie jak karta Multisport. Każda umowa to szereg danych, które trzeba wziąć pod uwagę na etapie rozliczenia. W jaki sposób narzędzia wspierające payroll zbierają i weryfikują te zmienne? Czy również na tym etapie niezbędne jest działanie człowieka?

P.S.: W chwili obecnej na każdym rynku, na którym działa Symmetrical mamy swoje zespoły, które wykonują ekspertyzę legislacyjną i monitorują regulacje, dostosowując do nich system. W tym zakresie jesteśmy identyczni jak wszyscy producenci programów do payrolla. Nasz system działa natomiast w specjalnie zaprojektowanej architekturze, w której interfejs jest w pełni przejrzysty, a wszelkie działania dostosowujące program do zmian regulacji dzieją się w tle. Oznacza to, że odbiorca usług absolutnie w tym procesie nie uczestniczy, a system jest aktualizowany bez utrudnienia dla jego użytkowników.

Wspomniałeś, że większość firm w lepszym lub gorszym stopniu radzi sobie z payrollem. Jednak co w przypadku, gdy pojawia się istotna przeszkoda? Jakie konsekwencje niosą za sobą problemy kadrowo-płacowe w firmie?

P.S.:  W przypadku gdy ten proces nie funkcjonuje prawidłowo, wiąże się to przynajmniej z pięcioma poważnymi konsekwencjami. Po pierwsze bardzo negatywnie wpływa to na efektywność pracowników. Jeśli nie dostają oni wynagrodzenia na czas, przestają być zaangażowani i przestają być efektywni. Po drugie – idą za tym kary nakładane przez urzędy. Domena payrollowa jest ściśle regulowana, a pojawiające się błędy wiążą się z karami pieniężnymi. Trzecia rzecz dotyczy reputacji firmy. Organizacja, która nie płaci na czas bądź generuje inne problemy związane z wypłatami, zmniejsza swoją wiarygodność na rynku i traci na atrakcyjności. Niejednokrotnie dochodzi również do błędów wynikających z overpayment, czyli wypłaty zawyżonego wynagrodzenia. Odzyskanie nadpłaconych pieniędzy wiążę się często z dużymi kosztami i trudnymi procesami dla firmy. I ostatnia konsekwencja to Sąd Pracy. Należy pamiętać, że kara z urzędu nie jest jedyną, jaką możemy otrzymać. Pracownik, który nie otrzymał wynagrodzenia lub otrzymał nieadekwatne wynagrodzenie, może skierować sprawę do Sądu Pracy, a kosztami rozprawy będzie obciążony pracodawca. Mówiąc jednym zdaniem – problemy payrollowe to nie tylko sen spędzony z powiek pracowników działu HR, ale również ogromne i kosztowne konsekwencje prawne i finansowe dla całej firmy!

Na czym polega główny problem firm, które oddają prowadzenie payrollu w ręce payroll outsourcera, czyli zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej? W teorii pracownicy firmy powinni otrzymywać gotowe pliki z wyliczonymi pensjami do wypłaty.

