Jak przygotować umowę dla UX Designera i UI Designera?

Role UX Designera i UI Designera w software house

Nie ma wątpliwości, że konkurencja na rynku IT jest ogromna. W rezultacie użytkownicy zyskują dostęp do coraz większej liczby aplikacji. Choć największe znaczenie nadal mają ich funkcje związane z kwestiami informatycznymi czy możliwość personalizowania (customizacji) ustawień, to coraz większą rolę odgrywa również szybkość i wygoda korzystania z aplikacji.

Istnieje wiele przyczyn takiego stanu rzeczy. Przede wszystkim przejrzysty, czytelny interfejs umożliwia szybszą i sprawniejszą obsługę oprogramowania. Daje też możliwość obsługi tym osobom, które nie mają specjalistycznego wykształcenia ani doświadczenia w środowisku informatycznym. Powoduje w rezultacie mniejsze koszty zatrudnienia dla firm, które z owych programów korzystają. Z tych względów coraz bardziej opłacalne staje się wykonanie aplikacji dopasowanej do indywidualnych potrzeb (m.in. graficznie) zamiast bazowania na hermetycznym oprogramowaniu, do którego obsługi wymagane są pewne kwalifikacje.

Podczas gdy programiści dbają o zaprojektowanie sprawnie działającego kodu źródłowego, UX Designerzy i UI Designerzy są specjalistami od kwestii graficznych. Czym właściwie zajmują się wykonawcy tych zawodów?

• UX Designer (ang. User Experience Designer) to osoba odpowiedzialna za to, aby doświadczenia użytkowników podczas korzystania z aplikacji lub witryny były pozytywne i zachęcały do korzystania z nich. Człowiek na tym stanowisku musi posiadać wiedzę nie tylko z zakresu informatyki, psychologii i SEO, ale także zasad działania silników przeglądarek internetowych.
• UI Designer (ang. User Interface Designer) jest ekspertem od tworzenia szaty graficznej aplikacji lub witryny, dba o layout okienek. W tym celu korzysta z różnego rodzaju programów graficznych. Często mówi się, że UI to część UX – zazwyczaj ostatnia, ale równie istotna.

Jakich elementów nie powinno zabraknąć w umowie, którą zawieramy ze specjalistami od graficznej strony projektów IT?

Przeczytaj również 👉 Umowy licencyjne na korzystanie z programów komputerowych: niedozwolone postanowienia umowne

Umowa w ramach UX lub UI designu – niezbędne elementy

Konstrukcja i treść umowy z designerem będzie zależeć głównie od zakresu zleconych prac. Jeżeli ma polegać jedynie na stworzeniu projektu graficznego, to najczęściej stosuje się umowę o dzieło (umowę rezultatu). W przypadku poszerzenia zakresu prac np. o audyt SEO, będzie jej znacznie bliżej do umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o umowie zlecenie (wówczas priorytet stanowi staranne działanie).

Najczęściej charakter umowy jest jednak mieszany, a sam kontrakt zawiera się zgodnie z zasadą swobody umów wyrażoną w artykule 353 p. 1 kodeksu cywilnego.

Wskazanie przedmiotu umowy

Na początku strony muszą precyzyjnie określić zakres pracy i termin ich wykonania. Przy większym projekcie harmonogram polega na tworzeniu ich w kilku etapach, z których każdy wymaga osobnego zaopiniowania i zatwierdzenia. Dokładną specyfikację np. uwzględniającą liczbę elementów, które trzeba zaprojektować lub adresy stron, które będą podlegać audytowi, umieszczamy w załączniku do umowy.

Określając projekt, dobrze jest wskazać całościowy budżet – w rezultacie każda ze stron będzie świadoma, gdzie kończy się granica np. pokrywania kosztów dodatkowych wydatków. Przedmiotem umowy może być przykładowo:

• makieta strony internetowej, a więc rozłożenie poszczególnych elementów w przestrzeni (ang. wireframe);
• stworzenie specyfikacji technicznej i określenie minimalnych wymagań sprzętowych;
• przeprowadzenie raportów SEO wraz z ich udokumentowaniem;
• zdefiniowanie person klienta (grup docelowych odbiorców towarów lub usług);
• stworzenie map strony (ang. sitemaps);
• opracowanie elementów graficznych oraz ich wzorników (kształtów, barw, czcionek);
• opracowanie schematu działań użytkownika podejmowanych na stronie lub ich optymalizacja (ang. user journey and user flow).

Trzeba pamiętać, że jak najdokładniejsze wskazanie przedmiotu umowy minimalizuje ryzyko wątpliwości na dalszych etapach współpracy. Dzięki temu obie strony będą wiedzieć, do czego zobowiązuje je umowa. Poza tym jest to przydatne przy ewentualnym sporze sądowym. Braki w tym zakresie spowodują trudności w uzyskaniu odpowiedzi na pytanie, czy faktycznie miało miejsce niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy – a to zdecydowanie zwiększa ryzyko przegranej.

Prawa i obowiązki stron umowy

W ramach umowy o dzieło UX/UI Designer zostaje zobligowany do wykonania prac wskazanych w przedmiocie umowy we wskazanym terminie. Natomiast zamawiający powinien wykonane prace zaopiniować, przyjąć albo zgłosić poprawki, a w razie ich braku zapłacić ustalone wynagrodzenie.

Bardziej skomplikowane są projekty wieloetapowe. Wówczas kontrakt musi jednoznacznie określać, jakie pracy powinny zostać zrealizowane do konkretnej daty. Wtedy najczęściej strony umawiają się, że za każdy z etapów przysługuje UX/UI Designerowi osobne wynagrodzenie.

W prawach i obowiązkach stron warto wskazać również, czy specjalista działa tylko na własnych zasobach (sprzęcie, oprogramowaniu), czy otrzymuje je od zamawiającego. Będzie odgrywać to ważną rolę w razie wystąpienia opóźnień, które wynikają z winy jednej ze stron.

Akceptacja i odbiór prac

Bez względu na to, czy umowa obejmuje szereg prac w ramach UX/UI designu czy zakres ten jest wąski, strony muszą ustalić zasady odbioru i akceptacji efektów pracy. Zazwyczaj zamawiający ma wytyczony konkretny termin na akceptację. Po jego upływie uznaje się, że przyjmuje on pracę designera bez zastrzeżeń. Jednocześnie designer zobowiązuje się do naniesienia zmian we wskazanym terminie według wytycznych zamawiającego (jeśli zastrzeżenia występują).

W celu zapewnienia sprawnego przebiegu prac, w kontrakcie można zastrzec prawo do odstąpienia od umowy albo karę umowną w razie naruszenia o charakterze niepieniężnym.

Autorskie prawa majątkowe

Kolejna kwestia to prawa autorskie majątkowe. Każda umowa w zakresie UX/UI desingu wiąże się z powstaniem utworu (zgodnie z przepisami o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Oznacza to, że twórcy przysługują zarówno osobiste, jak i majątkowe prawa autorskie. Może on dochodzić ich ochrony zgodnie z przepisami przywołanej wyżej ustawy, jeżeli zostaną naruszone przez zamawiającego lub osobę trzecią.

Katalog roszczeń jest inny dla praw osobistych i praw majątkowych. Trzeba jednak pamiętać, że autorskie prawa osobiste są niezbywalne i nie można ich przenieść na kogoś innego. Mimo to wykonawca może zobowiązać się do ich niewykonywania.

W przypadku autorskich praw majątkowych, według art. 41 ust. 2 i 4 prawa autorskiego strony muszą jednoznacznie określić pola eksploatacji, na których nastąpi przeniesienie. Pól eksploatacji nie można domniemywać. Ponadto zamawiający nie może zastrzec, że przeniesienie obejmuje wszystkie pola eksploatacji, które nie były znane w chwili zawierania umowy.