P.S.: Patrząc na rynek w szerokiej perspektywie, powiedziałbym, że firmy mogą wybierać dzisiaj pomiędzy złem, a jeszcze większym złem. Wybór przed jakim stają, to z jednej strony wykupienie systemu kadrowo-płacowegoi, który najczęściej nie spełnia ich potrzeb, ponieważ jest mało intuicyjny i potrzebuje częstych i drogich aktualizacji. To z kolei wymaga zatrudnienia kolejnych osób do obsługi programu, którzy również rotują, a payroll wymaga ciągłości. Wszystkie podjęte kroki są drogie, a co gorsza – nie przynoszą zamierzonych efektów i nie odpowiadają na potrzeby pracowników, którzy długo czekają na odpowiedzi na pytania dotyczące ich wynagrodzeń. Wiele firm podejmuje w takiej sytuacji decyzję o podjęciu współpracy z firmą specjalizującą się w obsłudze kadrowo-płacowej. W moim przekonaniu jest to właśnie to drugie, jeszcze większe zło. Dlaczego? Ponieważ najczęściej powierza się rozliczenia firmie, która absolutnie nie rozumie naszego naszego biznesu oraz specyfiki naszej pracy. Co więcej, nie posiada też podstawowej wiedzy chociażby na temat systemu premiowego, benefitów czy zasad podjętej współpracy z zatrudnionymi. Ta forma wsparcia wymaga od pracodawców dostarczenia do outsourcera gotowego pliku z danymi, na podstawie których zostaną wyliczone pensje pracowników. W rezultacie – wciąż największa praca w postacie zbierania i przygotowania danych pozostaje po stronie naszej organizacji, co po raz kolejny generuje koszty związane z zespołem zajmującym się tym zadaniem. Po przekazaniu gotowego dokumentu, następuje czas rozliczenia, w którym absolutnie nie wiemy jak przebiega proces, na koniec przekazane nam dane często zawierają błędy, wynikające właśnie z niewiedzy. W rezultacie – outsourcing działań kadrowo-płacowych po raz kolejny generuje jeszcze większe koszty – ponieważ pracodawca finansuje obsługę wewnętrznych i zewnętrznych zespołów, wciąż nie zmniejsza ilości czasu poświęconego na rozliczenie, nie dostarcza na czas odpowiedzi na pytania związane z wątpliwościami dotyczącymi wypłat, a co za tym idzie wpływa na niezadowolenie pracowników.  

A jak wygląda Wasze wsparcie w tym obszarze? 

P.S.: Oczywiście, w chwili obecnej firmy mają do wyboru naliczanie listy płac wewnątrz organizacji (in-house) bądź outsourcing, jednak w rzeczywistości żaden z tych modeli nie działa dobrze. Odpowiedzią Symmetrical na takie problemy jest platforma, która umożliwia rozliczenie wynagrodzeń za pomocą kilku kliknięć, bez potrzeby posiadania wiedzy kadrowo-płacowej. Wspieramy również naszych klientów ekspercką wiedzą dotyczącą problemów pojawiających się stricte w ich organizacjach. Można więc powiedzieć, że dostarczamy rozwiązanie, składające się z usługi outsourcingu oraz software w jednym. 

Czy narzędzie odpowiada również na potrzebę zaspokajania wiedzy na temat wynagrodzenia u pracowników? 

P.S.: Oczywiście. Pracownik na każdym etapie może szczegółowo monitorować składowe swojego wynagrodzenia, które są przedstawione w transparentny i zrozumiały dla niego sposób. Tradycyjne paski płac są złożonym i skomplikowanym dokumentem, który niejednokrotnie jest trudny do interpretacji nawet dla działów HR.  Jest to całkiem ciekawe, zwłaszcza, że payslip otrzymywali już w starożytności rzymscy żołnierze, więc można powiedzieć, że ma on już ponad 2 000 lat i wciąż nikt nie potrafi go właściwie odczytać. Dlatego unowocześniliśmy pasek płac i nadaliśmy mu prostą i zrozumiałą formę. Co więcej, jeśli pracownik ma pytania związane ze swoim paskiem wypłaty, może je zadać w aplikacji mobilnej, a odpowiedź od naszego eksperta otrzyma w ciągu godziny. 

Narzędzia takie jak Symmetrical to wsparcie pracowników czy pracodawców? Dla kogo jest dedykowane to rozwiązanie? 

P.S.: Dedykujemy swoje usługi nowoczesnym działom HR, które myślą w sposób postępowy  i chcą poświęcić swój czas pracownikom, a nie administracji. To również ukłon w stronę nowoczesnych organizacji, które chcą skupić swoją uwagę na rozwoju biznesu zamiast wypełniać stos arkuszy kalkulacyjnych. Reasumując, wspieramy zarówno pracowników, jak i pracodawców.

Symmetrical.ai pozyskał 18,5 mln dolarów w rundzie A

Banki będą dostawcami infrastruktury, a nie wysokomarżowymi biznesami – Piotr Smoleń (Symmetrical Labs)

Chcemy, aby pracodawcy byli bankami dla swoich pracowników – Piotr Smoleń (Symmetrical)