Kwestia wynagrodzenia

Wynagrodzenie wykonawcy może zostać ustalone na kilka sposobów, na przykład:

• ryczałtowo (ang. fixed price);
• na podstawie realnie przepracowanej liczby godzin z uwzględnieniem stawki (ang. time & material);
• w sposób mieszany, np. baza powiększona o zmienną część wynagrodzenia w zależności od czasu spędzonego nad daną częścią projektu.

Trzeba zadbać także o ustalenie sposobu rozliczania kosztów, których poniesienia zamawiający i wykonawca nie mogli przewidzieć na początku współpracy, ale okazało się to konieczne dla wykonania umowy.

Strony mogą ustalić również czy i na jakich zasadach zamawiający będzie pokrywać dodatkowe koszty poniesione przez wykonawcę (np. koszty zakwaterowania, dojazdu, korzystania z licencji na oprogramowanie). Zazwyczaj górna wartość kosztów dodatkowych i wynagrodzenie mieszczą się w całkowitej wartości projektu, którą wskazuje się na początku umowy. W przypadku dodatkowych wydatków można żądać zaliczek albo rozliczyć je wraz z końcową transzą wynagrodzenia.

Klauzula NDA

Niektórzy zamawiający chcą zabezpieczyć swoje know-how. W ich przypadku warto rozszerzyć umowę o klauzulę NDA (ang. non disclosure agreement), czyli zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji uznanych przez strony za poufne. Klauzula NDA może pojawić się w ramach umowy z UX/UI Designerem lub na podstawie odrębnego kontraktu. Powinna zawierać:

• oznaczenie informacji, które strony uznają za poufne (określone powinno być maksymalnie precyzyjnie, a nie np. jako “dokumentacja wykonawcza’);
• określenie standardu ochrony informacji, który musi być przestrzegany przez strony, aby nie naraziły się na zarzut naruszenia NDA;
• wskazanie, na czym dokładnie ma polegać naruszenie obowiązku o zachowaniu poufności;
• czas trwania zobowiązania do zachowania poufności (najczęściej będzie pokrywał się z okresem współpracy lub go przekraczał);
• sankcje za naruszenie zobowiązania do zachowania poufności np. kara umowna, rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Odpowiednio skonstruowane postanowienie o zachowaniu poufności pełni dwie funkcje: daje stronom pewność, jakie działania są dozwolone, aby nie narazić się na zarzut naruszenia zobowiązania oraz stanowi motywację do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych.

Przeczytaj również 👉 Umowa z programistą – co powinna zawierać i jak ją rozliczać?

Co z możliwością podwykonawstwa?

W umowie z UX/UI Designerem warto zawrzeć również regulację dotyczącą ewentualnego podwykonawstwa przez osoby trzecie. Biorąc pod uwagę fakt, iż istotną takiej współpracy jest możliwość skorzystania z fachowej wiedzy i umiejętności designera, zamawiający może nie wyrażać zgody na wprowadzenie podwykonawcy. Oczywiście strony mogą też dopuścić taką możliwość np. w ramach wykonania wybranych jakiejś części prac.

Regułą, która wynika z artykułu 645 kodeksu cywilnego, jest to, że wykonawca nie jest zobowiązany do osobistego wykonania dzieła. Jednak w takiej sytuacji zastosowanie znajduje też artykuł 474 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dłużnik (czyli wykonawca) odpowiada tak samo, jak za własne działania lub zaniechanie za działania lub zaniechanie osób, z których wsparciem dane zobowiązanie wykonuje lub którym powierza jego wykonanie. Wówczas można dochodzić naprawienia szkody drogą roszczenia procesowego.

Wnioski

Sporządzenie umowy dla UX lub UI Designera nie jest łatwym zadaniem. Tego typu kontrakt musi nie tylko zabezpieczać interesy obu stron, ale też poruszać kwestie biznesowe (takie jak przekazane informacje, nieprzewidziane wydatki czy terminowość) oraz związane z prawem autorskim.

W celu uniknięcia wątpliwości przy wyborze rodzaju umowy, uwzględnianiu jej elementów, a także praw i obowiązków stron, najlepiej powierzyć skonstruowanie umowy doświadczonej kancelarii prawnej od obsługi podmiotów z sektora IT.